Sentencia 3215 de abril 19 de 1991 

CONSEJO DE ESTADO 

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN CUARTA

LIBROS DE CONTABILIDAD

SANCIÓN POR ATRASO

EXTRACTOS: «El aspecto de fondo de la litis no es otro que el de la imposición de la sanción por libros de contabilidad cuya procedencia se analiza bajo las normas vigentes al momento de imposición.

El artículo 34 del Decreto 2821 de 1974, estableció los hechos que se consideraban irregulares en lo concerniente al control tributario sobre los libros de contabilidad, hechos que fueron penados pecuniariamente por el artículo 56 del Decreto 3803 de 1982, que estableció en su inciso 3º:

“La sanción de que trata este artículo también se aplicará cuando existiere atraso en los libros de contabilidad. Para tales efectos se considera que los libros de contabilidad deben estar al día a más tardar, dentro de los tres (3) meses siguientes a las fechas de las respectivas operaciones” (subraya la Sala).

Aduce el demandante que en razón de que el Código de Comercio en ninguna de sus disposiciones establece cuáles son los libros de contabilidad que deben asentarse, ni cuándo, ni en qué cantidad deben hacerse los registros contables, la práctica ha suplido dicho vacío e indica como libros a llevar el de diario, donde se registran cronológicamente las operaciones diarias de manera que pueda suministrar una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante. Un libro mayor en donde se resume el movimiento asentado en el libro diario con el único fin de elaborar el balance general, el cual se asentará cuando por disposición legal o estatutaria deba presentarse balance para conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Que en el caso de la sociedad estatutariamente debe presentarse un balance a 31 de diciembre, obligación que coincide con la legal de presentar balance por lo menos una vez al año.

Que en consecuencia en el libro mayor sólo es obligatorio efectuar el registro del movimiento diario una vez al año, en diciembre 31 del respectivo período contable. Libro de inventarios y balances que se usa para discriminar detalladamente el balance resumido que arroja el libro mayor de manera que pueda tenerse un inventario completo de activos y pasivos del comerciante y de la situación de su patrimonio, que el acta de inspección contable da cuenta de que los libros de la sociedad estaban en el siguiente estado:

“Libro diario, al día

Libro mayor, último registro en diciembre 31 de 1984.

Libro de inventarios y balances, último registro en diciembre 31 de 1984”.

Concluye que de conformidad con la legislación comercial y los principios de la sana práctica contable, la contabilidad de la sociedad se encontraba al día y que fue errada la apreciación de la Administración al considerar que el artículo 56 del Decreto 3803 de 1982 establece la obligación de llevar registros en los libros diario y mayor cada tres meses.

Para la Sala la interpretación que debe dársele al artículo 56 del Decreto 3803 de 1982, no puede ser otra que la de considerar atrasados los libros de contabilidad cuando han transcurrido tres meses, desde la fecha de las respectivas operaciones sin que éstas se hayan asentado en los libros de contabilidad, pero en manera alguna puede interpretarse que por el hecho de que en un libro mayor y balance no se haya registrado operación alguna en el año de 1985 a octubre 10 y hayan transcurrido más de tres meses desde la fecha del último asiento, diciembre 31 de 1984, proceda la imposición de la sanción. Pues depende no sólo de las normas comerciales, tributarias y prácticas contables sino de la propia actividad del contribuyente determinar la fecha de registro de operaciones de la empresa.

Es así como la ley en el artículo 33 del Decreto 2821 de 1974, ordena que la contabilidad debe mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras, son los artículos 52 y 445 del Código de Comercio los que señalan la obligación de, por lo menos una vez al año elaborar un inventario y un balance general; es el mismo código el que exige llevar un libro de registro de acciones, de registro de socios. Es el Decreto 3541 de 1983 que ordena llevar una cuenta mayor o de balance llamada impuesto a las ventas por pagar para determinados contribuyentes.

Entonces si es la misma ley la que establece que el contribuyente debe al final de cada ejercicio elaborar un inventario y un balance general, no puede afirmarse que antes de vencer el período fiscal haya incurrido en falla sancionable por el hecho de no tener registradas operaciones en este libro, ni por el hecho de que entre el último asiento y la fecha de la inspección haya transcurrido el término de tres meses.

Por las razones expuestas concluye la Sala que la sanción impuesta con base en el acta de visita, en la cual se consigna expresamente como observación al libro mayor y balances que: “por ser la compañía una sociedad eminentemente agrícola sólo se presentan estados financieros una vez al año cortados a 31 de diciembre”, debe ser revocada».

(Sentencia de abril 19 de 1991. Expediente 3215. Consejero Ponente: Dr. Guillermo Chahín Lizcano).

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