Sentencia 2010-01008 de octubre 25 de 2010

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN SEGUNDA - SUBSECCIÓN “B”

Rad.: 11001-03-15-000-2010-01008-00(AC)

Consejero Ponente:

Dr. Gerardo Arenas Monsalve

Actor: Procuraduría General de la Nación

Demandado: Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Tercera y otro

Bogotá, D.C., veinticinco de octubre de dos mil diez.

EXTRACTOS: «II. Consideraciones de la Sala

1. Competencia.

La Sala es competente para conocer de la presente solicitud de tutela contra el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, Sección Tercera, virtud de lo dispuesto en el Decreto 1382 de 2000, el cual establece reglas para el reparto de la acción de tutela.

1.2.(sic) Generalidades de la acción de tutela.

Según lo establecido en el artículo 86 de la Constitución Política, toda persona tiene acción de tutela para reclamar ante los jueces la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales cuando quiera que sean violados o amenazados por la acción o la omisión de las autoridades, o de particulares en los casos que señala la ley, y procede solo cuando el afectado no disponga de otro medio judicial de defensa, salvo que la utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable.

Esta acción tiene dos particularidades esenciales a saber: la subsidiariedad y la inmediatez; la primera, por cuanto solo resulta procedente cuando el perjudicado no disponga de otro medio de defensa judicial, a no ser que busque evitar un perjuicio irremediable y; la segunda, porque se trata de un instrumento jurídico de protección inmediata que es viable cuando se hace preciso administrar la guarda efectiva, concreta y actual del derecho fundamental sujeto a vulneración o amenaza.

3. Sistema de información de la rama judicial “Sistema de gestión siglo XXI”.

3.1. Sentencia T-686 de 2007 de la Corte Constitucional(1).

Estima la Sala pertinente, realizar algunas consideraciones alrededor de la Sentencia T-686 de 31 de agosto de 2007 de la Corte Constitucional, M.P. Jaime Córdoba Triviño, por cuanto en esta providencia se realiza un estudio pormenorizado respecto al carácter de acto de comunicación de los mensajes de datos sobre los procesos registrados en los computadores de los despachos judiciales, el carácter oficial de los datos registrados, la equivalencia del mensaje de datos con los documentos escritos, su finalidad y su justificación del sistema de gestión, otro punto que se resalta es la responsabilidad de los servidores encargados de alimentar el sistema.

Así la Corte Constitucional en la tutela referida, analizó un caso en que se presentó la vulneración de los derechos fundamentales cuando se negó toda relevancia de los errores, declarando fuera del término las actuaciones realizadas por las partes que confiaron en la información suministrada por la administración de justicia.

En esa ocasión se incurrió en un error en la fecha del mensaje del dato, suministrado por medio del sistema de gestión, cuando se alimentó el historial del proceso, por lo que en esa oportunidad generó confusión en los términos de interposición de los recursos, vulnerando así el debido proceso.

Para el asunto que ocupa actualmente la atención de la Sala, trascribiremos los apartes relacionados con la naturaleza del historial de los procesos que se encuentra en el sistema de gestión, el cumplimiento de la publicidad de las actuaciones judiciales y la equivalencia funcional del mensaje de datos que informan sobre el historial del proceso y a la información escrita en el expediente.

3.1.1. El valor de los mensajes de datos relativos al historial de los procesos registrados en los sistemas de información computarizada de los despachos judiciales.

“(...) De acuerdo a las definiciones establecidas en el artículo 2º de la Ley 527(2), no cabe duda que la información sobre el historial de los procesos que aparece registrada en los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “mensaje de datos”, por cuanto se trata de información comunicada a través de un medio electrónico, en este caso la pantalla de un computador que opera como dispositivo de salida. Asimismo, la emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento(3). Finalmente, es claro que los sistemas informáticos utilizados por los despachos judiciales para generar, enviar, archivar o procesar tales mensajes de datos configuran un “sistema de información” para los efectos de la Ley 527.

15. La progresiva implementación de este tipo de mecanismos por parte de la rama judicial responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de sus funciones, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales, pues con ayuda de aquellas herramientas se espera disminuir el volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes. Igualmente contribuye a la publicidad de las actuaciones judiciales, al disponer de un sistema de información que permite conocer a los ciudadanos la evolución de los procesos en cuyo seguimiento estén interesados. En definitiva, el recurso a estos sistemas de información constituye una herramienta que facilita a la administración de justicia el cumplimiento eficiente de sus cometidos, en particular de su deber de dar publicidad a las actuaciones judiciales, a la vez que facilita a los ciudadanos el acceso a la administración de justicia.

16. Tan loables propósitos solo se satisfacen si los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen carácter de información oficial, de modo tal que pueda generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia. De lo contrario, la implementación de tales sistemas además de no contribuir a lograr mayores niveles de eficiencia, publicidad y acceso a la administración de justicia, puede incluso resultar contraproducente para alcanzar tales fines.

(...) En definitiva, la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales solo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Y ello puede ocurrir siempre y cuando dichos mensajes de datos puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes (...).

18. Como antes se explicitó, la comunicación de datos relacionados con el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales a través de la pantalla de los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se da noticia a los usuarios de la administración de justicia de la existencia de providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento. Sin embargo, este tipo de actos de comunicación procesal no se realiza a través del correo electrónico, sino de un dispositivo informático distinto, cual es una base de datos cuya información se da a conocer a través de la pantalla de un computador instalado en la propia sede de los despachos judiciales. Este solo argumento, de índole literal, bastaría para concluir que la norma contenida en la disposición que se transcribe no resulta aplicable al caso que ahora ocupa a la Corte.

20. En segundo lugar, existen diferencias entre el tipo de información que se transmite y la finalidad que con ella se cumple. Los actos de comunicación procesal a los que se refiere el Acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006 son los actos a través de los cuales se realizan notificaciones por correo electrónico o se da a conocer el contenido íntegro de providencias judiciales(4), más no, como ocurre en este caso, actos de comunicación en los que simplemente se da a conocer el historial y la fecha de las actuaciones surtidas en un proceso. Por tal razón, tiene sentido exigir de los primeros el que en ellos se utilice firma electrónica avalada por una entidad de certificación autorizada conforme a la ley.

(...).

22. Dado que la regulación especial expedida por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura no aborda el caso específico que ahora ocupa a esta Corte, para establecer cuáles son las condiciones de equivalencia funcional que deben satisfacer los mensajes de datos que, a través de las pantallas de los computadores de los juzgados, dan a conocer al público el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales, es preciso remitirse a la regulación general del uso de los mensajes de datos en la administración de justicia establecida en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996, en la Ley 527 de 1999 y sintetizada por esta corporación en la Sentencia C-831 de 2001.

Como quedó dicho antes, una interpretación sistemática de dichas fuentes lleva a entender que los criterios de equivalencia funcional que deben satisfacer los mensajes son los siguientes: (i) la información contenida en el mensaje de datos debe ser accesible para su posterior consulta; además de ello se debe garantizar (ii) la fiabilidad sobre el origen del mensaje; (iii) la integridad del mensaje; (iv) la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce; (v) la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan tales mensajes de datos; (vi) el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales respectivas orientados a hacer efectivos el debido proceso y el derecho de defensa (...).

24. Del examen anterior puede concluirse que, de acuerdo a la legislación vigente y a la interpretación que ha hecho de ella la jurisprudencia constitucional en sentencias de constitucionalidad con efectos erga omnes, los mensajes de datos que informan sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales, a través de las pantallas de los computadores dispuestos en los despachos judiciales para consulta de los usuarios, pueden operar como equivalente funcional a la información escrita en los expedientes, en relación con aquellos datos que consten en tales sistemas computarizados de información.

25. Es preciso introducir este último matiz, dado que no toda la información contenida en los expedientes se refleja en los historiales que aparecen en los sistemas de información computarizada de los despachos. Por tanto, los mensajes de datos registrados en estos últimos solo operan como equivalentes funcionales respecto de los datos que aparecen consignados en ellos. En relación con la información que no aparece es claro que no se da tal equivalencia funcional, y por eso para consultarlos las partes deben dirigirse directamente al expediente. Así, en el historial de un expediente que aparece en el computador del juzgado puede registrarse que en una fecha determinada se profirió sentencia, o se expidió un auto que ordena la práctica de pruebas. Para enterarse del sentido de la decisión adoptada en la sentencia, o de las pruebas ordenadas en el auto, es claro que las partes deben acudir directamente al expediente, puesto que el historial que aparece en los computadores del juzgado solo serviría como equivalente funcional de tales providencias si registrara su contenido completo. Si el adelanto en la implementación de medios tecnológicos en la administración de justicia lleva en el futuro a una completa sistematización de la información contenida en los expedientes, no existiría razón para dejar de considerar tales mensajes de datos como equivalentes funcionales que reemplacen por completo la revisión directa de los expedientes o de los órganos tradicionales de publicidad oficial de dicha información, siempre que se adopten las debidas medidas de seguridad, de manera similar a como ocurre en la actualidad con las bases de datos de jurisprudencia de las altas Cortes, los cuales han suplido de manera eficiente el recurso a la lectura de las gacetas judiciales (...)”.

3.1.2. Sobre el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales por los apoderados de las partes.

En la sentencia en comento, se señaló respecto del deber de los apoderados de consultar las actuaciones surtidas en los procesos, se indicó que este deber se cumple cuando se consulta personalmente en medio físico el expediente, o cuando se consulta por medios electrónicos, siempre que estas anotaciones tengan equivalencia funcional, en los siguientes términos:

“(...) Es necesario que la Corte se ocupe de establecer si, dada la equivalencia funcional que cabe establecer entre los datos registrados en el sistema de información del juzgado relativos al historial del proceso y la fecha de las actuaciones judiciales y los datos que, en relación con estos mismos aspectos, constan por escrito en los expedientes, puede afirmarse que las partes y sus apoderados satisfacen su deber de vigilancia respecto de dicha información con la consulta de la pantalla del computador del despacho judicial, o si es preciso que además cotejen los datos que allí aparecen con los registrados en el expediente.

Definir este punto es relevante para el caso que ahora ocupa a la Corte, dado que uno de los argumentos principales invocados, tanto por los jueces ordinarios como por los jueces de tutela que han conocido del mismo, es que el apoderado del señor Morales Parra descuidó su deber de revisión del proceso y, por tanto, que la presentación extemporánea de la respuesta a la demanda obedece en exclusiva a la falta de diligencia en el cumplimiento de sus deberes de abogado.

29. En relación con el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales a cargo de los apoderados de quienes toman parte en un proceso, el Código Disciplinario del Abogado (L. 1123/2007) no define expresamente los alcances de dicho deber. Tan solo se limita a señalar, en su artículo 28, numeral 10, que es deber de los abogados “(a)tender con celosa diligencia sus encargos profesionales...” y en el artículo 37, numeral 1º, que constituyen faltas a la debida diligencia profesional, “... dejar de hacer oportunamente las diligencias propias de la actuación profesional, descuidarlas o abandonarlas”.

Así pues, es claro que una de las obligaciones propias de los abogados que actúan como apoderados en un proceso es estar al tanto de las actuaciones judiciales que se surtan en el mismo para así poder intervenir de manera oportuna en defensa de los intereses de sus representados. Para cumplir con este deber de vigilancia los abogados reconocidos como apoderados en un proceso pueden acudir por sí mismos a los despachos judiciales para consultar el estado de los procesos, o delegar esta función en abogados suplentes o en dependientes, en todo caso asumiendo los primeros la responsabilidad por los actos de sus delegados, de acuerdo a lo establecido en el artículo 28, numeral 10, del Código Disciplinario del Abogado.

30. Lo que no aparece determinado es si este deber de vigilancia de las actuaciones judiciales solo se satisface con la lectura directa de los expedientes, o si puede cumplirse mediante la consulta de los demás mecanismos de información que utilizan los despachos judiciales para publicitar sus actuaciones.

Si, como quedó establecido antes, los datos relativos al historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales registrados en los sistemas de información computarizada de los juzgados, constituyen equivalentes funcionales de la información escrita que reposa en los expedientes en relación con estos mismos datos, cabe concluir que los abogados satisfacen su deber de vigilancia, solo en relación con estos datos, se insiste en ello, a través de su consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales (...)”.

De la anterior transcripción es dable concluir que el historial de los procesos (registrados en el sistema de información siglo XXI) que pueden ser consultados en Internet y en los hardware dispuestos para el efecto en las secretarias de los despachos judiciales tiene el carácter de un “mensaje de datos”.

La emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, porque a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales.

Se resalta entonces que la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales solo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran.

Sobre el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales por los apoderados de las partes, la Corte entendió que este se satisface con el seguimiento a los procesos, a través de su consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales, sin tener que acudir al expediente, siempre y cuando la información registrada en los sistemas de información computarizada constituyan un equivalente funcional de la información que reposa en el proceso.

Con todo, la Corte también resalta que la información no registrada en el sistema debe ser revisada por el abogado directamente en el expediente.

4. Análisis del caso concreto.

Al analizar los argumentos expuestos por la accionante en el escrito de tutela, observa la Sala que en síntesis se plantea que se vulneran sus derechos fundamentales al debido proceso y al acceso a la administración de justicia por cuanto la Subsección B de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, cambió el radicado del proceso de reparación directa en el cual fungía como demandada al surtirse el trámite de segunda instancia, sin que dicho cambio se le hubiera informado.

El problema jurídico se contrae entonces a determinar si con el cambio de radicación del proceso de reparación directa en el cual ostentaba la calidad de demandante el señor Carlos Gabriel García Prieto y como demandada la Procuraduría General de la Nación, al momento en que se realizó el reparto para que surtiera la segunda instancia, sin que se hubiera enterado de dicha situación a la ahora tutelante vulnera los derechos fundamentales al debido proceso y al acceso a la administración de justicia.

En el caso bajo estudio, se debe analizar si el tribunal accionado con la actuación cuestionada incurrió en una vulneración al debido proceso y al acceso a la administración de la tutelante por lo cual la Sala considera pertinente realizar las siguientes precisiones:

El Consejo Superior de la Judicatura, con el fin de adoptar los mecanismos necesarios para implementar la tecnología al servicio de la administración de justicia(5) y con la finalidad de realizar las consultas de los procesos por medios electrónicos, implementó el sistema de gestión denominado justicia siglo XXI, a través del Acuerdo 1591 de 24 de octubre de 2002(6).

El segundo Acuerdo es el 3334 de 2 de marzo de 2006, por el cual se reglamenta la utilización de los medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia.

El acuerdo anterior se adicionó por medio del Acuerdo 4937 de 8 de julio de 2008(7), en los siguientes términos:

ART. 4º—(...) El código único de radicación de procesos está conformado por los doce (12) dígitos del código único de identificación geográfica del juzgado, seguido por once (11) dígitos correspondientes al código de identificación del proceso.

El código de identificación del proceso conserva la siguiente estructura:

Cuatro (4) dígitos, para el Año en que entra el proceso a primera o única instancia.

Cinco (5) dígitos para el consecutivo de radicación, se reinicia con 1 en cada cambio de año.

Dos (2) dígitos para el consecutivo de recursos del proceso, el cual variará conforme a los recursos interpuestos.

El código único de radicación de procesos, lo establece el despacho judicial al cual se reparte el asunto, en la primera ó única instancia, es único y su numeración es anual.

PAR.—Con el propósito de garantizar la consulta de los procesos judiciales cuando estos cambien de despacho judicial, la unidad de informática de la sala administrativa incluirá como criterios de búsqueda en la página web de la rama judicial la cédula de ciudadanía y el nombre del demandante”(8) (negrillas fuera del texto original)

Así se tiene que para garantizarse que los procesos que cambien de despacho judicial, puedan seguirse consultando se adicionaron los criterios de búsqueda referente a los datos del demandante y demandado, lo cual indica que en la actualidad desde el año 2008(9), el sistema siglo XXI, permite la consulta del proceso vía Internet o en los despachos Judiciales, no solo con el número único de radicación, sino también con los datos de las partes del proceso, lo que genera mayor facilidad en el acceso al sistema de información y permite realizar de manera ágil las consultas.

Debe reiterarse lo expuesto en el acápite 3.1 de la parte motiva de esta providencia, señalándose que la información del historial de los procesos que aparece registrada en los computadores de los juzgados y en Internet, tiene el carácter de un mensaje de datos, por cuanto se trata de información comunicada a través de medios electrónicos, esto es la pantalla de un computador que opera como dispositivo de salida.

Así mismo, se destaca que los mensajes de datos son actos de comunicación procesal, los cuales cumplen con la finalidad de dar publicidad a las actuaciones surtidas en los procesos, las cuales son de intereses no solo de las partes, del Ministerio Público sino de otras autoridades judiciales y administrativas(10).

La progresiva implementación de los mecanismos electrónicos por parte de la rama judicial “responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de sus funciones, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales, pues con ayuda de aquellas herramientas se espera disminuir el volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes. En definitiva, el recurso a estos sistemas de información constituye una herramienta que facilita a la administración de justicia el cumplimiento eficiente de sus cometidos, en particular de su deber de dar publicidad a las actuaciones judiciales, a la vez que facilita a los ciudadanos el acceso a la administración de justicia.

Tan loables propósitos solo se satisfacen si los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen carácter de información oficial, de modo tal que generen confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia. De lo contrario, el desarrollo de tales medios además de no contribuir a lograr mayores niveles de eficiencia, publicidad y acceso a la administración de justicia, puede incluso resultar contraproducente para alcanzar tales fines.

En definitiva, la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales solo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Esto ocurre siempre y cuando dichos mensajes de datos puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes(11)(12).

De otra parte, debe destacarse que los datos registrados en el sistema de gestión justicia siglo XXI, generan en las partes y en general en los usuarios de la administración de justicia una confianza legítima(13), pero se insiste que lo que no se encuentre registrado en él, debe ser consultado directamente en el expediente contentivo del proceso.

Retornando al caso sub examine se tiene que en ejercicio de la acción de reparación directa, el señor Carlos García Prieto demandó el 10 de junio de 2005, ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca a la Procuraduría General de la Nación, repartida la demanda fue identificado el expediente con el “número único” de radicación 25000-23-26-000-2005-01415-01 (fl. 69 vuelto).

Mediante auto del 3 de noviembre de 2005 la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca admitió la demanda y mediante auto de cúmplase del 28 de julio de 2006, ordenó el envío del expediente a los jueces administrativos del circuito de Bogotá (reparto).

El proceso fue repartido al Juzgado Treinta y Siete Administrativo de Cundinamarca y conservó el mismo número de radicación (fls. 60 a 67). El juez avocó conocimiento y luego de surtir todo el trámite de la instancia, mediante sentencia de 27 de octubre de 2009 declaró administrativamente responsable a la Procuraduría General de la Nación.

La anterior providencia se notificó por edicto fijado el 3 de noviembre de 2009 y se desfijó el 5 de noviembre de 2009. En escrito del 10 de noviembre de 2009, la apoderada en ese momento de la demandada interpuso recurso de apelación sin sustentarlo (fl. 45), el cual fue concedido por el Juzgado en el efecto suspensivo mediante auto del 26 de enero de 2010 (fl. 47 y 47 vuelto). El proceso se envió al Tribunal en oficio del 3 de febrero del año en curso y allí fue repartido el 15 de febrero de 2010 bajo el número único de radicación 25000-23-26-000-2005-01415-02 (fl. 49).

El ponente de la Subsección “B” de la Sección Tercera del Tribunal Administrativo de Cundinamarca, mediante auto de 3 de marzo de 2010 corrió traslado a la parte demandada por el término de tres días para sustentar el recurso de apelación interpuesto oportunamente (fl. 51).

La anterior providencia se notificó por estado el 9 de marzo de 2010 (fls. 72 a 78). El término para sustentar corrió, sin que la parte apelante hiciera manifestación alguna.

El 5 de mayo de 2010, se dictó el auto por medio del cual se declaró desierto el recurso de apelación interpuesto por la apoderada de la Procuraduría General de la Nación.

Resalta la Sala que después de transcurridos 2 meses de: el último auto del Tribunal Administrativo de Cundinamarca; que el Juzgado de origen dictara el auto de 13 de julio de 2010 de obedézcase y cúmplase, en el cual se ordenó archivar el proceso de reparación directa ya referido y que mediante oficio de 22 de julio de 2010, el Juzgado Treinta y Siete Administrativo de Bogotá informara y remitiera copia de las providencias proferidas dentro del proceso (fl. 57), solo hasta el 27 de julio de 2010(14), la Procuraduría General de la Nación a través del abogado Carlos Enrique Palacios, solicitó información del proceso.

Por lo anterior, se evidencia por la Sala que la actora solo se percató de las actuaciones surtidas, incluyendo el archivo del expediente cuando el Juzgado remitió copia de las actuaciones surtidas en el mismo.

De otra parte, no se prueba por la actora con el escrito de tutela que la apoderada de la entidad hubiera consultado directamente en la Secretaría del Tribunal el expediente; que haya preguntado directamente a los empleados de la mencionada corporación información sobre el estado del mismo; que se hubiera adelantado cualquier otra consulta vía Internet con el número de radicación 25000-23-26-000-2005-01415-01 en fechas anteriores, concomitantes y posteriores al momento en que se surtió la segunda instancia(15).

Se indica por la accionante que en fecha de 28 de julio de 2010 “aparecen dos situaciones diferentes que son las que hacen caer en confusión a la abogada de la Procuraduría General de la Nación y ellas son que en dicha fecha aparece con el número 25000-23-26-000-2005-01415-02 un historial de registro, cuya última anotación corresponde a “Escrito solicita información proceso”, con el número 25000-23-26-000-2005-01415-01 aparece un historial completamente diferente y cuya última anotación corresponde a: “Regresa expediente con apelación de sentencia pasa a reparto Subsección B” (fl. 3), concluyendo que las anotaciones son antitécnicas y que la información de los registros estaba tergiversada haciendo incurrir en equívoco a la abogada que para ese entonces había asumido la defensa de la entidad.

Llama la atención de la Sala que los argumentos de la tutelante se extienden a explicar una supuesta confusión de quien en su momento fungía como apoderada de la entidad, sin que esta afirmación este fundada, probada y mucho menos aceptada por la persona a la que se hizo incurrir en el supuesto error.

Tampoco se demuestra que la abogada cumplió con la carga de realizar el seguimiento adecuado al proceso y que aun así la situación pueda endilgarse hoy a una supuesta confusión originada en los registros de los datos históricos consignados en el sistema de gestión y en el cambio del radicado con ocasión de los recursos interpuestos, esta última situación conocida plenamente por quienes son empleados, apoderados, o agentes del Ministerio Público ante los diferentes despachos judiciales.

En consecuencia, la Sala considera que no se encuentra evidencia en el trámite de la presente tutela que la apoderada de la accionante cumpliera con su deber de vigilancia a las actuaciones judiciales pues como se anotó en el acápite 3.1.2 de la parte considerativa de esta providencia, el deber de los apoderados es el de consultar las actuaciones surtidas en los procesos, bien personalmente accediendo al expediente en medio análogo, o por medios electrónicos.

Ahora bien, la Sala estima pertinente señalar que generan confianza legítima a los usuarios de la administración de justicia cuando las anotaciones tengan equivalencia funcional, entendida esta como la información que reposa en el sistema y en el expediente. Por lo que la información que no se encuentra en el sistema debe ser consultada directamente en el expediente, solicitándola a los empleados de la secretaria del despacho en que se encuentre, lo cual es obligación del apoderado de las partes.

Corolario de lo anterior, esta Sala no tutelará los derechos fundamentales al debido proceso y el acceso a la administración de justicia de la actora.

Con todo, se le exhortará a la presidencia del Tribunal Administrativo de Cundinamarca con el fin de que se impartan a la secretaría general de la corporación y a las secretarías de las secciones las instrucciones necesarias para que en lo sucesivo se difunda la información entre los usuarios de la administración de justicia del cambio de radicación originado por la interposición de los recursos. Con tal finalidad, deberán las secretarías del Tribunal dejar constancia en el sistema donde se indique el “nuevo reparto” el número interno nuevo del proceso, bajo el cual se surtirá la segunda instancia, para que en lo sucesivo el interesado consulte dicho número.

Se hace necesario poner en conocimiento del Consejo Superior de la Judicatura, Sala Administrativa, las ordenes impartidas en esta providencia, con la finalidad de que como encargado de reglamentar lo concerniente al sistema de gestión, justicia siglo XXI, tome las medidas necesarias para que en lo sucesivo no se genere en los usuarios de la administración de justicia desconcierto por el cambio de radicado al surtirse las diferentes instancias en los procesos, por ende adopte un mecanismo idóneo que permita sin dejar de consultarse el historial del proceso, la consulta del mismo bajo un radicado único, sin que se presente variación en el “código de identificación del proceso” específicamente en los dos últimos dígitos que lo conforman los cuales corresponden al “consecutivo de recursos del proceso, el cual variará acorde a los recursos interpuestos”.

De igual forma, es indispensable que el Consejo Superior de la Judicatura, Sala Administrativa implemente de manera completa el parágrafo del artículo 4º del Acuerdo 4937 de 2008, incluyendo el número de cédula del demandante en el sistema de gestión justicia siglo XXI en la consulta de los procesos vía Internet(16).

La Sala anota que las omisiones que cuestiona la tutelante y a las cuales le endilgó la vulneración de los derechos fundamentales se dirigieron al tribunal, quien es el encargado de alimentar el sistema en dicha corporación; por lo tanto, se desvinculara de la presente acción al Juzgado Treinta y Siete Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá.

Decisión

En mérito de lo expuesto el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, Subsección B, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley,

FALLA:

1. NIÉGASE la tutela de los derechos fundamentales al debido proceso y el acceso a la administración de justicia de la Procuraduría General de la Nación, con fundamento en las razones expuestas en la parte motiva de esta sentencia.

2. EXHÓRTASE a la Presidencia del Tribunal Administrativo de Cundinamarca con el fin de que se impartan a la secretaria general de la corporación y a las secretarias de las secciones las instrucciones necesarias para que en lo sucesivo se difunda la información entre los usuarios de la administración de justicia del cambio de radicación originado por la interposición de los recursos. Con tal finalidad, deberán las secretarías del tribunal dejar constancia en el sistema donde se indique el “nuevo reparto” el número interno nuevo del proceso, bajo el cual se surtirá la segunda instancia, para que en lo sucesivo el interesado consulte dicho número.

3. ENVÍASE copia de la presente providencia a la presidencia de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

4. DESVINCÚLASE al Juzgado Treinta y Siete Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá del presente trámite de tutela.

5. De no ser impugnada la presente providencia, remítase a la Corte Constitucional para su eventual revisión.

6: Notifíquese en legal forma a las partes.

Discutida y aprobada en sesión de la fecha».

(1) Sentencia T-686 de 31 de agosto de 2007, M.P. Jaime Córdoba Triviño. Referencia Expediente T-1620094.

(2) Recogidas en el artículo 1º, literales i) y j) del acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006, en los siguientes términos: mensaje de datos: es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico e internet. Para efectos de la aplicación de este acuerdo la noción de mensaje de datos no aplica a documentos enviados vía fax. Sistema de Información: Es todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar, conservar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

(3) El artículo 1º, literal a) del acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006, define los “Actos de comunicación procesal” como “todos aquellos actos o actividades de comunicación definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y órdenes del juez o del fiscal, relacionadas con el proceso, así como de estos con aquellos”.

(4) Dicho Acuerdo determina su ámbito de aplicación en sus artículos 2º y 17 a 19, del siguiente modo:

“ART. 2º—Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo se aplicará en lo pertinente, a los procedimientos civil, contencioso administrativo, laboral, penal y disciplinario, respecto de los actos de comunicación procesal, susceptibles de realizarse a través de mensajes de datos y método de firma electrónica, así como en lo relacionado con los documentos contenidos en medios electrónicos y su presentación, en los términos de los respectivos códigos de procedimiento”.

ART. 17.—En el procedimiento civil y contencioso administrativo. El presente Acuerdo se aplicará en el procedimiento civil, en el procedimiento laboral, así como en el contencioso administrativo, a las comunicaciones que envíen los despachos judiciales; a las citaciones que para efectos de notificación personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia; a las notificaciones del auto admisorio de la demanda, que por aviso deba efectuarse a las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia y a la presentación y recepción de memoriales.

ART. 18.—En el procedimiento penal. El presente acuerdo se aplicará en el nuevo proceso penal, tratándose de las notificaciones que deban surtirse mediante correo electrónico; de las citaciones que deban surtirse en los términos de los artículos 171 y 172 de la Ley 906 de 2004.

ART. 19.—En el procedimiento disciplinario. El presente acuerdo se aplicará en el procedimiento disciplinario, en materia de las notificaciones que pueden surtirse a través de medios electrónicos, tal como se encuentran reguladas en su artículo 10 y en el artículo 102 de la Ley 734 de 2002.

(5) Ley 270 de 1996, artículo 95.

(6) El cual se puede consultar en: http://www.ramajudicial.gov.co/csj_portal/jsp/frames/index.jsp?idsitio=6&idseccion=167.

(7) Al dar cumplimiento de la orden impartida por el numeral 5º de la parte resolutiva de la sentencia de12 de junio de 2008 proferida dentro del trámite de tutela AC-00385-2008, por el Consejo de Estado, M.P. Ligia López Díaz.

(8) http://www.ramajudicial.gov.co/csj_portal/jsp/frames/index.jsp?idsitio=6&idseccion=167.

(9) Con posterioridad a dictarse las sentencias de tutela por esta corporación en el año 2008.

(10) Acuerdo 3334 de 2006, artículo 1º literal a).

(11) Así lo consideró también la Corte Constitucional en la Sentencia T-686 de 2007, ya citada.

(12) Sentencia de 4 de septiembre de 2008, proferida por el Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, M.P. Ligia López Díaz, radicado 110010315000200800051901.

(13) Sentencia de 4 de agosto de 2008, proferida por el Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, M.P. María Inés Ortiz Barbosa, radicado 11001031500020080071700.

(14) Fecha en la que aparece en los registros históricos del expediente con radicación 25000-23-26-000-2005-01415-02.

(15) Lo que hace diferente el presente caso con las situaciones analizadas en su momento por esta corporación en el precedente del que hace referencia la tutelante, pues en esa ocasión estaba plenamente probado en el trámite de tutela las consultas que se habían realizado del sistema de gestión tanto vía Internet como en los computadores de las secretarias de los despachos judiciales.

(16) http://procesos.ramajudicial.gov.co/prueba/consultap.aspx.