Sentencia 16505 de octubre 25 de 2001 

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

SALA DE CASACIÓN LABORAL

PRUEBA DE LA CONVENCIÓN COLECTIVA

VALOR PROBATORIO DE FOTOCOPIAS SIMPLES

Rad.: 16505

Magistrados Ponentes:

Drs. Carlos Isaac Nader y Luis Gonzalo Toro Correa

Acta 47

Bogotá D.C., veinticinco (25) de octubre de dos mil uno (2001).

EXTRACTOS: «El artículo 254 del Código de Procedimiento Civil, aplicable a lo laboral en virtud del principio de integración establecido en el artículo 145 de esta última codificación, dispone:

“Las copias tendrán el mismo valor del original en los siguientes casos:

1. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada...”.

Para el tribunal, en el caso especifico que ahora se examina, dicha norma debe interpretarse en el sentido de que solamente tiene eficacia probatoria aquella copia autorizada por el “director de oficina administrativa”, entendiendo como tal el máximo superior jerárquico de la correspondiente entidad. Así se colige del siguiente aparte del fallo recurrido: “En efecto, dichas convenciones aparecen autenticadas por el jefe de división inspección y vigilancia, funcionario éste no autorizado por la norma señalada para llevar a cabo esta clase de diligencia. Pues en este caso la persona autorizada lo sería el director regional de la inspección del trabajo de Bolívar”.

Considera la Corte, que semejante entendimiento, en extremo restrictivo, no consulta el texto literal ni el sentido y espíritu de la norma en cuestión, pues es evidente que cuando ella se refiere a “director de oficina administrativa” no está aludiendo al funcionario de mayor nivel jerárquico de la respectiva dependencia pública, como de manera equivocada lo consideró el tribunal, sino a aquél bajo cuya custodia se encuentre el original o una fotocopia autenticada del mismo, quien está en posibilidad de tener en su poder alguna de las versiones antes indicadas del documento, que le permite entonces, hacer el cotejo y certificar la autenticidad. Pero es que además la exégesis del Tribunal llevaría a situaciones contraproducentes y de paso impracticables, que una vez imaginadas ponen al descubierto —adicionalmente— el desconocimiento por parte del juzgador de segundo grado de la complejidad del aparato administrativo estatal, en el que legalmente priman la especialización, descentralización, desconcentración y división del trabajo, por cuanto ese criterio plasmado en la sentencia que se revisa llevaría al absurdo de entender, por ejemplo, que en el plano departamental o municipal únicamente el gobernador o alcalde respectivo estarían facultados para expedir copias de documentos pertenecientes a esos ámbitos, lo cual riñe con cualquier principio de racionalidad administrativa y distribución del trabajo, obviamente.

La interpretación del tribunal tampoco se corresponde con el espíritu y finalidad del precepto de marras, que no son otros que rodear de las mejores garantías y seguridad jurídica la expedición de las reproducciones y, por ese modo, dar mayor certeza de su fidelidad, objetivo que se logra radicando en el funcionario de la oficina donde se encuentra el original o copia autentica, la competencia para la expedición de copias del mismo.

De manera que la copia desechada por el tribunal posee pleno valor probatorio por haber cumplido con las condiciones antes indicadas, con mayor razón si se tiene en cuenta que el memorial remisorio de las convenciones, suscrito igualmente por el jefe división trabajo, inspección y vigilancia, se hace por éste según allí consta en respuesta al oficio número 217 de marzo 23 de 1999, emanado del Juzgado Séptimo Laboral, el cual estuvo dirigido a los “señores Ministerio de Trabajo y Seguridad Social División de asuntos colectivos La Ciudad” (fl. 205), de donde puede colegirse que si fue aquel funcionario el que lo contestó ello obedeció a que era él quien tenía bajo su cuidado el citado documento, inferencia que se refuerza con el hecho de que fue en esa oficina donde se hizo el depósito de las convenciones, como se observa en la nota respectiva visible a folio 305.

Se desprende de lo anterior que es acertada la crítica de la censura y protuberante el yerro hermenéutico del juzgador de segundo grado, lo que da lugar a la casación de la sentencia.

No obstante lo anterior, estima la Sala pertinente precisar algunos criterios, a guisa de corrección doctrinaria, en torno a la eficacia probatoria de las fotocopias simples de la convención colectiva del trabajo. En esta dirección cabe recordar que en sentencia del 16 de mayo de 2001 (exp. 15120), esta corporación sostuvo:

“Y como consecuencia de ello ha entendido, reiterada y pacíficamente la jurisprudencia, que al ser la convención colectiva de trabajo un acto solemne, la prueba de su existencia está atada a la demostración de que se cumplieron los requisitos legalmente exigidos para que se constituya en un acto jurídico válido, dotado de poder vinculante, razón por la cual, si se le aduce en el litigio del trabajo como fuente de derechos, su acreditación no puede hacerse sino allegando su texto auténtico, así como el del acto que entrega noticia de su depósito oportuno ante la autoridad administrativa del trabajo.

A juicio de la corporación, en lo que atañe con la aducción de la convención colectiva de trabajo al proceso y la demostración de su depósito en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, comprendida la trascendencia de tal tipo contractual en las relaciones entre trabajadores y empleadores, —que es lo que explica la solemnidad que trae el artículo 469 del CST—, la vigencia de la formalidad de la autenticación del documento respectivo que informe sobre esos actos está plenamente ameritada, visto el impacto que sobre la seguridad jurídica de los contratos en los que incide, tiene la certeza de que el instrumento convencional, no sólo existe en la realidad material, sino que tiene efectos en derecho, como lo ha reconocido la jurisprudencia.

De modo, pues, que el carácter de solemne que tiene la convención colectiva de trabajo, impone que al documento que la contiene no se le puede aplicar la tesis genérica según la cual es probatoriamente válida su aportación al proceso laboral en fotocopia o copia simple, como acontece en el caso, ya que permitirlo implica la vulneración del artículo 61 del Código Procesal del Trabajo que al consagrar la libre formación del convencimiento por parte del fallador expresa: “EI juez no estará sujeto a la tarifa legal de pruebas, y por lo tanto formará libremente su convencimiento, inspirándose en los principios científicos que informan la crítica de la prueba y atendiendo a las circunstancias relevantes del pleito y a la conducta procesal observada por las partes Sin embargo, cuando la ley exija determinado solemnidad ad substanciam actus, no se podrá admitir su prueba por otro medio (...)””.

Pese a la tesis precedente, estima la Corte que, sin ignorar la solemnidad que a la Convención Colectiva de Trabajo le atribuye el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo, se debe morigerar de alguna manera el rigorismo que se venía ejerciendo frente a la aducción de esta prueba en fotocopia o copia simple, pues el ánimo del legislador al regular este aspecto, a través de la expedición de la Ley 446 de 1998, y con ella los artículos 10 y 11, no fue otro que el de mejorar e impartirle mayor celeridad a los procedimientos, incluido, obviamente el del trabajo.

De modo que la Sala, para rectificar la anterior posición, considera necesario armonizar lo previsto por el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo, con el artículo 11 de la Ley 446 de 1998, precepto último que al reglar sobre la autenticidad de documentos dispuso que: “En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros”.

El texto anterior involucra dos conceptos distintos para darle connotación probatoria a un documento privado, uno la autenticación, y el otro, la presentación personal, con lo cual modificó expresamente, en primer lugar, el artículo 279 del Código de Procedimiento Civil, en cuanto éste sólo le daba al documento privado igual valor que al documento público si estaba autenticado, y al desprovisto de autenticidad le concedía el mérito de prueba sumaria, si había sido suscrito ante dos testigos.

Pero esta innovación legislativa no sólo reformó el citado artículo 279 del Código de Procedimiento Civil, sino que también lo hizo respecto del 254 Ibídem, pues le dio pleno valor a las copias, porque debe entenderse que un documento privado desprovisto de autenticación y de presentación personal, puede estar contenido en una copia o en una fotocopia simple.

En ese orden, se impone afirmar que no hay razón para dicho criterio no se le aplique a la convención colectiva de trabajo, si se aporta a un proceso en copia o fotocopia simple, con la aspiración de servir de prueba, siempre y cuando, obviamente, contenga la constancia o el sello de haberse depositado en el Ministerio de Trabajo dentro del término de los 15 días siguientes a su firma, previsto en el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo.

De esta suerte, en obedecimiento a lo consagrado actualmente por el artículo 11 de la Ley 446 de 1998, si la convención colectiva agregada en copia o fotocopia simple contiene el sello que de fe del depósito oportuno o una certificación en tal sentido, tiene pleno valor probatorio lo contenido en ella. De la misma manera se tendrán por cumplidos los ritos de solemnidad a saber: que se celebró por escrito, que se extendió en un número de ejemplares igual al de las partes y que una copia más se depositó dentro del termino legal en la oficina del Ministerio de Trabajo.

Por consiguiente, trasladadas las reflexiones anteriores al asunto del que se ocupa la Sala, queda evidenciada aún más la equivocación del sentenciador de segundo grado, pues de acuerdo con lo que se acaba de señalar si la fotocopia simple de una convención colectiva en la que aparezca la nota de su depósito oportuno tiene plena eficacia probatoria si es aportada en la oportunidad y con las formalidades legales, con mayor razón la tiene la copia que se allegó al juicio, puesto que la misma aparece remitida por la jefe de la división trabajo inspección y vigilancia del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, regional Cartagena, quien además al último folio firmó y estampó un sello, autenticando y dando fe de que correspondía al original, amén de que en la misma aparece un sello de depósito del 20 de enero de 1982, es decir, dentro del término de ley, pues fue firmada el 14 de los mismos mes y año (fls. 268 a 342 vto.)

El cargo, como ya se explicó es fundado, y da lugar por lo tanto a la anulación de la sentencia».

(Sentencia de casación, octubre 25 de 2001. Radicación 16.505. Magistrados Ponentes: Dr. Carlos Isaac Náder, Dr. Luis Gonzalo Toro Correa).

ACLARACIÓN DE VOTO

Estoy de acuerdo con la parte resolutiva de la sentencia de la referencia y por ello le doy mi voto afirmativo, más sin embargo, no comparto las motivaciones que se introducen a partir de la página 13 hasta la 16 inclusive, con exclusión del último párrafo, en torno a la corrección doctrinaria relativa a la eficacia probatoria de la fotocopias simples de las convenciones colectivas de trabajo, en tanto les otorga sin reserva pleno valor probatorio, aspecto sobre el cual ya he salvado mi voto, posición que por ser enteramente conocida a ella me remito a fin de no reproducirlo.

Con todo, considero oportuno poner de presente, que en este caso he llegado a la misma conclusión de la mayoría, de allí que igualmente esté conforme con casar la sentencia, aunque por razones diferentes, las cuales se encuentran expuestas desde la página 9 hasta la 12 inclusive, en donde se pone de presente, que en el caso que nos ocupa la copia que se allegó al juicio de la referida convención colectiva es auténtica, luego por ello y únicamente por esto, resulta acertada la crítica de la censura y protuberante el yerro hermenéutico del juzgador de segundo grado, que obliga a casar la sentencia.

Con el mayor de los respetos,

Carlos Isaac Náder 

ACLARACIÓN DE VOTO

No obstante estar de acuerdo con la decisión proferida para desatar el recurso de casación en este asunto, por compartir la argumentación que se expone para darle prosperidad al cargo por el aspecto que planteó el censor, pues, como lo expresa la Corte, el tribunal interpretó erróneamente el artículo 254 del Código de Procedimiento Civil al sostener “de que solamente tiene eficacia probatoria aquella copia autorizada por el “director de oficina administrativa”, entendiendo como tal el máximo superior jerárquico de la correspondiente entidad” me aparto del fallo en cuanto a la corrección doctrinaria que contiene dándole eficacia probatoria a las fotocopias simples de la convención colectiva de trabajo.

Y para explicar mi posición en ese punto es pertinente traer a colación el criterio que sobre el mismo expuso la Corte en la sentencia del 16 de mayo del año en curso, radicación número 15120, el que estimó se ajusta más al carácter de prueba solemne que tiene la convención colectiva de trabajo y en el que se hace referencia también a la argumentación que expone la mayoría de la Sala para la aludida corrección doctrinaria. Al respecto se dijo:

“(...) Empieza la Corte por estudiar este cargo que el censor denomina como el segundo, por cuanto en él se ataca la decisión del tribunal de negarle valor probatorio a la convención colectiva por haberse aportado en fotocopia sin autenticar, y de llegarse a la conclusión que al juzgador le asiste la razón, consiguientemente, por este aspecto, tampoco estaría acreditado el depósito en debida forma de ese mismo acuerdo colectivo, que también echó de menos el ad quem, y es lo que se objeta en el primer cargo porque está orientado a sostener que con la comunicación que consta a folio 74, que hace parte de la convención colectiva que se allegó en copia simple, se demuestra su depósito.

Para el tribunal la pretensión del actor de que la demandada le reconozca y pague la pensión de jubilación de que trata la convención colectiva de trabajo, no está llamada a prosperar por dos razones fundamentales: 1. La falta de autenticidad del documento que contiene dicho acuerdo, pues el incorporado al proceso de folios 74 a 105 es una fotocopia simple, por lo que no se ciñe a los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil para ser apreciado como prueba 2. La inexistencia de constancia de que uno de los ejemplares del convenio colectivo haya sido depositado ante el Ministerio de Trabajo, toda vez que la prueba de un acto solemne, como el mencionado, no puede ser sustituida por otra, según la jurisprudencia. (fls. 384 a 387).

En el cargo se cuestiona el fallo recurrido por no otorgarle validez probatoria a la mencionada convención colectiva de trabajo por el motivo antes anotado, y para ello se expresa que se “ataca la sentencia por el desconocimiento de lo expresamente dispuesto por la ley sobre la validez de las pruebas aportadas en fotocopia, en especial por el Decreto 2150 de 1995 (art. 1º), modificado por el Decreto 266 de 2000 (art. 26) y por la Ley 446 de 1998 (arts. 10 y 11), y demás normas citadas en el alcance de la impugnación”.

En sustento de lo anterior sostiene que “la norma sobre descongestión judicial vigentes para la época de decisión del presente litigio han suprimido la autenticación de documentos y más tratándose de aquéllos que como en el caso que nos ocupa son copias aportadas por la parte demandada y provenientes de archivos de autoridad administrativa”. Así mismo, agrega: “Adicionalmente debe reputarse auténtico un documento mientras no haya sido tachado ni desconocido por la parte contra que se presenta. En este evento ninguna de las partes se opone a la veracidad del documento ni a la validez de la prueba dentro de las oportunidades procesales que existieron para tal efecto y siendo que la prueba es de la parte demandada y que se aporta en respuesta a oficio que ella solicita se decrete no puede suprimírsele el valor probatorio”.

De otra parte, la impugnante, también, manifiesta: “Sobre la validez de las pruebas aportadas en fotocopias simples se ha pronunciado recientemente esa corporación en sentencia que compartimos proferida en el expediente 11010 con ponencia del H. magistrado doctor José Roberto Herrera Vergara”.

Delimitado así el punto materia de debate, observa la Corte que el ejercicio de apreciación del ad quem no se realizó sobre una prueba documental cualquiera, sino en relación con una a la que el legislador, atendidas sus profundas implicaciones en la seguridad jurídica de la ejecución de los contratos de trabajo, le otorgó un rango especial, a través de la solemnidad de que trata el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo: la convención colectiva de trabajo.

Y como consecuencia de ello ha entendido, reiterada y pacíficamente la jurisprudencia, que al ser la convención colectiva de trabajo un acto solemne, la prueba de su existencia está atada a la demostración de que se cumplieron los requisitos legalmente exigidos para que se constituya en un acto jurídico válido, dotado de poder vinculante, razón por la cual, si se le aduce en el litigio del trabajo como fuente de derechos, su acreditación no puede hacerse sino allegando su texto auténtico, así como el del acto que entrega noticia de su depósito oportuno ante la autoridad administrativa del trabajo.

A juicio de la corporación, en lo que atañe con la aducción de la convención colectiva de trabajo al proceso y la demostración de su depósito en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, comprendida la trascendencia de tal tipo contractual en las relaciones entre trabajadores y empleadores, —que es lo que explica la solemnidad que trae el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo—, la vigencia de la formalidad de la autenticación del documento respectivo que informe sobre esos actos está plenamente ameritada, visto el impacto que sobre la seguridad jurídica de los contratos en los que incide, tiene la certeza de que el instrumento convencional, no sólo existe en la realidad material, sino que tiene efectos en derecho, como lo ha reconocido la jurisprudencia.

Y precisamente el trascendente atributo de certeza al que se acaba de aludir no se configura en el caso bajo examen, como lo dedujo el ad quem en relación con las documentales que se examina, pues tanto el texto de la convención colectiva de trabajo (fls. 75 - 105), como la nota de depósito ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad social (fl. 74), son fotocopias simples, que no acreditan, por tanto, ni la existencia del acuerdo colectivo en el que se cimientan las pretensiones del demandante, ni que las partes a las que se le atribuye dicho acto cumplieron con la solemnidad incorporada al artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo.

Planteada la situación así, el punto a determinar es si el criterio que fijó la Corte en la sentencia de marzo 8 de 1999, radicación 11010, traído a colación por la recurrente, en el sentido que por lo dispuesto en los artículos 25 del Decreto 2651 de 1991 y 11 de la Ley 446 de 1998, las copias de documentos aportados como pruebas no requieren autenticación para ser apreciados como tales, también cobija a las convenciones colectivas de trabajo.

Y al precitado cuestionamiento hay que responder negativamente, ya que en tratándose de un documento como el que contiene la convención colectiva de trabajo, encuentra la Sala que el anterior criterio no se puede aplicar a él mecánicamente, pues, sin desconocer su contenido material como prueba, que a simple vista pudiera colocarla a la par con otros documentales, no puede ignorarse que la misma tiene una condición especial, que la sustrae del tratamiento corriente que puede dársele a otros documentos en el contencioso laboral, y que radica en la solemnidad que le acompaña, según lo dispuesto en el artículo 469 del Código Sustantivo del Trabajo.

De modo, pues, que el carácter de solemne que tiene la convención colectiva de trabajo, impone que al documento que la contiene no se le puede aplicar la tesis genérica según la cual es probatoriamente válida su aportación al proceso laboral en fotocopia o copia simple, como acontece en el caso, ya que permitirlo implica la vulneración del artículo 61 del Código Procesal del Trabajo que al consagrar la libre formación del convencimiento por parte del fallador expresa: “El juez no estará sujeto a la tarifa legal de pruebas, y por lo tanto formará libremente su convencimiento, inspirándose en los principios científicos que informan la crítica de la prueba y atendiendo a las circunstancias relevantes del pleito y a la conducta procesal observada·por las partes. Sin embargo, cuando la ley exija determinada solemnidad ad substanciam actus, no se podrá admitir su prueba por otro medio (...)”.

En consecuencia, se repite, como en los documentos que en fotocopia se observa de folio 74 a 105, no existe la autenticación que al tenor de los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, aplicable al proceso laboral en virtud del principio de la integración, le otorga certeza sobre su origen y contenido, necesaria, en este caso, por la naturaleza especial de los actos jurídicos de que dan cuenta, la Corte tiene por acertada el razonamiento del tribunal que les negó valor probatorio y, por ende, su decisión de no acceder al derecho pretendido que tenía su fundamento en la convención colectiva de trabajo cuya existencia, por lo ya dicho, no aparece debidamente acreditada en el proceso.

Fernando Vásquez Botero

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En razón a que los motivos que me llevan a manifestar mi inconformidad son los mismos expuestos por el valor Fernando Vásquez Botero, me permito adherir a su salvamento.

Francisco Escobar Henríquez 

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