Sentencia 15120 de mayo 16 de 2001 

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

SALA DE CASACIÓN LABORAL

PRUEBA DE LA CONVENCIÓN COLECTIVA

SIGUE VIGENTE EL REQUISITO DE AUTENTICACIÓN DE LAS COPIAS

EXTRACTOS: «Para el tribunal la pretensión del actor de que la demandada le reconozca y pague la pensión de jubilación de que trata la convención colectiva de trabajo, no está llamada a prosperar por dos razones fundamentales: 1) la falta de autenticidad del documento que contiene dicho acuerdo, pues el incorporado al proceso de folios 74 a 105 es una fotocopia simple, por lo que no se ciñe a los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil para ser apreciado como prueba 2) la inexistencia de constancia de que uno de los ejemplares del convenio colectivo haya sido depositado ante el Ministerio de Trabajo, toda vez que la prueba de un acto solemne, como el mencionado, no puede ser sustituida por otra, según la jurisprudencia (fls. 384 a 387).

En el cargo se cuestiona el fallo recurrido por no otorgarle validez probatoria a la mencionada convención colectiva de trabajo por el motivo antes anotado, y para ello se expresa que se “ataca la sentencia por el desconocimiento de lo expresamente dispuesto por la ley sobre la validez de las pruebas aportadas en fotocopia, en especial por el Decreto 2150 de 1995 (art. 1º), modificado por el Decreto 266 de 2000 (art. 26) y por la Ley 446 de 1998 (arts. 10 y 11), y demás normas citadas en el alcance de la impugnación”. En sustento de lo anterior sostiene que

“la norma sobre descongestión judicial vigentes para la época de decisión del presente litigio, han suprimido la autenticación de documentos y más tratándose de aquéllos que como en el caso que nos ocupa son copias aportadas por la parte demandada y provenientes de archivos de autoridad administrativa”.

Así mismo, agrega:

Adicionalmente, debe reputarse auténtico un documento mientras no haya sido tachado ni desconocido por la parte contra que se presenta. En este evento ninguna de las partes se opone a la veracidad del documento ni a la validez de la prueba dentro de las oportunidades procesales que existieron para tal efecto, y siendo que la prueba es de la parte demandada y que se aporta en respuesta a oficio que ella solicita se decrete, no puede, suprimírsele el valor probatorio”.

De otra parte, la impugnante, también, manifiesta:

“Sobre la validez de las pruebas aportadas en fotocopias simples, se ha pronunciado recientemente esa corporación en sentencia que compartimos, proferida en el expediente 11010 (*) , con ponencia del H. Magistrado doctor José Roberto Herrera Vergara”.

(*) Sentencia de marzo 8 de 1999, publicada en J. y D., Nº 329, pág. 762 (N. del D.).

Delimitado así el punto materia de debate, observa la Corte que el ejercicio de apreciación del ad quem no se realizó sobre una prueba documental cualquiera, sino en relación con una a la que el legislador, atendidas sus profundas implicaciones en la seguridad jurídica de la ejecución de los contratos de trabajo, le otorgó un rango especial, a través de la solemnidad de que trata el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo: la convención colectiva de trabajo.

Y como consecuencia de ello ha entendido, reiterada y pacíficamente la jurisprudencia, que al ser la convención colectiva de trabajo un acto solemne, la prueba de su existencia está atada a la demostración de que se cumplieron los requisitos legalmente exigidos para que se constituya en un acto jurídico válido, dotado de poder vinculante, razón por la cual, si se le aduce en el litigio del trabajo como fuente de derechos, su acreditación no puede hacerse sino allegando su texto auténtico, así como el del acto que entrega noticia de su depósito oportuno ante la autoridad administrativa del trabajo.

A juicio de la corporación, en lo que atañe con la aducción de la convención colectiva de trabajo al proceso y la demostración de su depósito en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, comprendida la trascendencia de tal tipo contractual en las relaciones entre trabajadores y empleadores, —que es lo que explica la solemnidad que trae el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo—, la vigencia de la formalidad de la autenticación del documento respectivo que informe sobre esos actos está plenamente ameritada, vista el impacto que sobre la seguridad jurídica de los contratos en los que incide, tiene la certeza de que el instrumento convencional, no sólo existe en la realidad material, sino que tiene efectos en derecho, como lo ha reconocido la jurisprudencia.

Y precisamente el trascendente atributo de certeza al que se acaba de aludir no se configure en el caso bajo examen, como lo dedujo el ad quem en relación con las documentales que se examine, pues tanto el texto de la convención colectiva de trabajo (fls. 75 -105), como la nota de depósito ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad social (fl. 74), son fotocopias simples, que no acreditan, por tanto, ni la existencia del acuerdo colectivo en el que se cimientan las pretensiones del demandante, ni que las partes a las que se le atribuye dicho acto cumplieron con la solemnidad incorporada al artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo.

Planteada la situación así, el punto a determinar es si el criterio que fijó la Corte en la sentencia de marzo 8 de 1999, radicación 11010, traido a colación por la recurrente, en el sentido que por lo dispuesto en los artículos 25 del Decreto 2651 de 1991 y 11 de la Ley 446 de 1998, Las copias de documentos aportados como pruebas no requieren autenticación para ser apreciados como tales, también cobija a las convenciones colectivas de trabajo.

Y al precitado cuestionamiento hay que responder negativamente, ya que en tratándose de un documento como el que contiene la convención colectiva de trabajo, encuentra la Sala que el anterior criterio no se puede aplicar a él mecánicamente, pues, sin desconocer su contenido material como prueba, que a simple vista pudiera colocarla a la par con otras documentales, no puede ignorarse que la misma tiene una condición especial, que la sustrae del tratamiento corriente que puede dársele a otros documentos en el contencioso laboral, y que radica en la solemnidad que le acompaña, según lo dispuesto en el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo.

De modo, pues, que el carácter de solemne que tiene la convención colectiva de trabajo, impone que al documento que la contiene no se le puede aplicar la tesis genérica según la cual es probatoriamente válida su aportación al proceso laboral en fotocopia o copia simple, como acontece en el caso, ya que permitirlo implica la vulneración del artículo 61 del Código Procesal del Trabajo que al consagrar la libre formación del convencimiento por parte del fallador expresa:

“El juez no estará sujeto a la tarifa legal de pruebas, y por lo tanto formará libremente su convencimiento, inspirándose en los principios científicos que informan la crítica de la prueba y atendiendo a las circunstancias relevantes del pleito y a la conducta procesal observada por las partes. Sin embargo, cuando la ley exija determinada solemnidad ad substanciam actus, no se podrá admitir su prueba por otro medio (...).

En consecuencia, se repite, como en los documentos que en fotocopia se observa de folio 74 a 105, no existe la autenticación que al tenor de los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, aplicable al proceso laboral en virtud del principio de la integración, le otorga certeza sobre su origen y contenido, necesaria, en este caso, por la naturaleza especial de los actos jurídicos de que dan cuenta, la Corte tiene por acertada el razonamiento del tribunal que les negó valor probatorio y, por ende, su decisión de no acceder al derecho pretendido que tenía su fundamento en la convención colectiva de trabajo cuya existencia, por lo ya dicho, no aparece debidamente acreditada en el proceso».

(Sentencia de casación, mayo 16 de 2001. Radicación 15.120. Magistrado Ponente: Dr. Fernando Vásquez Botero).

SALVAMENTO DE VOTO

Con todo respeto nos vemos precisados a separarnos de la sentencia mayoritaria en el proceso de la referencia por considerarla contraria a otras proferidas por esta misma Sala en las que se ha dicho que los documentos emanados de las partes presentados en fotocopia en un proceso con fines probatorios, se reputan auténticos sin necesidad de presentación personal ni autenticación.

Prescribe el artículo 11 de la Ley 446 de 1998 en relación con La autenticidad de documentos:

“En todos los procesos los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros”.

Como es apenas obvio el término “autenticación” contenido en el precepto reproducido traduce la idea de acción y efecto de autenticar, esto es, de legalizar algo o dar fe de la verdad de un hecho con autoridad legal.

Aún bajo la vigencia de las normas anteriores el documento original se consideraba auténtico cuando había certeza acerca de su autor, lo que se obtiene con su simple presentación personal; en cambio, la autenticidad de la copia de un documento se lograba mediante su confrontación con el original. Este concepto está ínsito en los casos gobernados por los artículos 254 y 268 del Código Procedimiento Civil.

La modificación contenida en los artículos 25 del Decreto 2651 de 1991 y 11 de la Ley 446 de 1998, atrás transcrito, elude claramente a los documentos privados, para los cuales la única excepción que ha establecido esta Sala es respecto de procesos ejecutivos por su especial naturaleza. Por tanto si —en tratándose de los demás procesos— al intérprete no le es dado hacer excepciones para limitar su alcance, significa que también dicha regla comprende los documentos presentados en copia, así se trate de una convención colectiva de trabajo, porque eso es lo que manda su claro tenor.

Nótese que, en armonía con lo dicho, la disposición reproducida textualmente prevé el evento de presentación personal de un documento, con lo que indudablemente hace expresa referencia a la hipótesis de autenticación de un documento original. Lo anterior pone en evidencia que si el precepto menciona la presentación personal de un documento privado e inmediatamente la autenticación del mismo, precedida de la conjunción copulativa “ni” es claro que diferencia la autenticidad de los documentos originales de la de las copias, y contempla categóricamente la presunción de autenticidad de las copias de los documentos privados.

Obsérvese entonces que en los términos del artículo 11 precitado, presentación personal y autenticación de documentos, no son vocablos idénticos o que tengan la misma acepción. Allí las dos se emplean como medios —acciones— para autenticar documentos privados originales y en copia. Su redacción, como se dijo, impide concluir que dicha preceptiva repita conceptos que regulen un mismo fenómeno jurídico.

Si fueran menester trámites de autenticación —como los señalados en el artículo 254 del CPC—, no tendría ningún sentido la reforma contenida en el Decreto 2651 de 1991 y en la Ley 446 de 1998, la cual claramente revela la intención de modificación de las mencionadas exigencias, además de que la nueva normatividad es terminante en cuanto a la consecuencia de que así presentados tales documentos, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación.

Todo lo dicho es aplicable a las convenciones colectivas de trabajo puesto que ellas no se despojan de su naturaleza de documentos emanados de parte por la sola circunstancia del requisito de depósito ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Las únicas formalidades contenidas en el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo son la celebración por escrito en tantos ejemplares cuantos sean las partes y el depósito oportuno en las dependencias competentes del Ministerio de Trabajo. De modo que si, como en el caso sub lite, ese convenio fue aportado al proceso y contó con la constancia en copia de que cumplió la exigencia del depósito dentro del plazo legal, sin que hubiese reparo alguno de la parte contraria acerca de su eficacia probatoria, no hay ninguna razón jurídica valedera para desconocer su autenticidad porque una cosa es que dichos acuerdos colectivos para su validez como actos jurídicos necesariamente deban satisfacer el mencionado depósito, y otra bien distinta es la prueba del mismo en el proceso. No habiendo norma alguna que establezca tarifa legal para la prueba del depósito, ni ninguna otra que exija que para que se consideren auténticas las convenciones colectivas de trabajo deben ser presentadas en original o en copia autenticada por el juez o por notario, es lógico que su presentación al proceso en copia, acreditando el cumplimiento de tales formalidades, los reputa auténticos, sin necesidad de presentación personal o autenticación, como lo ordena actualmente el artículo 11 de la Ley 446 de 1998, conforme al alcance que ha impartido al mismo la jurisprudencia tradicional de esta Sala.

En consecuencia, cuando se está en presencia de un sello que dé fe del depósito oportuno o de una certificación en tal sentido, consignados en las mismas copias, tal documento tiene eficacia probatoria acerca de la celebración y de las cláusulas de la convención colectiva de trabajo. Además, no puede perderse de vista que en el case bajo examen fue la propia parte demandada quien en los fundamentos de su defensa transcribió el texto convencional —que coincide con el aportado al expediente—, lo interpretó, solicitó su prueba, y para tal efecto lo allegó ella misma y con la constancia de su depósito igualmente en copia, sin que en el debate probatorio nadie se opusiera a su valor demostrativo, lo tachara o desconociera esa realidad material o sus efectos jurídicos, por lo que a nuestro juicio no cabe duda que de conformidad con el artículo 11 de la Ley 446 de 1998 se probaron en legal forma el contenido y las formalidades del artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo que de ninguna manera se pretermitieron.

Tampoco puede olvidarse que la referida Ley 446 de 1998 buscó reducir trámites procesales, descongestionar la actividad judicial y estimular la lealtad de las partes en el proceso, por lo que su interpretación debe armonizarse con esos nobles derroteros. Y como ya ha tenido oportunidad de expresarlo la Sala es también un cabal desarrollo del principio de la buena fe protegido en la Carta Fundamental.

Por todo lo dicho, consideramos que el cargo debía prosperar.

Luis Gonzalo Toro Correa—José Roberto Herrera Vergara. 

SALVAMENTO DE VOTO

Además de unirme a las razones que expresan los H.H. magistrados que me acompañan en el salvamento de voto, considero necesario puntualizar lo siguiente:

— Al separarme de la decisión mayoritaria no estoy desconociendo las formalidades especiales que la ley impone a la convención colectiva de trabajo para que llegue a configurarse como tal. Tampoco supone mi posición ignorar las solemnidades correspondientes al otorgamiento por escrito, la firma, el número de ejemplares y, sobretodo, el depósito.

— La distinción fundamental que considero necesario hacer es que una cosa es probar que se hizo en tiempo el depósito y otra cosa es demostrar la existencia de esa constancia de depósito oportuno. Vale decir, para probar la convención colectiva tengo la obligación de demostrar que se hizo el depósito en tiempo, por lo que para aceptar la existencia de la solemnidad es indispensable la prueba de tal depósito, pero eso no quiere decir que dicha prueba tenga, a su vez, que ser solemne. Dicho de otra forma, si es necesario probar el depósito oportuno, no es necesario que la prueba del mismo sea ineludiblemente un sello original o algo que formalmente pueda suplirlo.

— Dentro de tal entendimiento, considero que siempre que se pretenda probar la existencia de una convención colectiva, será indispensable acreditar que cumplió con todas las formalidades legales, pero ello no significa que para demostrar el cumplimiento de esas formalidades sea indispensable una única prueba formal o determinada. Creo que son admisibles los medios de prueba ordinarios que permitan colegir que la existencia del sello de depósito oportuno es real. Es decir, se trata de la prueba de la prueba. Ésta es el sello de depósito en tiempo y aquélla es la prueba de la existencia de ese sello.

— Por lo dicho, creo que a esta situación le son aplicables las orientaciones jurisprudenciales sobre la admisibilidad de las fotocopias simples provenientes de las partes como medio idóneo de prueba. El problema no es, entonces, si hay constancia de la existencia del depósito sino si es admisible obtener la constancia de ese depósito por medio de una fotocopia sin autenticar, aunque en ella aparezca clara la existencia de ese sello de depósito Es la prueba de la solemnidad no del acto en sí mismo y por eso estimo que es aplicable el criterio al que elude el recurrente señalado en la sentencia de la Sala del 8 de marzo de 1999, radicación 11010.

Estimo finalmente, que el criterio al cual me uno, no sólo es acorde con la tendencia procesal y probatoria de desrigorizar los trámites judiciales, sino que le brinda una mayor accesibilidad al trabajador respecto de la demostración de los derechos de rango convencional que pretenda.

Lo expuesto, aunado a lo señalado en los otros salvamentos de voto, explican debidamente la posición que he adoptado.

Germán G. Valdés Sánchez 

ACLARACIÓN DE VOTO

Por cuanto he sido yo quien le ha propuesto a la Sala que modifique el criterio vigente sobre la forma como debe probarse en juicio la convención colectiva de trabajo —criterio— según el cual para probar que se ha celebrado esta especie de convenio la ley exige una determinada solemnidad ad substantiam actus, pues, según lo tiene dicho la jurisprudencia, del artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo resulta que para la validez del acto se requiere que haya sido celebrada por escrito y que se extienda en tantos ejemplares cuantas sean las partes “y uno más, que se depositará en el Departamento Nacional del Trabajo, a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes al de su firma” estimo necesario explicar el porqué, pese a tener una opinión sobre el punto de derecho diferente, estuve de acuerdo que en este case no prosperará el recurso de casación.

La razón no es otra diferente a que mientras se mantenga la interpretación de que el hecho de la celebración de la convención colectiva sólo puede darse por establecido con el medio probatorio autorizado por la ley, es elemental que sería contrario a derecho admitir su prueba por otro medio.

Si se hubiera aceptado por la mayoría, incluyendo a los magistrados que salvaron el voto, la propuesta de modificar el criterio jurisprudencial vigente que ve en la convención colectiva un acto jurídico cuya celebración válida exige de una solemnidad ad substantiam actus, no habría tenido reparo en admitir que el hecho fuera probado mediante un documento diferente a la copia que la correspondiente oficina del Ministerio de trabajo expida tomándola del ejemplar que allí fue depositado.

De la tesis jurídica que si no puedo participar es de la defendida por los magistrados que salvaron el voto, quienes, no obstante mantener el criterio de que la celebración de una convención colectiva de trabajo es un acto jurídico que para su validez exige que se cumpla una determinada solemnidad, consideraron que la modificaciones que introdujo al Código de Procedimiento Civil inicialmente el artículo 25 del Decreto 2651 de 1991, de manera temporal, y con carácter permanente el artículo 11 de la Ley 446 de 1998, permiten que se pruebe la convención colectiva mediante una copia simple, por tratarse de un documento privado que se incorpora al expediente con fines probatorios, lo que obliga a reputar auténtico el documento aportado.

Para mí este planteamiento no tiene fundamento en la ley, ni tampoco lo tiene en la doctrina, por cuanto es obvio entender que lo dispuesto por el artículo 11 de la Ley 446 de 1998 —esencialmente igual a lo que disponía el artículo 25 del Decreto 2651 de 1991— modificó las normas del Código de Procedimiento Civil que regulaban la aportación de documentos que requerían de presentación personal o de autenticación; pero lógicamente no pudieron estos preceptos legales modificar las normas que exigen requisitos para la validez del acto o ad substantiam actus, pues esta clase de normas no son de índole procesal sino sustantiva, aun cuando deban ser observadas también en los procesos judiciales.

Mientras el criterio jurisprudencial que tiene a la convención colectiva de trabajo como un caso en que la ley exige determinadas solemnidades para su validez, y que por ello se está ante un hecho que sólo puede darse por establecido con el medio probatorio autorizado por la propia ley, resultaría un contrasentido admitir la prueba del hecho por otro medio.

Lo anterior por cuanto si fuera verdad que las formalidades para la celebración de la convención colectiva de trabajo previstas en el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo deben ser entendidas como una excepción a la regla sobre libre formación del convencimiento, porque lo exigido en dicha norma significa que deben cumplirse solemnidades ad substantiam actus, se cae de su peso, entonces, que para acreditar en juicio la existencia del convenio colectivo se hace necesario que la copia aportada al proceso haya sido expedida por el funcionario en cuya oficina se encuentra depositado el ejemplar adicional a los que se extendieron según cuántas hayan sido las partes que celebraron el acto.

Aceptar lo contrario sería tanto como admitir que en un juicio puede probarse la celebración de la compraventa de un bien inmueble mediante la aportación de una simple copia de la escritura que documenta el acto o mediante una copia autenticada por un funcionario diferente al notario en donde se corrió la correspondiente escritura.

Este ejemplo lo traigo a colación por tratarse de un caso en el cual es indiscutible que para la validez del acto la ley exige de unas determinadas formalidades; pero no porque esté convencido de que la regulación que contiene el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo deba ser entendida como la exigencia de una solemnidad ad substantiam actus para que sea válida la convención colectiva, pues, como he tenido oportunidad de explicarlo en aclaraciones de voto, para mi se trata de otro procedimiento diferente de los que se vale la técnica jurídica, cual es el de darle publicidad al acuerdo de voluntades, motivo por el que se dispone su registro o depósito en una oficina pública; registro o depósito cuyo objeto realmente es el de informar a terceros que podrían verse afectados por la realización del acto jurídico. Adicionalmente, con esta intervención del organismo público que actúa como depositario, se busca una finalidad de seguridad jurídica y de certeza respecto de cuál fue el real acuerdo de voluntades para aquellos casos en que las partes que lo celebraron discrepen sobre este punto.

Sin embargo, mientras el criterio jurisprudencial sea de que sí se trata de una solemnidad de esa especie, resultaría ilegal admitir la prueba del hecho mediante un medio probatorio diferente a la copia expedida por el funcionario ante el cual se depositó el ejemplar.

Es por lo anterior que considero que lo previsto en el artículo 11 de la Ley 446 de 1998 no puede ser aducido como razón suficiente para admitir la prueba de la convención colectiva de trabajo mediante la aportación de una copia simple o autenticada por un funcionario distinto a aquél en donde se encuentra depositado el ejemplar adicional al que se refiere el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo.

Por eso reitero que si la mayoría hubiera aceptado la propuesta que de tiempo atrás he venido haciendo para que se modifique este criterio, hubiera estado de acuerdo en que al no tratarse de un acto jurídico cuya validez exige de una determinada solemnidad, la prueba de su celebración es libre.

Rafael Méndez Arango. 

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