•Sentencia 11010 de marzo 8 de 1999

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

SALA DE CASACIÓN LABORAL

DOCUMENTOS APORTADOS EN COPIAS AL PROCESO

SE ESTIMAN AUTÉNTICOS

EXTRACTOS: «En lo concerniente a documentos, deben distinguirse tres conceptos fundamentales en el Código de Procedimiento Civil y bajo el nuevo esquema del Decreto 2651 de 1991: a) su autenticidad, esto es, la certeza de la persona que la suscribió (CPC., art. 252); b) su reconocimiento, vale decir, el acto mediante el cual se da fe de la comparecencia de la persona que emite su voluntad y c) el valor probatorio de los documentos presentados en copias o reproducciones mecánicas. Este tercer aspecto, que ocupa el interés de la Sala por ser el eje central de ataque, ha tenido en los últimos tiempos dos etapas en la regulación colombiana: la originaria, consagrada en el Código de Procedimiento Civil, en la cual el valor de las copias dependía o quedaba supeditada al cumplimiento de cualquiera de las ritualidades estatuidas en los artículos 254 y 268 de ese estatuto, con las modificaciones introducidas por los numerales 117 y 120 del artículo 1º del Decreto 2282 de 1989, según los cuales para atribuirles igual valor probatorio que los originales era menester cumplir cualquiera de las diligencias allí previstas, tendientes a que el funcionario “juez, notario o jefe de oficina administrativa o de policía”, dieran fe de que la copia era igual al original o copia autenticada; es decir, se erigió primigeniamente a tales autoridades en guardianes únicos de la exactitud o veracidad de esos cotejos. Hoy, en cambio, el principio rector de la “buena fe” consagrado en el artículo 83 de la actual Constitución Política adquirió un sitial sobresaliente en el nuevo ordenamiento sustancial y procesal, y tuvo desarrollo fidedigno en el Decreto 2651 de 1991, inspirado además en la concepción de la imperiosa necesidad de descongestión judicial y armonizado con los postulados de lealtad y celeridad procesal, lo que se tradujo en la práctica, al menos en cuanto a los documentos emanados de las partes, en la eliminación en principio de esas ratificaciones o cotejos ejercidos por las diferentes autoridades y el traslado a las “partes” de la facultad de aceptar o tachar esos documentos aportados en tales condiciones para su validez.

Por ello el artículo 25 del Decreto 2651 de 1991, expresa:

“Los documentos presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial, tuvieren o no como destino servir de prueba se reputarán auténticos sin necesidad de presentación personal ni autenticación, salvo los poderes otorgados a los representantes judiciales. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con documentos emanados de terceros” (Subrayado fuera de texto).

El contenido de las normas traídas a colación enseña que a partir de 1991, en salvaguarda de los elevados valores y principios superiores, los documentos presentados por las partes en el proceso, sin distingos de si son originales o reproducciones mecánicas, se reputarán auténticos; porque así lo dice nítidamente el precepto legal aplicable y la “salvedad o excepción” la refiere expresa y exclusivamente a dos eventos: a) los poderes otorgados a los representantes judiciales y b) los documentos emanados de terceros. Ello no es óbice para que la parte contra quien se hace valer, en el evento de no corresponder a la verdad o no estar seguro de su autoría o contenido, en ejercicio de los principios de contradicción y publicidad de la prueba, quede facultada para solicitar su cotejo con el original, o a falta de éste con una copia auténtica expedida con anterioridad a aquélla.

El cotejo está regulado por el ordenamiento probatorio y se efectúa en la inspección judicial dentro de la oportunidad para practicar pruebas (CPC., arts. 255 y 244), donde se pueden examinar cosas, lugares, personas o documentos, e inclusive quedan las opciones de proponer la tacha o desconocimiento previstos por el legislador en los artículos 275 y 289 ibídem.

Un sistema judicial de excesiva congestión, como el colombiano, no puede correr el riesgo de un detonante adicional, que sacrifique la forma por la forma y pretenda regresar en este específico punto a una regulación ya superada por los inconvenientes prácticos que presentó, lo que condujo a su modificación por la nueva normatividad citada, que precisamente tuvo como uno de sus fundamentos esa experiencia negativa e hizo efectivo en lo procesal el texto constitucional de buena fe, erigiéndose en indudable factor de descongestión al eliminar trámites superfluos o exagerados y contribuir a la eficiencia y eficacia de la justicia.

Así las cosas, se tiene que la filosofía, los fines y las presunciones de autenticidad de la prueba documental cambiaron radicalmente, puesto que ahora adquieren mayor eficacia práctica los postulados de lealtad, buena fe y agilidad en las actuaciones procesales; dándose preponderancia al comportamiento procesal desplegado por las partes, reservando las formalidades de antaño a los casos que verdaderamente lo ameriten, por lo que tiene relevancia procesal práctica la aquiescencia tácita del litigante respecto de las fotocopias que no le han merecido reparo en la actuación, lo que impide hoy que clausurado el debate probatorio, de manera desleal se planteen reproches cuando se cumplieron cabalmente los principios de publicidad y contradicción de los elementos de juicio emanados de parte, para pretender vana y extemporáneamente obtener una ventaja procesal.

Aun cuando no es aplicable al caso litigado, es importante resaltar que parte del contenido y por ende del espíritu del Decreto 2651, fue adoptado como “legislación permanente” por la Ley 446 de 1998, que como el anterior tuvo como derrotero dictar “disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia”. En el capítulo 4 reguló el tema de las pruebas y repitió la preponderancia que dentro de esta gama tienen estas normas “especiales y posteriores” al Código de Procedimiento Civil, al señalar que además de la preceptiva general deben tenerse en cuenta las nuevas disposiciones sobre la materia.

Posteriormente el artículo 11 de la Ley 446 de 1998, reitera:

“Autenticidad de documentos. En todos los procesos, los documentos presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros” (subrayado fuera de texto).

Desde luego, todo lo dicho no se aplica a los instrumentos no firmados ni manuscritos por la parte a quien se oponen, puesto que ellos, con arreglo al artículo 269 del Código de Procedimiento Civil, sólo tienen valor probatorio si fueron aceptados expresamente por ella o por sus causahabientes.

En el sub judice, las documentales ya enunciadas fueron solicitadas por la parte demandante en el capítulo de pruebas (nums. 4º y 5º) y por la demandada en el acápite de pruebas de la contestación de la demanda (num. 2º), decretadas como tales en la audiencia pública del 4 de diciembre de 1995 y aportadas cumpliendo los principios de oralidad y contradicción a lo largo del debate probatorio, que culminó el mismo 25 de febrero de 1997, con la complementación hecha en la audiencia de trámite de segunda instancia el 17 de junio de 1997. Entonces, si la parte contra quien se adujo no las impugnó en las respectivas instancias, ni menos solicitó su cotejo como lo faculta la ley (CPC, art. 255), ni las tachó o desconoció (arts. 275 y 289), no podía posteriormente formular reproche alguno».

(Sentencia de casación, marzo 8 de 1999. Radicación 11.010 Magistrado Ponente: Dr. José Roberto Herrera Vergara).

SALVAMENTO DE VOTO

EXTRACTOS: «En cuanto a los argumentos que expone la mayoría para darle valor probatorio a los “documentos presentados en copias o reproducciones mecánicas” por las partes y sin ceñirse a lo dispuesto por el artículo 254 del Código de Procedimiento Civil, es pertinente anotar:

1. El fallo impugnado del que nos apartamos aduce el contenido del artículo 25 del Decreto 2651 de 1991 para sostener: “(...) los documentos presentados por las partes en el proceso, sin distingos de si son originales o reproducciones mecánicas, se reputarán auténticos; porque así lo dice nítidamente el precepto legal aplicable y la “salvedad o excepción” las refiere expresa y exclusivamente a dos eventos (...)”. Y para llegar a esta conclusión previamente hace alusión al “principio rector de la “buena fe” consagrado en el artículo 83 de la actual Constitución Política”, y dice que éste “tuvo desarrollo fidedigno en el Decreto 2651 de 1991”, también que está inspirado en la “imperiosa necesidad de descongestión judicial y armonizado con postulados de lealtad y celeridad procesal (...)”.

Es lo anterior lo que nos impone destacar que los textos de los artículos 254 y 268 del Código de Procedimiento Civil que reglan el valor probatorio de las copias y cuándo les es permitido a las “partes” aportar copia de documento, tuvo su examen de constitucionalidad en lo que concierne a sus numerales 2º y 3º respectivamente, ya que fueron acusados de quebrantar los artículos 83 y 228 de la Carta, con el resultado que se declararon exequibles por medio de la sentencia C-023 de febrero 11 de 1998, en la que además se hizo el siguiente planteamiento que, independientemente del criterio que se tenga sobre su alcance legal al no estar contenido en la parte resolutiva del fallo, es pertinente traerlo a colación:

“Tanto el demandante como el Procurador General de la Nación, afirman que las dos normas demandadas se encuentran suspendidas por el artículo 25 del Decreto 2651 de 1991, cuya vigencia ha sido prorrogada hasta el 10 de julio de 1998. La Corte no comparte este criterio, por las siguientes razones.

El artículo 25 citado se refiere a los “documentos” y hay que entender que se trata de documentos originales. En cambio, las normas acusadas versan sobre las copias, como ya se ha explicado. Sería absurdo, por ejemplo, que alguien pretendiera que se dictara mandamiento de pago con la copia simple, es decir, sin autenticar, de una sentencia, o con la fotocopia de una escritura pública, también carente de autenticidad.

Un principio elemental que siempre ha regido en los ordenamientos procesales es el de que las copias, para que tengan valor probatorio, tienen que ser auténticas. Ese es el principio consagrado en las normas del Código de Procedimiento Civil que regulan lo relativo a la aportación de copias de documentos.

De otra parte, la certeza de los hechos que se trata de demostrar con prueba documental, y en particular, con copias de documentos, está en relación directa con la autenticidad de tales copias. Tal certeza es el fundamento de la eficacia de la administración de justicia, y en últimas, constituye una garantía de la realización de los derechos reconocidos en la ley sustancial.

En tratándose de documentos originales puede el artículo 25 ser explicable, porque su adulteración es más difícil, o puede dejar rastros fácilmente. No así en lo que tiene que ver con las copias, cuyo mérito probatorio está ligado a la autenticación.

Si el artículo 25 hubiera querido referirse a las copias así lo habría expresado, porque en el derecho probatorio es elemental la diferencia entre documentos originales y copias. Pero, no lo hizo, como se comprueba con su lectura:

“ART. 25.—Los documentos presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial, tuvieren o no como destino servir de prueba se reputarán auténticos sin necesidad de presentación personal ni autenticación, salvo los poderes otorgados a los representantes judiciales. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con documentos emanados de terceros”.

Por lo anterior, la Corte Constitucional, sostiene que estas normas, las demandadas, en ningún momento han estado suspendidas por el artículo 25 transcrito. Aunque es bueno aclarar que si las normas se encontraran suspendidas, ello no sería obstáculo para que la Corte decidiera sobre su exequibilidad”.

2. Nuestra posición respecto a que el artículo 25 del Decreto 2651 de 1991 solamente se aplica a los documentos originales presentados por las partes, no a copias, en ningún momento contradice los principios de lealtad y celeridad del proceso; antes por el contrario los artículos 254 y 268 del código de procedimiento civil, que en nuestro sentir están en plena vigencia, se ajustan a esos postulados. Y esto porque desde el punto de vista procesal (lo probatorio lo es) aportada una copia ceñida a lo que disponen tales preceptos, su incidencia probatoria es como si fuera el original y, por ende, por ese aspecto no puede hablarse de dilación; tampoco atentan contra la lealtad porque si quien presenta la copia es la parte que tiene el original, como todo indica aquí ocurre, es ella la que no está actuando con lealtad al no ajustar su conducta al inciso 1º del citado artículo 268 del Código de Procedimiento Civil, que le imponía la obligación de aportar aquél y, por consiguiente, al no hacerlo debe asumir las consecuencias de su omisión y no la contraparte por no haber manifestado reparo a ese proceder, para lo cual, según la mayoría, debió acudir a la petición de cotejo o desconocimiento o tacha de falso.

Inclusive el anterior argumento permitiría aceptar que el criterio de la sentencia de la que nos apartamos sería válido cuando la copia del documento es presentada por la parte que no tiene en su poder el original.

3. Si bien es indiscutible que la finalidad del Decreto 2651 de 1991 fue expedir normas para la descongestión de los despachos judiciales, no por ello a su artículo 25 se le puede dar el alcance que le atribuye la mayoría con relación a las copias, so pretexto que la parte a la que se opone “en ejercicio de los principios de contradicción y publicidad de la prueba, queda facultado para solicitar su cotejo (...), proponer la tacha o desconocimiento previsto por el legislador en los artículos 285 y 289 ibídem”. Y no se comparte esto porque con ello lo que se está modificando es a quién le corresponde acudir a los distintos instrumentos previstos por la ley procesal para darle autenticidad al documento privado que no la tiene o quitársela al que la tiene (CPC., arts. 255, 272, 275, 276, 279, 289, 293)»

Fernando Vásquez Botero—Francisco Escobar Henríquez—Ramón Zúñiga Valverde. 

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