Sentencia 14708 de septiembre 26 de 2007 

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN CUARTA

SANCIÓN POR LIBROS DE CONTABILIDAD

No procede cuando el libro está al día en el software pero no se encuentra impreso.

EXTRACTOS: «En los términos de la apelación la Sala decide si era procedente la sanción por irregularidades en la contabilidad, impuesta por la DIAN, por existir un atraso superior a cuatro meses en el registro de las operaciones en el libro diario.

El artículo 773 del estatuto tributario dispone que para efectos fiscales, la contabilidad debe sujetarse a lo dispuesto en el Código de Comercio y deberá reflejar el movimiento diario de ventas y compras; sin embargo, las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen los comprobantes externos que respalden los valores anotados.

Además, la norma señala que para efectos tributarios la contabilidad debe cumplir con los requisitos que determine el gobierno mediante reglamentos, de tal forma, que sin tener que llevar libros incompatibles con el objeto del negocio, se pueda tener un control efectivo y reflejar la situación económica de la empresa.

A su vez, el artículo 49 del Código de Comercio establece que cuando se hace referencia a los libros de comercio, “se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.

Aunque la ley no ha fijado cuáles son los libros obligatorios, el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, por medio del cual se reglamentó la contabilidad en general y se expidieron las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, señaló que se deben llevar los libros necesarios para “1) Asentar en orden cronológico todas las operaciones bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes...”.

El artículo 53 del Código de Comercio señala que “en los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que los respalden”.

De las anteriores disposiciones se desprende la exigencia de llevar un libro diario, el cual surge de la necesidad de registrar en orden cronológico las operaciones, de la aplicación de la partida doble y del artículo 33 (num. 1º) del Decreto 2821 de 1974, que requiere que la contabilidad debe mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras (1) .

Según el artículo 654 (lit. f) del estatuto tributario, procede la sanción por libros de contabilidad “cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición existan más de cuatro (4) meses de atraso”.

La razón de ser de las sanciones por irregularidades en los libros de contabilidad es la necesidad de que los contribuyentes cumplan los requisitos legales en su diligenciamiento, de tal manera que en cualquier momento se pueda conocer la real situación económica y financiera del comerciante y, en materia tributaria, permita la correcta determinación de los impuestos (2) .

Así pues, aunque en materia tributaria se sancionan los hechos de no llevar libros de contabilidad, no diligenciarlos de manera que permitan la correcta determinación de los tributos, no registrarlos, no exhibirlos cuando las autoridades lo exijan, llevar doble contabilidad y el atraso en los mismos, debe analizarse en cada caso si el hecho sancionado impide finalmente a la administración ejercer un control efectivo de los tributos, pues solo en el evento de que así sea, procede la sanción (3) .

En el asunto en estudio, la DIAN impuso a la actora la sanción por irregularidades en la contabilidad, porque al momento de la visita no tenía registradas en el libro diario las operaciones de los meses de enero a noviembre de 1996. La contribuyente manifestó que el atraso obedeció a un error de la persona encargada de la impresión, pero que toda la información contenida en los libros de contabilidad se encontraba en el software de la compañía.

De la visita efectuada por la DIAN se evidencia que el libro diario se encontraba al día en el software de la contribuyente; sin embargo, no estaba impreso por los meses de enero a noviembre de 1996. En efecto, en el acta de libros de contabilidad se deja constancia de que “el período objeto de devolución (renta 96) en el libro diario únicamente está registrado el mes de diciembre de 1996, no se imprimió el resto de meses del año” (fl. 46 cdno. ppal.).

En el acta también se observa que la actora tenía al día los demás libros de contabilidad, junto con sus comprobantes externos (mayor, balances e inventarios), con base en los cuales, además, la administración, podía verificar la contabilidad de la contribuyente y, determinar correctamente los tributos a su cargo.

En consecuencia, en este caso no hubo atraso en el libro diario superior a cuatro meses, pues, se insiste, el mismo se encontraba al día en el software de la actora. Y, es que la noción de libro de comercio en general, y de contabilidad en particular, tiene un carácter amplio que comprende tanto el concepto tradicional de hojas, como las cintas magnetofónicas, microfichas, disquetes y demás documentos que la tecnología ha puesto al servicio de los procesos económicos (4) . Así, es el concepto amplio de libro debe tenerse en cuenta cuandoquiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad.

Las razones anteriores son suficientes para revocar la sentencia apelada y, en su lugar, anular los actos acusados. A título de restablecimiento del derecho se declarará que no hay lugar a la sanción impuesta en los actos que se anulan».

(Sentencia de 26 de septiembre de 2007. Expediente 14708. Consejero Ponente: Dr. Héctor J. Romero Díaz).

(1) Sentencias de 13 de septiembre de 1996, expediente 7849, C.P. doctor Julio E. Correa Restrepo y 6 de mayo de 1994, expediente 5351, C.P. doctora Consuelo Sarria Olcos.

(2) Sentencia 30 de agosto de 2007, expediente 14684, C.P. doctor Héctor J. Romero Díaz.

(3) Ibídem.

(4) Sentencia 19 de marzo de 1999, expediente 9141, C.P. doctor Daniel Manrique Guzmán.

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