Sentencia 2529 de mayo 3 de 2002 

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN QUINTA

EXIGENCIA DE COPIAS AUTENTICADAS

NO ESTÁ PROHIBIDA

EXTRACTOS:«Mediante el artículo 83 de la Ley 190 de 1995 se facultó al Presidente de la República para "suprimir o reformar regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública", y así fue expedido el Decreto 2150 de 1995, por cuyo artículo 1º se prohibió a las entidades que integran la administración pública exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente (8) .

(8) El artículo 1º del Decreto 2150 de 1995 fue modificado por el artículo 1º del Decreto 1122 de 1999, "por el cual se dictan normas para suprimir trámites, facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuir a la eficiencia y eficacia de la Administración Publica y fortalecer el principio de la buena fe", aplicable a todos los organismos y entidades, públicos y privados, que ejercieran funciones públicas de carácter administrativo, de cualquier orden, según lo establecido en el artículo 9º del mismo. Pero el Decreto 1122 de 1999 fue declarado inexequible por la Corte Constitucional mediante la sentencia C-923 de 18 de noviembre de 1999 (exp. 2605). Después, por el artículo 1º, numeral 5º, de la Ley 573 de 2000, se facultó al Presidente de la República para suprimir o reformar las regulaciones, procedimientos y trámites sobre que versó el Decreto 1122 de 1999, con la precisión de que el ámbito de aplicación de las normas que en su ejercicio se expidieran comprendería a los organismos públicos de cualquier nivel y a los de naturaleza privada que por atribución legal ejercieran funciones públicas de carácter administrativo, solo en relación con estas últimas; y en ejercicio de esa facultad se expidió el Decreto 266 de 2000, por cuyo artículo 26 fue nuevamente modificado el 1º del Decreto 2150 de 1995; pero el numeral 5º del artículo 1º de la Ley 573 de 2000 y el Decreto 266 de 2000 íntegramente fueron declarados inexequibles por la Corte Constitucional mediante la sentencia C-1316 de 26 de septiembre de 2000 (exps. D-2876 y D-2877).

Integran la administración pública, según el artículo 39 de la Ley 489 de 1998, los organismos que conforman la rama ejecutiva del poder público y los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano.

(...).

Entonces, según el artículo 68 del Decreto 960 de 1970, que trata del reconocimiento de documentos privados, quienes hayan suscrito un documento privado pueden acudir ante el notario para que éste autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquél. Ese reconocimiento, dice el artículo 72, da plena autenticidad y fecha cierta al documento, y procede respecto del otorgado para pactar expresamente obligaciones.

Y según los artículos 73 y 74 del mismo decreto, sobre autenticaciones, el notario puede dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos, o de que fue puesta en su presencia, estableciendo la identidad del firmante; y puede también autenticar una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que corresponda exactamente al original que tenga a la vista o comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad. La autenticación solo procede respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga, dice el artículo 77 del mismo decreto.

También, conforme a los artículos 252, 254, 295 y 296 del Código de Procedimiento Civil, ante los jueces pueden reconocerse las firmas y el contenido de documentos; pueden también los jueces autenticar copias cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, y los secretarios de oficinas judiciales, previa orden del juez donde se encuentre el original o copia autenticada, pueden autenticar documentos.

Son distintos, entonces, el reconocimiento de las firmas y el contenido de un documento, de la autenticación de la firma puesta en un documento y de la autenticación de la copia de un documento.

El artículo 1º del Decreto 2150 de 1995 prohíbe exigir "documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente", esto es, documentos respecto de los que el notario ha dado testimonio escrito de que las firmas puestas en los mismos corresponden a las registradas por quienes lo suscribieron o que fueron puestas en su presencia (documentos autenticados); o documentos cuyas firmas y contenido han sido reconocidos ante juez o notario por quienes lo suscribieron (documentos reconocidos).

No prohíbe ese artículo exigir copias autenticadas, que son aquellas respecto de las que el juez, secretario de oficina judicial o notario ha dado testimonio escrito de que corresponde exactamente al original o comprende la integridad del documento exhibido y lo reproduce con entera fidelidad, según los casos».

(Sentencia de 3 de mayo de 2002. Expediente 2529. Consejero Ponente: Dr. Mario Alario Méndez).

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