Sentencia T-686 de agosto 31 de 2007 

CORTE CONSTITUCIONAL 

SALA TERCERA DE REVISIÓN

Sentencia T-686 de 2007 

Ref.: expediente T-1620094

Magistrado Ponente:

Dr. Jaime Córdoba Triviño

Acción de tutela interpuesta por José Luis Morales Parra contra los Juzgados 6 Civil Municipal y 43 Civil del Circuito de Bogotá.

Bogotá, D.C., treinta y uno de agosto de dos mil siete.

La Sala Tercera de Revisión de la Corte Constitucional, integrada por los magistrados Jaime Córdoba Triviño, Rodrigo Escobar Gil y Marco Gerardo Monroy Cabra, en ejercicio de sus competencias constitucionales y legales, específicamente las previstas en los artículos 86 y 241 numeral 9º de la Constitución y en el Decreto-Ley 2591 de 1991, profiere la siguiente:

Sentencia

Dentro del trámite de revisión de los fallos de la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá y de la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia que resolvieron en primera y segunda instancia, respectivamente, la acción de tutela promovida por el señor José Luis Morales Parra contra los Juzgados 6 Civil Municipal y 43 Civil del Circuito de Bogotá.

I. Antecedentes

Hechos.

Los hechos que dieron lugar a interponer la acción de tutela objeto de revisión son los siguientes:

1. La Sociedad Comercializadora Inmobiliaria Rojas y Vásquez Abogados Asociados Ltda., “Cirvas Ltda.”, por intermedio de su representante legal, formuló demanda en contra del señor José Luis Morales Parra, con el fin de declarar terminado el contrato de arrendamiento suscrito entre ambas partes, respecto de la oficina 401 del edificio ubicado en la calle 67 Nº 8-12, antes 8-16, de Bogotá, y, en consecuencia, obtener la restitución de dicho inmueble.

2. Efectuado el reparto, correspondió al Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá dar trámite a la demanda.

3. La notificación personal del auto admisorio de la demanda se realizó el 3 de mayo de 2006. Sin embargo, en el sistema de información del juzgado dicha actuación aparece registrada con fecha 4 de mayo de 2006.

4. Una vez notificado del auto admisorio de la demanda, el señor Morales Parra acudió al abogado Germán Acosta Romero para que lo representara en el proceso judicial que se iniciaba en su contra. Este último consultó el historial del proceso en la pantalla del computador del Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá y allí encontró, bajo la columna titulada “Actuación”, el texto “Diligencia de notificación personal”, frente a la cual aparecía, en la columna titulada “Fecha actuación”, la fecha “04/05/2006”, la cual tomó como cierta.

5. Con base en esta información, el apoderado del señor Morales Parra contabilizó el término de traslado de diez (10) días que la ley concede al demandado para responder a la demanda y formular las excepciones. De acuerdo a la fecha de notificación registrada en la pantalla del computador, y teniendo en cuenta la suspensión de términos judiciales que tuvo lugar entre el 11 de mayo y el 6 de junio —debido al cese de actividades judiciales acaecido en esas fechas— el término para contestar la demanda vencía el 14 de junio de 2006, fecha en la cual el abogado presentó el escrito correspondiente, donde formulaba como excepción de mérito el cumplimiento total de la obligación.

6. Mediante auto del 6 de julio de 2006, el juzgado de conocimiento dispuso “No se tienen en cuenta ni se las da trámite a las anteriores excepciones, por extemporáneas”.

7. En contra de tal decisión, el abogado del señor Morales Parra interpuso y sustentó los recursos de reposición y, en subsidio, apelación. El primero fue negado por el juzgado argumentando la extemporaneidad de las excepciones formuladas, toda vez que el término para presentarlas, contabilizado a partir de la fecha en que se surtió la notificación personal al demandado (mayo 3/2006), vencía el 13 de junio de 2006. Por su parte, el recurso de apelación fue negado por considerarlo improcedente.

8. En contra de esta última decisión, el apoderado interpuso los recursos de reposición y de queja. El primero fue negado y el segundo concedido. La decisión del recurso de queja correspondió por reparto al Juzgado 43 Civil del Circuito de Bogotá, el cual, mediante auto del 11 de diciembre de 2006, dispuso que “... el recurso de apelación estuvo bien denegado por el juzgado de conocimiento...”, sin hacer consideración alguna respecto a la discusión de fondo sobre la extemporaneidad de las excepciones formuladas por el demandado.

Acción de tutela interpuesta.

Agotados los mecanismos ordinarios de defensa judicial, el señor Morales Parra, a través de su apoderado, interpuso acción de tutela en contra de los Juzgados 6 Civil Municipal y 43 Civil del Circuito de Bogotá. En ella solicita que se amparen sus derechos fundamentales al debido proceso, a la buena fe, y al acceso a la administración de justicia.

Para ello argumenta que, al declarar extemporáneas las excepciones formuladas en la contestación de la demanda, se pasó al señor Morales Parra “una factura de cobro del error cometido por el propio juzgado”, al ingresar en el sistema de información computarizado una fecha de la diligencia de notificación personal del demandado que no correspondía a la que constaba en el expediente. Dicho error, abstracción hecha de quien lo cometa, “configura finalmente una falla institucional, que compromete al juzgado como un todo, esto es, se traduce en un error judicial de orden institucional”. Sostiene el señor Morales Parra que, al tener por extemporánea la contestación de la demanda y no dar trámite a la excepción de cumplimiento total de la obligación, se vulneró su derecho de defensa, y con él el derecho al debido proceso, “ya que no fuimos oídos en juicio por un error al que nos indujo el juzgado, cuyo computador fue alimentado o accesado por uno de los funcionarios judiciales del propio despacho”. Tal actuación conlleva además una vulneración del derecho fundamental de acceder a la administración de justicia, derecho que consiste “no solo en poder demandar, sino también en poder defenderse ante los jueces”, posibilidad que le fue negada en este caso.

Finalmente considera que la actuación de las autoridades judiciales resulta violatoria del principio de la buena fe, según el cual “hay que creer y confiar en la palabra dada, bien en forma oral o bien en forma escrita”. Sostiene el peticionario que la información digitada en los computadores de los juzgados no solo da cuenta del esfuerzo de modernización emprendido por la administración de justicia, “sino que nos genera toda la confianza en la actuación judicial, en donde se presume que el derecho de defensa se encuentra preservado y a salvo”. Sin embargo, “fuimos asaltados en nuestra buena fe y en la confianza legítima, ya que la administración judicial nos sorprendió con una decisión inesperada e inconsecuente con las fechas que ella misma había generado entre los usuarios de la rama judicial”.

Trámite de la acción de tutela en primera instancia.

Correspondió conocer de la acción de tutela a la Sala de Decisión Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá. Durante el trámite presentaron sus argumentos el representante legal de la sociedad demandante en el proceso de restitución y el titular de uno de los juzgados frente a los que se interpuso la tutela.

El señor Rafael Alberto Rojas Echeverri, representante legal de la sociedad “Cirvas Ltda.”, expone las siguientes razones para denegar el amparo solicitado por el señor Morales Parra. En primer lugar, señala que el tribunal no es competente para conocer la acción, pues le corresponde hacerlo al inmediatamente superior, esto es, a los jueces civiles del circuito. En segundo lugar, advierte que la tutela interpuesta solo tiene como finalidad entorpecer el trámite normal del proceso, para lo cual se alega una vulneración del debido proceso y del derecho de defensa que se sustenta en una pobre argumentación, toda vez que “es de conocimiento que las normas procesales son de orden público y hasta el estudiante de primer año de derecho conoce que quien marca la pauta para aplicar el procedimiento dentro de los procesos judiciales es el código correspondiente, quien determina que a través de los estados se contabilizan los términos y no por un computador que es un mecanismo de simple ayuda”.

Por su parte, el titular del Juzgado Sexto Civil Municipal de Bogotá allega un escrito en el cual se precisa que la notificación al señor Morales Parra “se surtió en el juzgado con fecha 3 de mayo de 2006 y fue ingresada en el sistema al día siguiente por el empleado que realizó la notificación, razón por la cual figura en pantalla el 4 de mayo de 2006”. Tras explicitar la manera en que fueron contabilizados los términos por parte del juzgado, señala que “el hecho de que en el sistema aparezca como fecha de notificación el día 4 de mayo no da lugar a que se deje de pasar por alto la fecha en que se suscribió el acta de notificación. Por lo cual los términos para contestar son estrictos y específicos”.

Decisión de la acción de tutela en primera instancia.

En sentencia del 15 de febrero de 2007, la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá deniega el amparo solicitado por el accionante con fundamento en las siguientes consideraciones:

En relación con la actuación del Juzgado 43 Civil del Circuito, la tutela resulta improcedente, pues este se limitó a estudiar el recurso de queja que se interpuso frente a la negativa del a quo a conceder la apelación frente al auto que negaba dar trámite a las excepciones formuladas por el demandado. La competencia de este juzgado al decidir el recurso de queja se limitaba a determinar si la providencia sometida a consideración era o no apelable, y así lo hizo.

Respecto a la actuación del Juzgado 6 Civil Municipal, el juez de tutela considera que no incurrió en violación de los derechos fundamentales invocados por el accionante. Para ello señala que si el juzgado consideró extemporáneas las excepciones formuladas por el apoderado del señor Morales Parra, fue porque en realidad se presentaron tardíamente. Sostiene que la divergencia entre la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda registrada en el computador del juzgado y la fecha consignada en el expediente carece de relevancia por cuanto “la falla que se presenta es de carácter humana no atribuible al funcionario judicial, pues bien es sabido por los usuarios de la justicia, que los medios tecnológicos con que se cuenta en la rama judicial, aún presentan serios inconvenientes, razón que obliga al usuario a consultar no solo el sistema, sino mejor aún, el propio expediente. Si el interesado hubiese efectuado esa operación sencilla, se había enterado que su prohijado se notificó el 3 de mayo y no en otra fecha, por lo que en consecuencia, sabía hasta cuando llegaba el término para contestar y formular excepciones”. A juicio del juez de tutela, la omisión de consultar directamente el expediente solo denota descuido en la vigilancia de las actuaciones procesales por parte del apoderado del señor Morales Parra. En este orden de ideas, considera además que, así se hubiese registrado la anotación en un día posterior, el abogado del demandado tuvo la posibilidad de contestar la demanda y formular excepciones dentro del mes en que los juzgados permanecieron en huelga, en lugar de presentarla a última hora, como en efecto lo hizo.

Decisión de la acción de tutela en segunda instancia.

El fallo de primera instancia fue impugnado por el accionante, reiterando su tesis respecto a la existencia de un error judicial. En sentencia del 29 de marzo de 2007, la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia resolvió en segunda instancia esta acción de tutela, confirmando la decisión impugnada reiterando los argumentos expuestos por el a quo.

Pruebas decretadas en sede de revisión.

Con el objeto de contar con mayores elementos de juicio para decidir el asunto de la referencia, el magistrado sustanciador, mediante auto del 13 de agosto de 2007, ordenó la práctica de las siguientes pruebas:

1. Oficiar al Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá para solicitarle informar a la Corte acerca del estado actual del proceso abreviado de restitución de inmueble promovido por la sociedad “Cirvas Ltda.” contra el señor José Luis Morales Parra, radicado bajo el número 05-1394, e igualmente para enviar copia de las actuaciones adelantadas con posterioridad al auto del 6 de julio de 2006, en el cual se niega dar trámite, por extemporáneas, a las excepciones formuladas en la contestación de la demanda.

Atendiendo a esta solicitud, el Juzgado 6 Civil Municipal remitió, mediante oficio Nº 2054 del 16 de agosto de 2007, un cuaderno de 25 folios con copias de las actuaciones adelantadas en el proceso de la referencia, entre las cuales se destacan:

• Constancia de notificación personal del auto admisorio de la demanda suscrita el 3 de mayo de 2006 (fl. 1).

• Auto del 18 de agosto de 2006 en el que el titular de ese despacho decide no reponer el auto del 6 de julio de 2006 (fls. 11 y 12).

• Fotocopia de una fotografía de la pantalla del computador del juzgado en la que aparece el 04/05/2006 como fecha de la diligencia de notificación personal (fl. 13).

• Auto del 23 de octubre de 2006 en el que el titular de ese despacho decide no reponer el auto del 18 de agosto de 2006 y conceder el recurso de queja (fls. 18 y 19).

• Sentencia del 5 de febrero de 2007, en la que el Juzgado 6 Civil Municipal declara la terminación del contrato de arrendamiento suscrito entre la sociedad “Cirvas Ltda.” y José Luis Morales Parra, ordena a este último la restitución del inmueble arrendado y le condena en costas (fls. 21 a 23).

• Despacho comisorio Nº 123 del 11 de abril de 2007, en el que se comisiona al inspector de policía de la zona respectiva para practicar la diligencia de entrega del inmueble ubicado en la calla 67 Nº 8-12, antes 8-16 de la ciudad de Bogotá (fl. 25).

2. Oficiar a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura para solicitarle que se sirva informar si a la fecha ha sido expedida la reglamentación relacionada con el uso de los medios tecnológicos al servicio de la administración de justicia a los que se refiere el artículo 95 de la Ley 270 de 1996. Igualmente, si dentro de la reglamentación antes mencionada se ha regulado la creación y funcionamiento de los sistemas computarizados que permiten a los ciudadanos consultar el historial de los expedientes en los despachos judiciales, así como el valor probatorio de dicha información.

En respuesta a esta solicitud, el 28 de agosto de 2006 se recibió una comunicación procedente de la dirección ejecutiva de la administración judicial, Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, suscrita por el doctor Juan Carlos Yepes Alzate, en la que se informa que, en desarrollo del artículo 95 de la Ley 270 de 1996, se han elaborado planes de modernización tecnológica de la rama judicial para los periodos 2003-2006 y 2007 a 2010, los cuales fueron aprobados por la Honorable Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. Así mismo, señala que “en cuanto a la consulta del historial de los expedientes a través de la página web de la rama judicial, dicho servicio es brindado al ciudadano, con fundamento en la información registrada directamente por los empleados de cada uno de los despachos judiciales que cuentan con el sistema de gestión, denominado justicia XXI. Estos datos que se encuentran en la página web son de carácter informativo y por tal motivo los usuarios deben acercarse a la secretaría del despacho respectivo para verificar información, tal como se informa en la página de consulta de procesos en internet: “Por favor verificar la información con la secretaría correspondiente”.

Adjunto a dicha comunicación, se envía copia de 23 acuerdos expedidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura en relación con la implementación de medios tecnológicos para cumplir diversas tareas en la administración de justicia: reparto en los despachos pertenecientes a las diferentes jurisdicciones, depósitos judiciales, etc. Entre dichos acuerdos, merece destacarse el Nº 1591 de 2002, “por el cual se establece el sistema de información y gestión de procesos y manejo documental (Justicia XXI)”.

3. Oficiar al representante legal de sociedad “Cirvas Ltda.” para que informe a la Corte si a la fecha existe contrato de arrendamiento vigente respecto de la oficina 401 del edificio ubicado en la calle 67 Nº 8-12, antes 8-16 de la ciudad de Bogotá. Como respuesta, el 16 de agosto de 2007, se recibió un escrito firmado por el señor Rafael Alberto Rojas Echeverri en el que se afirma que “de conformidad con lo ordenado en sentencia judicial debidamente ejecutoriada, el contrato de arrendamiento suscrito con el tutelante, se encuentra terminado”. Sin embargo, dado que en dicha comunicación no se aclaró si a la fecha dicho inmueble es objeto de contrato de arrendamiento vigente suscrito con alguna otra persona, en conversación telefónica sostenida el 21 de agosto de 2007, el señor Rojas Echeverri manifestó a una auxiliar del despacho del magistrado sustanciador que a la fecha no existía ningún contrato de arrendamiento vigente, ni con el señor Morales Parra ni con ninguna otra persona. Que el señor Morales Parra mantenía la tenencia del inmueble objeto de controversia pues, aunque ya se había fijado fecha para la diligencia de restitución, esta no se había practicado aún.

4. Mediante auto del 28 de agosto de 2007, el magistrado sustanciador comisionó a dos funcionarios de su despacho para efectuar una inspección judicial a las instalaciones de los juzgados civiles de Bogotá, situadas en la carrera 10 Nº 14-33 de Bogotá, con el fin de obtener mayor información sobre el funcionamiento del sistema de información computarizado que opera en estas dependencias, las medidas de seguridad implementadas para garantizar la fiabilidad de la información y la existencia de anuncios que adviertan a los usuarios sobre la necesidad de verificar los datos registrados en dicho sistema con la consulta directa de los expedientes.

En el desarrollo de esta inspección se logró establecer que, ni en las pantallas, ni en los alrededores del lugar donde están situados los 36 computadores dispuestos para consulta del público en la primera planta del edificio, ni en los computadores situados en los despachos visitados, entre ellos el Juzgado 6 Civil Municipal, existían avisos que advirtieran a los usuarios sobre la necesidad de verificar los datos registrados en dicho sistema con la consulta directa de los expedientes. En la sede de este despacho tan solo consta un aviso en que se señala que: “La notificación personal está prohibida sin autorización del secretario del juzgado”.

Con el fin de indagar sobre el funcionamiento de este sistema de información, se entrevistó al titular del Juzgado 26 Civil Municipal de Bogotá, Fabio Máximo Mena Gil, y a la secretaria del mismo despacho, Yenny Stella Martínez Arenas. Esta última manifestó que tal sistema de información comenzó a implementarse en las dependencias de los juzgados civiles situados en la carrera 10 desde finales de 2003. Señala que en él se registra todo tipo de actuación surtida en el proceso. En relación con ellas, en el sistema se informa sobre la fecha, el tipo de actuación y, en algunos casos, cuando el sistema ofrece la opción para ello, como ocurre en el caso de las providencias judiciales, se introduce un breve resumen donde se informa del sentido en que se resolvió. Sin embargo, debido a la limitación de los caracteres, no alcanza a registrarse de manera completa la parte resolutiva, ni a informar nada sobre la parte motiva de las decisiones.

Igualmente la señora Yenny Martínez manifestó que, en el despacho donde labora, cada empleado está encargado de ingresar diariamente al sistema las actuaciones que realiza, para lo cual dispone de una clave de acceso personal. Que a ella además, en calidad de secretaria, le corresponde ingresar las providencias firmadas por el juez. Señala que, en su caso, la tarea de alimentar el sistema le ocupa entre 4 y 5 horas diarias. Sostiene que tal labor en ningún caso es confiada a empleados judiciales ajenos al despacho ni a particulares contratados para tal fin. Igualmente explica que, como medida de seguridad, la información relacionada con las actuaciones de secretaría solo puede ser modificada por la secretaria del juzgado, mientras que los datos sobre actuaciones del despacho solo pueden ser modificados por el propio juez. El sistema no permite que cualquier empleado del juzgado, con su clave, pueda modificar la información que en él se registra.

Tanto el titular como la secretaria del Juzgado 26 Civil Municipal de Bogotá manifestaron que en este despacho es costumbre solicitar a los usuarios que consulten en la pantalla el estado del proceso con el fin de facilitar la ubicación del expediente, pero que en ningún caso se les niega la consulta directa del expediente ni se condiciona su acceso al mismo al registro de nuevas actuaciones procesales en la pantalla del computador.

Finalmente, el juez Mena Gil explicó que el sistema operativo actualmente empleado en las bases de datos de los despachos judiciales fija de manera automática la fecha que aparece en la columna “Fecha actuación”, a partir del día en que se introduce la información sobre esta al sistema. Es por esta razón que los empleados de su despacho tienen la obligación de introducir en el sistema los datos de las actuaciones el mismo día en que estas se realizan, para así evitar que la fecha registrada en el sistema no coincida con la fecha real de la actuación. Sin embargo, como en ocasiones el tiempo no alcanza, algunas actuaciones son registradas el día siguiente al que se produce la actuación. No obstante, se cuida que ello no suceda con las actuaciones de las que depende el cómputo de términos y de las providencias, donde se trata que la fecha registrada en el sistema coincida con la fecha de su realización que aparece en el expediente. Señala este funcionario que, hasta donde tiene entendido, esta misma norma se aplica a todos los juzgados de esta especialidad.

II. Consideraciones de la Corte Constitucional

Competencia.

1. Esta Corte es competente de conformidad con los artículos 86 y 241 de la Constitución Nacional, y el Decreto 2591 de 1991, para revisar el fallo de tutela seleccionado.

Problemas jurídicos

2. El presente caso plantea los siguientes problemas jurídicos:

2.1. El primero de ellos es la procedibilidad de la acción de tutela, pues debe la Corte entrar a resolver si en este caso concurren los requisitos establecidos en la jurisprudencia constitucional para que pueda instaurarse la acción de tutela contra providencias judiciales.

Para resolver esta cuestión se abordarán los siguientes aspectos: en primer lugar, se examinará si en el caso se verifican las causales genéricas de procedibilidad de la acción de tutela contra providencias judiciales. En segundo lugar, se revisará la doctrina desarrollada por esta corporación sobre las causales específicas de procedibilidad de la tutela frente a decisiones judiciales, en particular la relacionada con la existencia de un defecto sustantivo por inaplicación de norma relevante para el caso. En tercer lugar, se establecerá si la decisión judicial que motiva la presente acción de tutela adolece de un defecto sustantivo por inaplicación de norma aplicable.

2.2. Si llegare a concluirse que en este caso procede la acción de tutela, la Corte deberá determinar si se violaron los derechos fundamentales a la defensa, al debido proceso y al acceso a la administración de justicia del señor José Luis Morales Parra, e igualmente si se infringió el principio constitucional de buena fe, al desatender, por extemporáneas, las excepciones formuladas por su apoderado, sin tener en cuenta que este último había efectuado el cómputo de los términos sobre la base de una información errónea, acerca de la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda, suministrada por el computador del juzgado.

Reiteración de jurisprudencia sobre la procedencia de la acción de tutela contra providencias judiciales.

3. La doctrina constitucional vigente en materia de tutela contra providencias judiciales se enuncia en la Sentencia C-590 de 2005 (1) . En ella se establece que la procedibilidad de la acción de tutela en estos casos está condicionada a la verificación de dos tipos de requisitos: los primeros, de carácter general, habilitan la interposición de la tutela frente a actuaciones u omisiones de las autoridades judiciales; los segundos, de carácter específico, condicionan propiamente la posibilidad de otorgar el amparo contra decisiones judiciales. A continuación se examinará si en el presente caso concurren ambas clases de exigencias.

Examen de los requisitos genéricos de procedibilidad de la acción de tutela.

4. En la Sentencia C-590 de 2005 se establecen una serie de requisitos generales de procedibilidad de la acción de tutela, que bien pueden ser considerados como una concreción de las causales de procedibilidad de la tutela establecidas tanto en el artículo 86 de la constitución como en el Decreto 2591 de 1991, en relación con las acciones u omisiones de las autoridades judiciales. Se procede a continuación a señalar cuáles son tales exigencias y si se satisfacen en el presente caso.

4.1. Relevancia constitucional de la cuestión discutida. El asunto que se decide en este caso posee innegable relevancia constitucional por cuanto se discute la vulneración de los derechos fundamentales a la defensa, al debido proceso, al acceso a la administración de justicia, así como el desconocimiento del principio constitucional de buena fe.

4.2. Que se hayan agotado todos los medios de defensa judicial, salvo cuando la tutela se interpone para evitar un perjuicio iusfundamental irremediable (2) . En este caso la parte actora hizo uso de todos los medios de defensa de los que disponía para tratar de revertir la decisión del Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá, como quedó reseñado en los antecedentes de esta sentencia.

4.3. Inmediatez, esto es, que la tutela se interponga en un plazo razonable a partir del hecho que determinó la vulneración. Para el caso que en esta ocasión ocupa a la Corte, bien puede afirmarse que se satisface la exigencia de inmediatez, toda vez que entre la fecha de la providencia que resuelve el recurso de queja, con la cual se agotan los mecanismos ordinarios de defensa judicial, proferida el 11 de diciembre de 2006, y la fecha de presentación de la tutela, 2 de febrero de 2007, apenas transcurren unas cuantas semanas, lo que permite afirmar que el demandante actuó dentro de un plazo razonable (3) .

4.4. Cuando se trate de una irregularidad procesal, que ella tenga un efecto decisivo en la sentencia que se impugna y afecte los derechos fundamentales del actor. En el presente caso, tanto el error en el registro de la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda en el sistema de información computarizado del juzgado, como la providencia que niega dar trámite, por extemporáneas, a las excepciones formuladas por el demandado, constituyen actuaciones surtidas en el curso de un procedimiento judicial. La primera de ellas es claramente irregular. La irregularidad de la segunda es precisamente lo que se debate en esta ocasión. En cualquier caso, ambas actuaciones comprometieron el ejercicio del derecho de defensa del actor y determinaron la decisión de fondo del Juzgado 6 Civil Municipal, de declarar la terminación del contrato de arrendamiento suscrito entre la sociedad “Cirvas Ltda.” y el señor José Luis Morales Parra, y ordenar a este último la restitución del inmueble que ocupaba en calidad de arrendatario.

4.5. Que la parte actora identifique de manera razonable los hechos que dieron lugar a la vulneración y los derechos fundamentales vulnerados y que hubiere alegado tal vulneración dentro del proceso judicial, siempre que ello hubiere sido posible. Exigencia que se satisface en este caso, puesto que el solicitante ha identificado de manera clara tanto los derechos fundamentales que considera violados, como los hechos que, en su sentir, han dado lugar a tal vulneración. Igualmente intentó hacer valer estos derechos ante la jurisdicción ordinaria, a través de la interposición de los recursos en contra de la decisión judicial que declaró extemporánea la contestación de la demanda.

4.6. Que no se trate de sentencias de tutela. Situación que claramente no es el caso, ya que la decisión judicial objeto de controversia en esta acción de tutela es el auto del Juzgado 6 Civil Municipal que negó el trámite, por extemporáneas, a las excepciones formuladas en la contestación de la demanda.

Examen de los requisitos específicos de procedibilidad de la acción de tutela contra providencias judiciales.

5. Una vez verificada la concurrencia de los requisitos que habilitan la interposición de la tutela en contra de decisiones judiciales, debe la Corte establecer si se presenta al menos uno de los requisitos específicos que hagan posible otorgar el amparo en estos casos. Estos últimos aluden a la presencia en la decisión judicial de una serie de vicios o defectos que esta corporación sintetizó en la Sentencia C-590 de 2005 y ha ratificado en ulteriores pronunciamientos (4) . Son ellos: a) defecto orgánico; b) defecto procedimental absoluto; c) defecto fáctico; d) defecto material o sustantivo; e) error inducido; f) decisión sin motivación; g) desconocimiento del precedente; h) violación directa de la constitución.

Como ha señalado la Corte, a través de la doctrina que distingue entre causales generales y específicas de procedibilidad de la acción de tutela contra providencias judiciales se ha querido afinar el concepto de vías de hecho, así como redefinir los supuestos en los que cabe ejercitar la acción de tutela frente a este tipo de decisiones, con el fin de dar cabida a aquellos eventos que, aunque no representen una burda trasgresión de la Constitución, sí constituyen decisiones ilegítimas violatorias de derechos fundamentales (5) .

A continuación, la Corte emprenderá el análisis del requisito específico de procedibilidad señalado en el literal d), con el fin de precisar su alcance y establecer si la actuación judicial que es objeto de controversia en el presente caso queda o no comprendida dentro del ámbito de aplicación de dicha causal.

La existencia de un “defecto material o sustantivo”.

6. La Corte ha señalado que una decisión judicial adolece de un defecto material o sustantivo en los siguientes eventos:

a) “Cuando se aplica una norma inaplicable a las circunstancias fácticas del asunto”. En reiterados pronunciamientos, la Corte ha señalado que tal situación tiene lugar cuando la norma aplicada: “(i) ha sido derogada y no produce efectos en el ordenamiento jurídico; (ii) porque resulte claramente inconstitucional y ante ello no se aplicó la excepción de inconstitucionalidad; (iii) porque la aplicación al caso concreto es inconstitucional; (iv) porque ha sido declarada inexequible por la Corte Constitucional, o (v) porque a pesar de estar vigente y ser constitucional, no se adecua a la circunstancia fáctica a la cual se aplicó, porque a la norma aplicada por ejemplo, se le reconocen efectos distintos a los expresamente señalados por el legislador” (6) .

b) “Cuando la norma aplicable al caso es claramente inadvertida o no tenida en cuenta por el fallador”.

c) “Cuando a pesar del amplio margen interpretativo que la Constitución le reconoce a las autoridades judiciales, la aplicación final de la regla es inaceptable por tratarse de una interpretación contraevidente (7) (interpretación contra legem) o claramente perjudicial para los intereses legítimos de una de las partes (8) (irrazonable o desproporcionada)”.

d) “Cuando el fallador desconoce las sentencias con efectos erga omnes tanto de la jurisdicción constitucional como de la jurisdicción de lo contencioso administrativo, cuyos precedentes se ubican en el mismo rango de la norma sobre la que pesa la cosa juzgada respectiva” (9) .

Atendiendo a su especial pertinencia para el problema que se debate, a continuación se hará un recuento de la doctrina constitucional relacionada con la hipótesis de defecto sustantivo referida en el literal b). Posteriormente, se examinará si existían normas relevantes que dejaron de aplicarse en el caso que ahora ocupa a la Corte.

Defecto sustantivo por inaplicación de normas relevantes para el caso.

7. En diversas ocasiones esta corporación ha señalado que la acción de tutela contra decisiones judiciales procede cuando la autoridad judicial omite pronunciarse en relación con normas que resultan aplicables al caso que debe decidir.

7.1. Un primer paso en esta dirección se encuentra en la Sentencia T-573 de 1997. En ella, la Corte decide la tutela interpuesta contra una sentencia en la que un juez penal se abstuvo de aplicar la rebaja de penas consagrada en el artículo 374 del Código Penal de la época, sin justificar los motivos de la inaplicación, pese a que el actor cumplía con los requisitos para su otorgamiento. En esta ocasión señaló que: “(e)n este caso, la vía de hecho la constituyó la omisión en que incurrió el juez acusado al no hacer consideración alguna sobre la procedencia o improcedencia del artículo 374 el Código Penal. Más aún, cuando no se requería solicitud expresa de la parte procesada para su reconocimiento”.

7.2. Este pronunciamiento inicial se consolida luego en una serie de sentencias más recientes, en las que se decanta la doctrina del defecto sustantivo por inaplicación de norma claramente aplicable. Así, en la Sentencia T-778 de 2005, la Corte se pronunció sobre la tutela interpuesta en contra de la providencia judicial que declaró la nulidad de la elección de Ati Seygundiba Quigua como concejala de Bogotá. En esta ocasión se afirmó la existencia de una violación al debido proceso por defecto sustantivo, toda vez que el Tribunal Administrativo de Cundinamarca omitió la aplicación directa de los artículos 7º y 70 de la constitución, preceptos que imponían efectuar una excepción etnocultural a la norma que establece el requisito de edad para ser concejal de Bogotá, excepción necesaria para garantizar el goce efectivo del derecho a la identidad cultural.

7.3. En la Sentencia T-485 de 2006, al resolver la tutela interpuesta en contra de una decisión judicial que desconoce la calidad de trabajador oficial del demandante, la Corte consideró que la sentencia cuestionada adolecía de un defecto sustantivo por cuanto:“(n)o podía la Sala Laboral del Tribunal Superior ignorar lo que preveían las normas legales vigentes que regulan las plantas de personal de las empresas sociales del estado del nivel territorial y concluir de manera contraria a lo que ellas establecen, que los celadores, porteros y vigilantes no eran trabajadores oficiales, puesto que todas ellas clasifican esa labor como una actividad propia de servicios generales, y asignan a dichos trabajadores el carácter de oficiales”.

7.4. Igualmente, en la Sentencia T-657 de 2006 se resuelve la tutela interpuesta contra una sentencia de segunda instancia, proferida en un proceso ejecutivo de sentencia judicial, en la que se revoca un mandamiento de pago argumentando la falta de personería jurídica de la entidad demandada. En esta ocasión la Corte concluyó que: “se presentó un defecto sustantivo en el Auto del 27 de mayo de 2004, proferido el Tribunal Superior de Ibagué, toda vez, que el despacho no dio aplicación al numeral 2º del artículo 509 del Código de Procedimiento Civil, y en consecuencia la norma aplicable al caso fue claramente desconocida y no tenida en cuenta por el fallador”.

7.5. Por su parte, en la Sentencia T-966 de 2006, al examinar un conjunto de decisiones judiciales en las que se negó a varias personas condenadas por sentencia anticipada la aplicación de una norma posterior que consagraba una rebaja de penas mayor por aceptación de cargos a la establecida en las normas vigentes al tiempo de ser condenados, la Corte consideró que tales providencias judiciales incurrían en un defecto sustantivo por inaplicación de la norma penal más favorable.

El recuento de estas decisiones confirma así la existencia de una doctrina jurisprudencial consolidada en torno a la procedibilidad de la acción de tutela por defecto sustantivo, en aquellos eventos en los que la autoridad judicial deja de aplicar normas relevantes. Corresponde a continuación precisar si tal omisión se verificó en el presente caso.

Examen del caso concreto. La no atribución de carácter oficial a los datos registrados en el sistema de información computarizada de los juzgados desconoce la existencia de normas legales que regulan la materia.

8. En el caso que ahora ocupa a la Corte, es necesario establecer si la providencia emitida por el Juez 6 Civil Municipal de Bogotá, donde se niega a tramitar, por extemporáneas, las excepciones formuladas por el apoderado del señor Morales Parra, adolece de un vicio sustantivo que haga procedente la acción de tutela.

La decisión que se examina se fundamenta en el siguiente razonamiento: (i) la información que aparece en la pantalla del computador del despacho no tiene carácter oficial, con lo cual (ii) cualquier error que ella contenga carece de relevancia y (iii) no altera los criterios tenidos en cuenta para contabilizar los términos judiciales, en este caso el término de traslado para dar respuesta a la demanda.

En efecto, así lo manifiesta el titular del Juzgado 6 Civil Municipal en la providencia del 23 de octubre de 2006, mediante la cual resuelve los recursos de reposición y queja propuestos por el apoderado del demandado: “si bien el software es una ayuda tecnológica actual para todos y cada uno de los usuarios de la administración de justicia, es el expediente el que permite determinar y confrontar sin el más mínimo asomo de duda el acontecer y discurrir procesal”. Esta idea es reiterada en el Oficio 186 del 7 de febrero de 2007, dirigido por el mismo funcionario al tribunal encargado de resolver en primera instancia esta acción de tutela, cuando afirma que: “(e)l hecho que en el sistema aparezca como fecha de notificación el día 4 de mayo no da lugar a que se deje pasar por alto la fecha en que se suscribió el acta de notificación. Por lo cual los términos para contestar son estrictos y específicos”.

La pregunta es si tal fundamentación desconoce las normas que regulan el valor que debe otorgarse a los datos consignados en los sistemas de información de los despachos judiciales.

La regulación del uso de mensajes de datos en la administración de justicia.

9. Para reconstruir el conjunto de disposiciones de las que pueden extraerse las normas que disciplinan el uso de medios electrónicos e informáticos en la administración de justicia es necesario considerar, en primer lugar, el artículo 95 de la Ley 270 de 1996, donde se establece que:

ART. 95.—Tecnología al servicio de la administración de justicia. El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información.

Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualesquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones.

Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley.

En la Sentencia C-037 de 1996, la Corte Constitucional declaró condicionalmente exequible este artículo señalando que:

“(E)esta disposición busca que la administración de justicia cuente con la infraestructura técnica y la logística informática necesaria para el recto cumplimiento de las atribuciones y responsabilidades que la Constitución le asigna. Naturalmente, el uso de los medios que se encuentran a disposición de juzgados, tribunales y corporaciones judiciales exige una utilización adecuada tanto de parte del funcionario como de los particulares que los requieran. Para ello, será indispensable entonces que el reglamento interno de cada corporación o el que expida la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura para los demás casos, regule el acceso y uso de los medios en mención y garantice, como lo impone la norma que se revisa, el ejercicio del derecho a la intimidad y a la reserva de los datos personales y confidenciales que por una u otra razón pudiesen ser de conocimiento público (C.P., art. 15). Adicionalmente conviene advertir que el valor probatorio de los documentos a que se refiere la norma bajo examen, deberá ser determinado por cada código de procedimiento, es decir, por las respectivas disposiciones de carácter ordinario que expida el legislador”.

10. Con posterioridad a este pronunciamiento se expide la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. En Sentencia C-831 de 2001, al examinar si el ámbito de aplicación de dicha ley se restringe a la regulación del comercio electrónico o si ella fija de manera general el régimen de los mensajes de datos, la Corte señaló que:

“(L)a Ley 527 de 1999 no se restringe a las operaciones comerciales sino que hace referencia en forma genérica al acceso y uso de los mensajes de datos, lo que obliga a una comprensión sistemática de sus disposiciones con el conjunto de normas que se refieren a este tema dentro de nuestro ordenamiento jurídico y en particular con las disposiciones que como el artículo 95 de la ley estatutaria de administración de justicia se han ocupado de esta materia”.

Así pues, conforme a esta sentencia y al ámbito de aplicación definido en la propia Ley 527 (10) , esta constituye un desarrollo efectuado por el propio legislador del mandato acerca del uso de medios electrónicos e informáticos por parte de la rama judicial establecido en la ley estatutaria de la administración de justicia. Por tal razón, sus disposiciones resultan relevantes cuando se trata de establecer cuál es el valor de los datos registrados en los sistemas de información computarizados que, desde hace algunos años, se han venido instalando en los despachos judiciales del país.

En el artículo 2º, literal a), de la Ley 527 se definen los “mensajes de datos” como “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de dDatos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”. Por su parte, en el literal j) del mismo artículo se establece que por “sistema de información” se entenderá “todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos”. A su vez, los artículos 5º, 6º, 10 y 11 de la citada ley regulan lo relacionado con el reconocimiento jurídico (11) , la equivalencia funcional a los documentos escritos (12) , la admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos (13) , así como los criterios para su valoración probatoria (14) .

11. La Corte Constitucional ha tenido ocasión de pronunciarse sobre la constitucionalidad de las normas contenidas en estas disposiciones. Así, en la C-662 de 2000, al declarar exequibles las normas que confieren a los mensajes de datos el valor probatorio de un documento y establecen criterios para su valoración, esta corporación señaló que:

“Al hacer referencia a la definición de documentos del Código de Procedimiento Civil, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, permitiendo coordinar el sistema telemático con el sistema manual o documentario, encontrándose en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica, teniendo en cuenta para su valoración algunos criterios como: confiabilidad, integridad de la información e identificación del autor”.

Entre tanto, en Sentencia C-831 de 2001, al declarar exequible el artículo 6º de la Ley 527 (15) , esta corporación advirtió que:

“(P)ara que al mensaje de datos, reconocido como equivalente del escrito por la norma atacada, se le pueda dar valor dentro de una actuación judicial, como la que invoca el demandante, no basta que la información que el mensaje de datos contiene sea accesible para su posterior consulta, sino que se hace necesario el respeto de todos los demás requisitos a que alude el artículo 95 de la ley estatutaria de la administración de justicia.

(…).

Es decir, siempre que puedan garantizarse la fiabilidad sobre el origen del mensaje, la integridad del mismo, la identificación de la función jurisdiccional, además del cumplimiento de los demás requisitos exigidos por las leyes procesales respectivas y en este caso las del Código de Procedimiento Penal, dirigidos a hacer efectivos el debido proceso y el derecho de defensa (C.P., art. 29)”.

Este pronunciamiento reviste especial importancia para el tema que ahora ocupa a la Corte, por cuanto en él se admite la validez de los mensajes de datos, como equivalente funcional de los escritos, en el ámbito de las actuaciones judiciales —incluso en materias tan sensibles como la expedición de órdenes de capturas y allanamientos— siempre que se cumplan ciertas exigencias, que resultan de una interpretación sistemática de las disposiciones de la Ley 527, del artículo 95 de la ley estatutaria de la administración de justicia y de las sentencias que han revisado la constitucionalidad de tales preceptos. Tales requisitos son: (i) la información contenida en el mensaje de datos debe ser accesible para su posterior consulta; además de ello se debe garantizar (ii) la fiabilidad sobre el origen del mensaje; (iii) la integridad del mensaje; (iv) la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce; (v) la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan tales mensajes de datos; (vi) el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales respectivas orientados a hacer efectivos el debido proceso y el derecho de defensa (16) .

12. Por su parte, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura ha expedido dos acuerdos relevantes en relación con el tema. El primero de ellos es el Nº 1591 del 24 de octubre de 2002, por el cual se establece el sistema de información de gestión de procesos y manejo documental denominado Justicia XXI. En su artículo 1º se acuerda adoptar dicho sistema para los despachos judiciales del país, el cual “será suministrado e implementado por la unidad de informática de la dirección ejecutiva de la administración judicial, responsable de su mantenimiento técnico y actualizaciones”. Asimismo se establece el orden en que dicho sistema sería progresivamente implementado en los despachos judiciales, teniendo como prioridad los radicados en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga. Finalmente, en su artículo 5º se establece que, una vez instalado el sistema, “su utilización será obligatoria para los servidores judiciales, so pena de las sanciones disciplinarias y administrativas a que haya lugar”.

El segundo es el Acuerdo PSAA06-3334 del 2 de marzo de 2006, por el cual reglamenta la utilización de medios electrónicos e informáticos en el cumplimiento de las funciones de la administración de justicia. A continuación se establecerá si tal regulación es aplicable al presente caso.

13. Una vez reconstruido en sus aspectos relevantes el marco normativo que regula el uso de mensajes de datos por parte de la administración de justicia, debe la Corte examinar qué aspectos de esta regulación resultan aplicables a la cuestión que se debate en la presente acción de tutela. En particular, esta corporación debe precisar si las anteriores normas autorizan, y bajo qué condiciones, a considerar la información sobre el historial de los procesos y las fechas de las actuaciones registradas en los computadores dispuestos en los despachos judiciales para la consulta del público, como un equivalente funcional de los escritos, que pueda reemplazar la revisión directa del expediente en relación con los datos que se comunican a través de aquellos sistemas de información.

El valor de los mensajes de datos relativos al historial de los procesos registrados en los sistemas de información computarizada de los despachos judiciales.

14. De acuerdo a las definiciones establecidas en el artículo 2º de la Ley 527 (17) , no cabe duda que la información sobre el historial de los procesos que aparece registrada en los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “mensaje de datos”, por cuanto se trata de información comunicada a través de un medio electrónico, en este caso la pantalla de un computador que opera como dispositivo de salida. Asimismo, la emisión de este tipo de mensajes de datos puede considerarse un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se pone en conocimiento de las partes, de terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas las providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento (18) . Finalmente, es claro que los sistemas informáticos utilizados por los despachos judiciales para generar, enviar, archivar o procesar tales mensajes de datos configuran un “sistema de información” para los efectos de la Ley 527.

15. La progresiva implementación de este tipo de mecanismos por parte de la rama judicial responde a la finalidad de hacer más eficiente el cumplimiento de sus funciones, racionalizando el uso del tiempo por parte de los empleados y funcionarios judiciales, pues con ayuda de aquellas herramientas se espera disminuir el volumen de usuarios que demanda el acceso directo a los expedientes. Igualmente contribuye a la publicidad de las actuaciones judiciales, al disponer de un sistema de información que permite conocer a los ciudadanos la evolución de los procesos en cuyo seguimiento estén interesados. En definitiva, el recurso a estos sistemas de información constituye una herramienta que facilita a la administración de justicia el cumplimiento eficiente de sus cometidos, en particular de su deber de dar publicidad a las actuaciones judiciales, a la vez que facilita a los ciudadanos el acceso a la administración de justicia.

16. Tan loables propósitos solo se satisfacen si los datos registrados en dichos sistemas computarizados tienen carácter de información oficial, de modo tal que puedan generar confianza legítima en los usuarios de la administración de justicia. De lo contrario, la implementación de tales sistemas además de no contribuir a lograr mayores niveles de eficiencia, publicidad y acceso a la administración de justicia, puede incluso resultar contraproducente para alcanzar tales fines.

Si, no obstante destinar recursos financieros y tiempo de trabajo de los empleados judiciales encargados de alimentar el sistema que contiene el historial de los procesos, se considera que su consulta no releva a los usuarios de la administración de justicia de la revisión directa de los expedientes, es evidente entonces que la implementación de tales medios tecnológicos no solo pierde su razón de ser, sino que además entorpece el logro de las finalidades que con ellas se persiguen: por un lado, torna ineficiente la utilización de los recursos financieros y del tiempo de trabajo de los funcionarios. Por otra parte, representa un obstáculo adicional para los usuarios de la administración de justicia, al aumentar el tiempo que han de invertir y los filtros que deben sortear para acceder a la información y revisar los procesos de su interés. Como puede constatar quien acude a los despachos judiciales de las principales ciudades del país para indagar por la suerte de un proceso, tras la implementación de estos sistemas de información, ahora los ciudadanos deben esperar el turno para consultar los computadores; deben esperar además para ser atendidos por los empleados judiciales encargados de mostrarles el expediente, quienes en ocasiones condicionan el acceso al mismo a que aparezca alguna nueva actuación en la pantalla del computador.

Si a todo lo anterior se añade el que dicha información puede ser una potencial fuente de error, porque las autoridades judiciales no se hacen cargo de la veracidad de los datos registrados en los computadores de sus despachos, relacionados con el historial de los procesos sometidos a su conocimiento, la consulta de tales sistemas de información ya no solo deviene inútil sino incluso peligrosa para los usuarios de la administración de justicia, pues en caso de que decidan acudir a las pantallas deben asumir la tarea adicional de constatar la veracidad de la información en ella suministrada. Bajo estas condiciones, no cabe duda que resulta más racional para los ciudadanos ahorrarse el tiempo de filas y de consulta de los sistemas computarizados de los juzgados y volver, como antes, a congestionar las barras para requerir de los empleados judiciales el acceso directo a los expedientes. Siendo así, se habrán dilapidado recursos valiosos y escasos sin haber ganado nada en términos de eficacia, publicidad y facilidad en el acceso a la administración de justicia.

En definitiva, la utilización de los sistemas de información sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales sólo se justifica si los ciudadanos pueden confiar en los datos que en ellos se registran. Y ello puede ocurrir siempre y cuando dichos mensajes de datos puedan ser considerados como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes.

17. Ahora bien, ¿qué requisitos deben reunir este tipo de mensajes de datos para operar como equivalentes funcionales de la información escrita en los expedientes?

Conforme a la regulación específica contenida en el artículo 5º del acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006, “los actos de comunicación procesal que se realicen por correo electrónico, así como los documentos que pueden ser presentados como mensajes de datos en los términos de la ley procesal, tendrán el mismo valor probatorio que la información que conste por escrito, siempre y cuando el firmante utilice una firma electrónica avalada por una entidad de certificación autorizada conforme a la ley y la información que contienen sea accesible para su posterior consulta” (negrillas añadidas).

La disposición transcrita circunscribe el ámbito de aplicación de esta regla de equivalencia funcional a dos casos muy precisos: (i) actos de comunicación procesal que se realicen por correo electrónico y (ii) documentos que pueden ser presentados como mensajes de datos en términos de la ley procesal, entendidos estos últimos como los documentos llamados a ser tenidos como pruebas para respaldar o desvirtuar las pretensiones de las partes en un proceso.

18. Como antes se explicitó, la comunicación de datos relacionados con el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales a través de la pantalla de los computadores de los juzgados tiene el carácter de un “acto de comunicación procesal”, por cuanto a través de ella se da noticia a los usuarios de la administración de justicia de la existencia de providencias y órdenes de jueces y fiscales en relación con los procesos sometidos a su conocimiento. Sin embargo, este tipo de actos de comunicación procesal no se realiza a través del correo electrónico, sino de un dispositivo informático distinto, cual es una base de datos cuya información se da a conocer a través de la pantalla de un computador instalado en la propia sede de los despachos judiciales. Este solo argumento, de índole literal, bastaría para concluir que la norma contenida en la disposición que se transcribe no resulta aplicable al caso que ahora ocupa a la Corte.

19. Pero existen otras razones que soportan esta conclusión, relacionadas, en primer lugar, con el mayor riesgo al que se expone la información que se transmite a través del correo electrónico, debido a las mayores mediaciones y a los riesgos de suplantación a los que está expuesta al viajar a través de la Internet; mediaciones que se presentan en menor medida en el caso de bases de datos, alimentadas por los propios empleados del despacho judicial, y destinadas a ser consultadas en los terminales situados en las sedes de los despachos (19) . En efecto, mientras los actos de comunicación procesal que se realizan por correo electrónico o a través de sitios web se efectúan remotamente, aquellos que se realizan a través de la consulta de los computadores de los despachos judiciales tienen carácter local, pues se efectúan a través de una pantalla que actúa como una terminal de salida del sistema de información, pero que no permite a los usuarios ningún nivel de procesamiento o interacción con dicha información. En este último caso, la información se transmite a través de una terminal bruta que es configurada y controlada directamente por los administradores del sistema, con lo cual la amenaza y el riesgo a que está sometido el sistema de procesamiento de información es ostensiblemente menor que en el caso de datos que se comuniquen a través de sistemas remotos como el correo electrónico o la Internet.

20. En segundo lugar, existen diferencias entre el tipo de información que se transmite y la finalidad que con ella se cumple. Los actos de comunicación procesal a los que se refiere el acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006 son los actos a través de los cuales se realizan notificaciones por correo electrónico o se da a conocer el contenido íntegro de providencias judiciales (20) , mas no, como ocurre en este caso, actos de comunicación en los que simplemente se da a conocer el historial y la fecha de las actuaciones surtidas en un proceso. Por tal razón, tiene sentido exigir de los primeros el que en ellos se utilice firma electrónica avalada por una entidad de certificación autorizada conforme a la ley.

21. De la lectura íntegra de dicho acuerdo se infiere que su finalidad es dar un paso adelante en la regulación y disciplinar los mecanismos de notificación electrónica que progresivamente se irán implementando en la rama judicial. Conclusión que se confirma con las disposiciones que se refieren a la gradualidad de esta regulación (21) , al igual que con aquellas que imponen al Consejo Superior de la Judicatura mandatos de implementación de estos medios electrónicos aún novedosos en nuestra praxis judicial (22) . Pero en él nada se dice acerca de estos otros actos de comunicación procesal, más simples desde el punto de vista técnico e informático, que desde hace algunos años se llevan a cabo en aquellos despachos que disponen de computadores para la consulta del historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales, tras la implementación del sistema denominado Justicia XXI. El citado acuerdo, y en particular su artículo 5º, no se ocupa de este tipo de actos, ni para negar su equivalencia funcional a los escritos, ni para establecer las condiciones bajo las cuales se puede afirmar tal equivalencia (23) .

22. Dado que la regulación especial expedida por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura no aborda el caso específico que ahora ocupa a esta Corte, para establecer cuáles son las condiciones de equivalencia funcional que deben satisfacer los mensajes de datos que, a través de las pantallas de los computadores de los juzgados, dan a conocer al público el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales, es preciso remitirse a la regulación general del uso de los mensajes de datos en la administración de justicia establecida en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996, en la Ley 527 de 1999 y sintetizada por esta corporación en la Sentencia C-831 de 2001.

Como quedó dicho antes, una interpretación sistemática de dichas fuentes lleva a entender que los criterios de equivalencia funcional que deben satisfacer los mensajes son los siguientes: (i) la información contenida en el mensaje de datos debe ser accesible para su posterior consulta; además de ello se debe garantizar (ii) la fiabilidad sobre el origen del mensaje; (iii) la integridad del mensaje; (iv) la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce; (v) la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan tales mensajes de datos; (vi) el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales respectivas orientados a hacer efectivos el debido proceso y el derecho de defensa.

23. A continuación se examinará si los mensajes de datos que informan acerca del historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales satisfacen estas exigencias, de modo tal que la consulta de los computadores situados en la sede de los juzgados pueda operar como equivalente a la revisión directa de los expedientes, en relación con la información que aparece en los primeros.

23.1. El primero de los requisitos se satisface, toda vez que los datos registrados en la base de datos de los computadores de los despachos judiciales permanecen indefinidamente almacenados en ellos y son accesibles para consultas posteriores.

23.2. En relación con la fiabilidad sobre el origen del mensaje, esta se garantiza razonablemente en este caso ya que, por un lado, los sistemas de información que contienen el historial de las actuaciones judiciales surtidas en los procesos son alimentados por los propios empleados de los despachos judiciales a cargo de dichos procesos. Tal labor no es encomendada a terceros ni contratada por la administración de justicia con particulares. Según explicó la secretaria del Juzgado 26 Civil Municipal de Bogotá, en la inspección judicial practicada como prueba en el trámite de esta acción de tutela, a cada empleado del juzgado se le asigna una clave con la que solo él puede ingresar al sistema; cada empleado tiene la función de alimentar el sistema con la información de las actuaciones que le corresponde elaborar; al secretario del juzgado le corresponde ingresar los actos que efectúe el despacho, esto es, las providencias suscritas por el juez. Los empleados de cada juzgado solo tienen acceso a los módulos de registro de actuaciones de los procesos que se surten en dicho juzgado, pero no en otros.

Por otra parte, se cumplen las exigencias relativas a la conservación de la información en su forma original establecidas en el artículo 8º de la Ley 527 como un mecanismo para verificar la fiabilidad del dato (24) , ya que el propio expediente opera como una garantía confiable, susceptible de ser consultada por los interesados, de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez.

23.3. La exigencia de integridad del mensaje de datos, según lo establece el artículo 9º de la Ley 527, se refiere a que pueda garantizarse que la información que contiene ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de modificaciones que sean inherentes al proceso de comunicación, archivo o presentación (25) . Para el caso específico de los mensajes de datos relativos al historial de los expedientes, la finalidad que con ellos se persigue es dar noticia de la existencia y de la fecha de actuaciones al interior de un determinado proceso, no la de informar del contenido íntegro de las providencias que se emitan ni la de servir como mecanismos de notificación. Bajo estas condiciones, es inherente a la finalidad de estos mensajes de datos el registrar solo parcialmente la información que aparece en los expedientes. Ahora bien, una vez seleccionada la información que ha de aparecer en estos mensajes de datos, relacionada con el tipo y la fecha de las actuaciones llevadas a cabo en los procesos, la integridad de los datos que ingresan al sistema de información se puede garantizar razonablemente.

Como lo explicó la secretaría del Juzgado 26 Civil Municipal de Bogotá, en la inspección judicial practicada como prueba durante el trámite de revisión de esta acción de tutela, para efectos de establecer qué empleados del juzgado pueden modificar la información contenida en el sistema, las actuaciones en él registradas se clasifican en dos tipos: por un lado, las actuaciones del despacho, es decir, las providencias suscritas por el juez, cuyo registro en el sistema solo puede ser modificado por el propio juez; por otra parte, las actuaciones de secretaría, es decir, los informes secretariales, oficios, actas de notificación y demás actuaciones surtidas en el trámite de los procesos, que solo pueden ser modificados por el secretario del juzgado. Además del registro de actuaciones del juzgado (del despacho o secretariales), también el sistema cuenta con un módulo de radicación, alimentado por los empleados del juzgado, en el cual se registran las comunicaciones que llegan con destino a los diferentes procesos. De este modo, si algún empleado del juzgado comete un error en el registro de alguna actuación de secretaría, este solo puede ser corregido por el secretario del juzgado; a su vez, si el secretario comete alguna equivocación en el registro de las actuaciones del despacho, esta solo puede ser corregida por el propio juez. Con estas cautelas, resulta posible garantizar la integridad de los datos del sistema y detectar al responsable de algún error o alteración fraudulenta de dicha información.

23.4. Por las razones anteriores, también cabe predicar que en este caso se satisface el requisito que alude a la posibilidad de garantizar la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, en tanto, se reitera, son los propios empleados judiciales los encargados de suministrar la información relacionada con los procesos que se surten en los despachos en los que se desempeñan.

23.5. En cuanto a la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan tales mensajes de datos, ella queda garantizada toda vez que a través de estos sistemas de información no se da cuenta del contenido completo de las providencias judiciales, ni se divulga información sometida a reserva de sumario, sino que tan solo se informa de la existencia y de la fecha de las actuaciones judiciales.

23.6. Finalmente, en lo que respecta al cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales respectivas orientados a hacer efectivos el debido proceso y el derecho de defensa, tampoco se ven conculcados por el uso de tales sistemas de información, ni por la equivalencia funcional que pueda llegar a establecerse entre los mensajes de datos que a través de ellos se comunican y los datos que obran por escrito en los expedientes. Y ello es así porque, en lugar de una amenaza, los mensajes de datos que aparecen en estos sistemas de información se orientan a hacer efectivo uno de los contenidos del derecho fundamental al debido proceso, cual es garantizar la publicidad de las actuaciones judiciales.

En relación con la publicidad de las actuaciones judiciales, valga recordar las consideraciones efectuadas por esta Corte en Sentencia C-1114 de 2003, donde se afirma que:

“Uno de los contenidos del derecho fundamental al debido proceso es el principio de publicidad. Este (…) plantea el conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, tanto por los directamente interesados en ellas como por la comunidad en general.

En el primer caso, el principio de publicidad se realiza a través de las notificaciones como actos de comunicación procesal; es decir, del derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción.

(...).

Y en el segundo caso, el principio de publicidad se realiza mediante el reconocimiento del derecho que tiene la comunidad a conocer las actuaciones de las autoridades públicas y, a través de ese conocimiento, a exigir que ellas se surtan con total sometimiento a la ley. Es decir, aparte de las notificaciones como actos de comunicación procesal, el principio de publicidad comporta también el reconocimiento del derecho ciudadano a enterarse de las decisiones tomadas por la administración y la jurisdicción, aunque, desde luego, con las limitaciones impuestas por el ordenamiento jurídico. En este último evento, el principio de publicidad constituye una garantía de transparencia en la actuación de los poderes públicos y un recurso que permite las condiciones necesarias para el reconocimiento del derecho a controlar el ejercicio del poder”.

Es preciso llamar la atención sobre la diferencia que se establece en esta sentencia entre las dos manifestaciones del principio de publicidad: la primera, que asegura el conocimiento de las decisiones judiciales por las partes interesadas a través de los mecanismos de notificación; la segunda, que tutela el derecho de los ciudadanos a conocer las actuaciones de las autoridades públicas, como una garantía de transparencia en la actuación de los poderes públicos y un mecanismo que facilita su control por parte de la comunidad. Los mensajes de datos que se transmiten a través de las pantallas de los computadores de los despachos judiciales son, ante todo, instrumentos para hacer efectiva esta segunda manifestación del principio de publicidad. Constituyen mecanismos orientados a proveer más y mejores herramientas para que, tanto las partes dentro de los procesos, como la comunidad en general puedan conocer y controlar la actuación de las autoridades judiciales. No son, en cambio, en su desarrollo actual, instrumentos destinados a suplir los mecanismos de notificación previstos en la ley para asegurar el conocimiento de las decisiones judiciales por parte de los interesados, a fin de que puedan ejercer frente a ellas su derecho de defensa. Naturalmente, las partes dentro de un proceso pueden —en igualdad de condiciones, dado que todas ellas tienen acceso a estos sistemas— valerse de ellos para seguir el curso de los procesos, pero sin que ello reemplace los actos de notificación de las providencias, dotados de mayores exigencias en atención a la finalidad que cumplen.

24. Del examen anterior puede concluirse que, de acuerdo a la legislación vigente y a la interpretación que ha hecho de ella la jurisprudencia constitucional en sentencias de constitucionalidad con efectos erga omnes, los mensajes de datos que informan sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales, a través de las pantallas de los computadores dispuestos en los despachos judiciales para consulta de los usuarios, pueden operar como equivalente funcional a la información escrita en los expedientes, en relación con aquellos datos que consten en tales sistemas computarizados de información.

25. Es preciso introducir este último matiz, dado que no toda la información contenida en los expedientes se refleja en los historiales que aparecen en los sistemas de información computarizada de los despachos. Por tanto, los mensajes de datos registrados en estos últimos solo operan como equivalentes funcionales respecto de los datos que aparecen consignados en ellos. En relación con la información que no aparece es claro que no se da tal equivalencia funcional, y por eso para consultarlos las partes deben dirigirse directamente al expediente. Así, en el historial de un expediente que aparece en el computador del juzgado puede registrarse que en una fecha determinada se profirió sentencia, o se expidió un auto que ordena la práctica de pruebas. Para enterarse del sentido de la decisión adoptada en la sentencia, o de las pruebas ordenadas en el auto, es claro que las partes deben acudir directamente al expediente, puesto que el historial que aparece en los computadores del juzgado solo serviría como equivalente funcional de tales providencias si registrara su contenido completo. Si el adelanto en la implementación de medios tecnológicos en la administración de justicia lleva en el futuro a una completa sistematización de la información contenida en los expedientes, no existiría razón para dejar de considerar tales mensajes de datos como equivalentes funcionales que reemplacen por completo la revisión directa de los expedientes o de los órganos tradicionales de publicidad oficial de dicha información, siempre que se adopten las debidas medidas de seguridad, de manera similar a como ocurre en la actualidad con las bases de datos de jurisprudencia de las altas cortes, los cuales han suplido de manera eficiente el recurso a la lectura de las gacetas judiciales.

26. En el caso que ocupa a la Corte se presentó una discrepancia entre la fecha de una actuación procesal, a saber, la notificación del auto admisorio de la demanda al demandado, registrada en el acta de notificación que obra en el expediente, donde aparece fechada el 3 de mayo de 2006, y la fecha consignada para la misma actuación en el sistema de información computarizado del juzgado, en el que aparece fechada el 4 de mayo del mismo año. Una de las partes pretende hacer valer el mensaje de datos que contiene esta última fecha como un equivalente funcional del acta de notificación que consta por escrito en el expediente, para efectos de contabilizar el término de traslado para contestar la demanda y proponer excepciones establecido en la ley.

Como quedó establecido, conforme a la legislación colombiana es posible considerar que tales mensajes de datos son un equivalente funcional de la información escrita en el expediente. Por tanto, en el presente caso puede afirmarse que el titular del Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá, al desestimar por extemporáneas las excepciones formuladas por el apoderado del señor Morales Parra y al denegar los recursos interpuestos frente a tal decisión, dejó de aplicar normas vigentes relevantes para el caso a decidir, sin justificar en modo alguno el por qué de esta omisión. Normas cuya consideración habría llevado a esta autoridad judicial, si no a emitir providencias con contenido distinto, sí al menos a plantearse la existencia de un problema importante respecto a la contabilización de los términos en este caso; problemática que fue ignorada por completo en sus decisiones.

Tal situación torna procedente esta acción de tutela, debido a la existencia de un defecto sustantivo por inaplicación de norma aplicable y, por ende, abre el camino para la consideración del segundo de los problemas jurídicos planteados al comienzo de esta providencia.

Vulneración de los derechos fundamentales derivada del no reconocimiento de equivalencia funcional entre los mensajes de datos registrados en el sistema de información computarizado de los juzgados y los mismos datos escritos en el expediente.

27. En este punto la Corte debe determinar si, además de omitir la aplicación de normas relevantes para el caso, la decisión judicial cuestionada en la presente acción de tutela comporta igualmente la violación de derechos fundamentales. En concreto, corresponde establecer si se desconocieron los derechos fundamentales al debido proceso y al acceso a la administración de justicia del señor José Luis Morales Parra, e igualmente si se infringió el principio constitucional de buena fe, al desatender, por extemporáneas, las excepciones formuladas por su apoderado, sin tener en cuenta que este último había efectuado el cómputo de los términos sobre la base de una información errónea, acerca de la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda, suministrada por el computador del juzgado.

Para resolver esta cuestión, es necesario retomar la conclusión formulada en el epígrafe anterior, relativa al carácter de equivalente funcional que ostentan los datos sobre el historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales registrados en los sistemas computarizados de los despachos judiciales, y los mismos datos escritos en el expediente. Sobre esta base, la Corte se detendrá en el examen de las siguientes cuestiones:

¿Infringió el apoderado del accionante su deber de vigilancia de las actuaciones judiciales al no verificar en el expediente la información aparecida en la pantalla del computador del juzgado?

¿Deben responder los empleados y funcionarios judiciales por los errores cometidos en el registro de datos en los sistemas de información computarizados de sus despachos?

¿Es aplicable la doctrina constitucional sobre las consecuencias de los errores consignados en constancias secretariales, al caso de los errores cometidos en el registro de datos en los sistemas de información computarizados de los despachos judiciales?

Sobre el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales por los apoderados de las partes.

28. Es necesario que la Corte se ocupe de establecer si, dada la equivalencia funcional que cabe establecer entre los datos registrados en el sistema de información del juzgado relativos al historial del proceso y la fecha de las actuaciones judiciales y los datos que, en relación con estos mismos aspectos, constan por escrito en los expedientes, puede afirmarse que las partes y sus apoderados satisfacen su deber de vigilancia respecto de dicha información con la consulta de la pantalla del computador del despacho judicial, o si es preciso que además cotejen los datos que allí aparecen con los registrados en el expediente.

Definir este punto es relevante para el caso que ahora ocupa a la Corte, dado que uno de los argumentos principales invocados, tanto por los jueces ordinarios como por los jueces de tutela que han conocido del mismo, es que el apoderado del señor Morales Parra descuidó su deber de revisión del proceso y, por tanto, que la presentación extemporánea de la respuesta a la demanda obedece en exclusiva a la falta de diligencia en el cumplimiento de sus deberes de abogado.

29. En relación con el deber de vigilancia de las actuaciones judiciales a cargo de los apoderados de quienes toman parte en un proceso, el Código Disciplinario del Abogado (L. 1123/2007) no define expresamente los alcances de dicho deber. Tan solo se limita a señalar, en su artículo 28 numeral 10, que es deber de los abogados “(a)tender con celosa diligencia sus encargos profesionales…” y en el artículo 37, numeral 1º, que constituyen faltas a la debida diligencia profesional, “… dejar de hacer oportunamente las diligencias propias de la actuación profesional, descuidarlas o abandonarlas”.

Así pues, es claro que una de las obligaciones propias de los abogados que actúan como apoderados en un proceso es estar al tanto de las actuaciones judiciales que se surtan en el mismo para así poder intervenir de manera oportuna en defensa de los intereses de sus representados. Para cumplir con este deber de vigilancia los abogados reconocidos como apoderados en un proceso pueden acudir por sí mismos a los despachos judiciales para consultar el estado de los procesos, o delegar esta función en abogados suplentes o en dependientes, en todo caso asumiendo los primeros la responsabilidad por los actos de sus delegados, de acuerdo a lo establecido en el artículo 28, numeral 10, del Código Disciplinario del Abogado.

30. Lo que no aparece determinado es si este deber de vigilancia de las actuaciones judiciales solo se satisface con la lectura directa de los expedientes, o si puede cumplirse mediante la consulta de los demás mecanismos de información que utilizan los despachos judiciales para publicitar sus actuaciones.

Si, como quedó establecido antes, los datos relativos al historial de los procesos y la fecha de las actuaciones judiciales registrados en los sistemas de información computarizada de los juzgados, constituyen equivalentes funcionales de la información escrita que reposa en los expedientes en relación con estos mismos datos, cabe concluir que los abogados satisfacen su deber de vigilancia, solo en relación con estos datos, se insiste en ello, a través de su consulta en las pantallas de los computadores de los despachos judiciales.

31. Así, para el caso que ocupa a la Corte, si la fecha en la que se surtió la notificación personal del auto admisorio de la demanda, se comunica a través de la pantalla del computador del juzgado, y si en la actualidad existen suficientes garantías para asegurar la posibilidad de consulta posterior, así como la fiabilidad, la integridad y el respeto al debido proceso y al derecho de defensa, no existe ninguna razón para considerar que el abogado que se fía de la información que le suministra el computador actúa de manera negligente. Máxime cuando quienes acuden a las dependencias de los juzgados, en particular a las de los juzgados civiles de Bogotá, y más específicamente, a la sede del Juzgado 6 Civil Municipal de esta ciudad, no encuentran ni en la pantalla de los computadores ni en las paredes de los despachos ninguna advertencia sobre “los inconvenientes” o la falta de fiabilidad de la información que en ellos se ofrece.

32. Puede concluirse, entonces, que el abogado del señor Morales Parra no faltó a su deber de vigilancia de las actuaciones judiciales al tener por cierta la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda consignada en la pantalla del computador del juzgado, razón por la cual no cabe trasladarle las consecuencias del error que se presentó en el registro de dicha información. Queda entonces por establecer si en este caso se configuran los presupuestos que permitan hablar de un error judicial o de un defectuoso funcionamiento de la administración de justicia y si cabe extender a este supuesto la doctrina consolidada por esta Corte en relación con los errores cometidos por los secretarios de los despachos judiciales en las constancias que dejan consignadas en los expedientes.

33. Finalmente, en relación con la falta de diligencia que se alega en el presente caso, tanto el juez ordinario, como los jueces que han conocido de esta acción de tutela, y el representante legal del demandante en el proceso de restitución de inmueble, han esgrimido reiteradamente el argumento según el cual, el abogado contó con tiempo más que suficiente para contestar oportunamente la demanda, debido a que el cese de actividades judiciales que se registró para la época dilató los términos más allá de lo ordinario. Valga señalar que esta circunstancia es irrelevante para el problema que se plantea en la presente acción de tutela, que no es otro que establecer las consecuencias de un error en el registro de datos en el sistema de información computarizada del juzgado, para la contabilización de los términos judiciales. El que haya habido o no para la época un cese de actividades en la rama judicial no cambia la situación, pues de no haber mediado tal cese, igualmente existiría una discrepancia entre la contabilización de los términos que realiza el juzgado, a partir de la fecha del acta de notificación obrante en el expediente, y la que realizó el apoderado del demandado, con base en la fecha de tal actuación registrada en el computador del despacho. La única diferencia es que, de no haber tenido lugar tal cese de actividades, la discusión sería si el término para proponer excepciones vencía el 17 o el 18 de mayo de 2006 y no si vencía el 13 ó 14 de junio del mismo año, como se discute ahora. Por lo demás, el lapso transcurrido durante el paro judicial no habría servido para que el apoderado del señor Morales Parra hubiese tenido más tiempo para enmendar su error, dado que durante ese tiempo estaba vedado el acceso del público a las instalaciones de los despachos judiciales para consultar los expedientes.

Sobre la responsabilidad de los empleados y funcionarios judiciales por los errores cometidos en el registro de datos en los sistemas de información computarizados de sus despachos.

34. El artículo 65 de la Ley 270 de 1996 establece que “el Estado responderá por el defectuoso funcionamiento de la administración de justicia, por el error jurisdiccional y por la privación injusta de la libertad”.

A su vez, el artículo 66 del mismo estatuto define el error jurisdiccional como “aquel cometido por una autoridad investida de facultad jurisdiccional, en su carácter de tal, en el curso de un proceso, materializado a través de una providencia contraria a la ley”. A continuación, la misma ley señala que, para que haya lugar a reparación en los casos de error jurisdiccional, el afectado deberá haber interpuesto los recursos de ley y la providencia contentiva del error deberá estar en firme. Por su parte, en el artículo 69 se establece que, además de los supuestos de error judicial o privación injusta de libertad, quien haya sufrido un daño antijurídico, a consecuencia de la función jurisdiccional, tendrá derecho a obtener la consiguiente reparación.

35. Esta normatividad consagra tres fuentes generadoras de responsabilidad, diferentes y autónomas, a saber: i) el error judicial; ii) la privación injusta de la libertad, y iii) el defectuoso funcionamiento de la administración de justicia. Para el caso que ahora ocupa a la Corte es importante destacar que, conforme a lo establecido en la propia ley y según la jurisprudencia del Consejo de Estado, mientras el error judicial se predica únicamente de quien tiene la facultad jurisdiccional y está sometido a un régimen de responsabilidad objetiva, el defectuoso funcionamiento de la administración de justicia se deriva de la acción u omisión de los empleados judiciales y está sometido a un régimen de responsabilidad subjetiva.

36. En el presente caso se presentó, en primer lugar, un defectuoso funcionamiento de la administración de justicia, al ingresar en el sistema de información la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda. Diligencia que tuvo lugar el 3 de mayo, de acuerdo con el acta de notificación que obra en el expediente, y no el 4 de mayo, como aparece en la pantalla del computador. Según explicó el titular del juzgado 6 civil municipal, tal discrepancia obedece a que el empleado que realizó la notificación, encargado a su vez de reportar este dato en el sistema, no lo hizo el mismo día en que se realizó la diligencia sino al día siguiente (26) . Cabe señalar que, a través de la inspección judicial practicada como prueba en el trámite de revisión de esta acción de tutela, fue posible establecer que el sistema operativo actualmente empleado en las bases de datos de los despachos judiciales fija de manera automática la fecha que aparece en la columna “Fecha Actuación”, a partir del día en que se introduce la información sobre esta al sistema. Por tal motivo, como lo explicaron los empleados y funcionarios entrevistados durante la inspección judicial, existe la obligación de introducir las actuaciones en el sistema el mismo día en que se realizan para evitar la ocurrencia de este tipo de errores. Fue esta obligación la que dejó de cumplir en el presente caso el empleado del juzgado encargado de introducir el dato de la diligencia de notificación del auto admisorio de la demanda el mismo día en que esta se produjo; omisión que dio lugar a un defectuoso funcionamiento de la administración de justicia.

No corresponde a esta Corte entrar a establecer si, además, en el presente caso concurrieron los requisitos que dan lugar a derivar responsabilidad patrimonial del Estado en los términos del artículo 90 constitucional. Lo que importa destacar es que, de la misma manera que existe un deber de los empleados judiciales de garantizar la fiabilidad de la información contenida en los expedientes, una vez se ha emprendido la utilización de medios tecnológicos para hacer más eficiente y facilitar a los ciudadanos el acceso a la administración de justicia, a este deber se suma el de garantizar igualmente la veracidad de los datos que a través de ellos se suministran y el de responder por los errores que se cometan al procesar y comunicar dicha información.

37. La segunda irregularidad tuvo lugar cuando, advertido del error en la información registrada en la pantalla, el titular del Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá no aplicó, ni justificó la inaplicación, de las normas legales contenidas en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996, en la Ley 527 de 1999 y en la jurisprudencia constitucional sobre el tema, que permitían atribuir a la información suministrada en el computador del juzgado acerca de la fecha de las actuaciones judiciales el carácter de equivalente funcional del escrito; en este caso, de la constancia de notificación del auto admisorio de la demanda obrante en el expediente. Esta segunda irregularidad configuró un error judicial, en los términos del artículo 66 de la Ley 270 de 1996, que se manifestó en una providencia contraria a la ley, a saber, el auto del 6 de julio de 2006, que dispuso no tener en cuenta ni tramitar, por extemporáneas, las excepciones formuladas por el apoderado del señor Morales Parra en su escrito de contestación de la demanda.

38. Fue este error cometido por el juez el que generó la afectación de derechos fundamentales que se discute en la presente acción de tutela. Ello por cuanto la consideración de las herramientas legales y jurisprudenciales a las que se ha hecho mención, le habría permitido al juez enmendar las consecuencias negativas derivadas del error cometido por uno de sus empleados, sin detrimento de los derechos constitucionales de las partes, al otorgar a la información suministrada a través de la pantalla del computador el carácter de equivalente funcional de los escritos. En efecto, dado que existía una divergencia entre el dato de la pantalla y el dato escrito en el expediente, ante la duda de cuál de las dos fechas de notificación del auto admisorio de la demanda debía ser tenida en cuenta para contabilizar el término de traslado de diez (10) días previsto en la ley para contestarla y proponer excepciones, el juez debió considerar cuál de las dos alternativas comportaba un menor sacrificio para los derechos de las partes.

39. La primera alternativa, contabilizar el término teniendo en cuenta la fecha de notificación del auto admisorio registrada en el expediente, como en efecto se hizo, sacrificó el derecho de defensa de la parte demandada. Igualmente contravino las exigencias derivadas del principio constitucional de buena fe, al defraudar la legítima confianza que una de las partes había depositado en la información sobre la fecha de una actuación judicial que había sido comunicada por la propia administración de justicia. Finalmente, tampoco fue una solución conforme al principio pro actione (C.P., arts. 29, 228 y 229), en virtud del cual, en caso de duda, se debe preferir aquella solución que tenga un efecto favorable en el desarrollo del proceso, como lo es en este caso la que permitía a ambas partes ser escuchadas antes de proferir sentencia, pues con ella se hacía efectiva la bilateralidad y el carácter contradictorio que son inherentes a este mecanismo judicial de solución de conflictos.

40. Todos estos efectos negativos se habrían evitado de haber optado el juez por la segunda de las alternativas disponibles, esto es, contabilizar el término de traslado teniendo en cuenta la fecha de notificación registrada en la pantalla. Esta solución permitía tener por contestada la demanda, garantizando así el derecho de defensa del demandado, sin sacrificar a su vez ningún derecho de la parte demandante. Es verdad que esta última tenía derecho a esperar que, transcurridos 10 días a partir de la notificación del auto admisorio al demandado, si este guardaba silencio, se aplicara la consecuencia procesal de tener por no contestada la demanda y proferir sentencia ordenando al demandado restituir el inmueble. Pero tal derecho no se desconocía con esta segunda alternativa, toda vez que el término de 10 días se respetaba igualmente, solo que se contabilizaba a partir de la fecha de la notificación del auto admisorio consignada en la pantalla del computador del juzgado (4 de mayo), en lugar de la fecha que aparecía en el expediente (3 de mayo). Y no cabría objetar que a la parte demandante le asiste derecho a que el término se contabilice teniendo en cuenta la fecha escrita en el expediente, dado que la ley confiere a los datos que se comunican a través de la pantalla del computador del juzgado —a la que también tienen acceso ambas partes en igualdad de condiciones, así como el resto de los usuarios de la administración de justicia— el carácter de equivalente funcional a la información escrita en el expediente. Así las cosas, no existía razón para privilegiar a toda costa el dato del expediente si ello además conducía, como en efecto sucedió, a sacrificar derechos fundamentales para una de las partes.

41. En definitiva, en el presente caso tuvo lugar un defectuoso funcionamiento de la administración de justicia, al registrarse un error en el sistema de información computarizado del Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá, acerca de la fecha de notificación del auto admisorio de una demanda, dato del cual dependía la contabilización del término de traslado para contestar y proponer excepciones. Correspondía a las autoridades judiciales asumir la responsabilidad por dicho error y, en todo caso, evitar que con él se afectara la buena marcha del proceso y los derechos fundamentales de las partes. El ordenamiento jurídico ofrecía las herramientas legales para ello, al autorizar tener como equivalente funcional de los escritos los mensajes de datos comunicados a través del computador del juzgado. En lugar de lo anterior, el juez añadió a la anterior irregularidad un segundo error, esta vez un error judicial, al expedir una providencia en la que se negaba a dar trámite, por extemporáneas, a las excepciones formuladas en la contestación de la demanda. Providencia que, como ya se explicó al fundamentar la procedibilidad de esta acción de tutela, resulta contraria a la ley, en tanto omite dar aplicación a normas relevantes para el caso, además lesiona el derecho a la defensa de una de las partes y desconoce el principio constitucional de buena fe.

Finalmente, la Corte pasará a examinar si resulta aplicable al presente caso la regla de decisión establecida por esta corporación para el caso de los errores sobre el cómputo de términos consignados en las constancias secretariales.

Doctrina constitucional sobre las consecuencias del error en la expedición de constancias secretariales.

42. La Corte Constitucional ha consolidado una línea jurisprudencial donde establece que los errores cometidos por los secretarios de los despachos judiciales al computar los términos para la interposición de recursos, no pueden ser corregidos a costa de afectar el ejercicio de defensa de las partes que depositan su confianza legítima en la actuación de las autoridades judiciales.

Esta línea se inaugura con la Sentencia T-538 de 1994, donde se resuelve favorablemente la tutela interpuesta por una persona procesada penalmente quien, para sustentar el recurso de apelación contra la sentencia condenatoria, se basó en una constancia secretarial en la que se efectuaba el cómputo de los términos para presentar el escrito de sustentación. El juez de segunda instancia declaró desierto el recurso por considerar que la contabilización efectuada por el secretario del juzgado a quo descansaba en una interpretación equivocada de las normas de procedimiento penal, las cuales, por su carácter de orden público, no podían ser modificadas en virtud de una actuación judicial equivocada. La Corte consideró que, con tal proceder, la autoridad judicial vulneró el derecho de defensa y actuó en contra de los principios constitucionales de buena fe y prevalencia del derecho sustancial en las actuaciones judiciales. Como fundamento de su decisión sostuvo que:

“(E)l secretario del juzgado hace parte del despacho judicial y sus actuaciones comprometen a la administración de justicia, hasta el extremo de que por sus errores puede deducirse responsabilidad contra el Estado por falla en la prestación del servicio (C.P., art. 90). No se discierne la razón que lleva a la Sala de Decisión Penal demandada a sustraer relevancia al presunto error cometido por el secretario del juzgado y a imputarle, en cambio, el desconocimiento de los términos de ley a la parte que se acogió a la interpretación del referido servidor público, luego corroborada por el Juez de la causa mediante auto del siete (7) de abril de 1994. La decisión analizada es, por lo tanto, en extremo inequitativa, pues, castiga la confianza legítima del particular en las autoridades y sacrifica el derecho de defensa. En lugar de asumir la responsabilidad de los actos propios de la administración de justicia, traslada íntegramente a la parte las consecuencias del error judicial y hace nugatorio su derecho fundamental a impugnar la sentencia condenatoria.

(…).

La administración de justicia, a través de las diferentes instancias, debe corregir sus propios errores, pero no a costa del sacrificio del legítimo derecho de defensa de los sindicados y menos escarmentando la buena fe que ellos razonadamente hayan puesto en los actos de las autoridades. Los dictados de la buena fe se ignoran al obrar con tan máxima severidad y dar lugar a iniquidad manifiesta. En definitiva, para corregir el error judicial —falencia interna del servicio de administración de justicia— no era necesario sacrificar de manera tan palmaria el derecho de defensa del sindicado (C.P., art. 29) y considerar falta suya el haber confiado razonadamente en la autoridad pública (C.P., art. 83).

(…).

El debido proceso y el acceso a la justicia (C.P., arts. 29, 228 y 229) son derechos fundamentales que obligan a interpretar las normas procesales como instrumentos puestos al servicio del derecho sustancial y a las soluciones que permitan resolver el fondo de los asuntos sometidos a consideración de los jueces (principio pro actione). Si bien los derechos mencionados no se vulneran cuando se inadmite un recurso o acción por no concurrir los presupuestos legales para su aceptación, la decisión judicial no debe ser arbitraria ni irrazonable. Se impone, por lo tanto, adoptar la interpretación que tome en cuenta el espíritu y finalidad de la norma y que sea más favorable para la efectividad del derecho fundamental. No son pocos los casos en que el juez, primer garante del debido proceso, sin proponérselo conscientemente, patrocina situaciones de absoluta indefensión de los sindicados y condenados, al prohijar interpretaciones ajustadas al tenor literal del texto, pero contrarias a su espíritu y finalidad.

La tesis de la Sala Penal, según la cual el contenido de los actos secretariales, refrendados por los jueces, es irrelevante para el desarrollo del proceso, supone y exige la desconfianza de las partes en las autoridades como intérpretes y aplicadores autorizados de la ley. Los principios de la buena fe y de la seguridad jurídica se verían sustituidos por la desconfianza y la incertidumbre cuando se impone al particular el deber agobiante de poner en duda los pronunciamientos judiciales que actualizan el sentido de la ley, aun en los casos en que ellos sean la cabal expresión de una interpretación razonable de una norma legal, en cuya inteligencia igualmente coincide la parte…”.

43. Estas consideraciones son reiteradas posteriormente como fundamento de las decisiones adoptadas en las sentencias T-077 de 2002, T-1217 de 2004, T-744 de 2005 y T-1295 de 2005. Los casos que en ellas se deciden tienen en común el tratarse de supuestos en los que: (i) se desestima por extemporáneo un recurso de apelación; (ii) interpuesto contra una sentencia penal condenatoria; (iii) existe una constancia secretarial en virtud de la cual puede considerarse que el recurso se presentó o se sustentó de manera oportuna; (iv) el remedio adoptado por el juez ad quem, declarar desierto el recurso, sacrifica con carácter definitivo el derecho de defensa.

44. El supuesto que en esta oportunidad ocupa a la Corte, aunque no es idéntico, si presenta similitudes relevantes con aquel grupo de casos, pues se está frente a una providencia judicial en la que (i) se desestiman, por extemporáneas las excepciones; (ii) formuladas en un escrito de contestación a una demanda civil de restitución de inmueble; (iii) existe un dato, comunicado a través de la pantalla del computador del juzgado, sobre la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda, sobre cuya base podría considerarse que las excepciones fueron presentadas dentro del término legal; (iv) el remedio adoptado por el juez para enmendar el error en la información dada a conocer a través de la pantalla del computador del juzgado —contabilizar los términos de traslado a partir de la fecha registrada en el expediente y, en consecuencia, declarar extemporáneas las excepciones propuestas por el demandado— sacrifica con carácter definitivo el derecho de defensa de este último.

45. Las semejanzas que permiten establecer una analogía entre ambos casos son las siguientes: (1) En ambas situaciones se está frente a providencias judiciales que impiden el ejercicio del derecho de defensa; en un caso la impugnación de una sentencia penal condenatoria, en otro la contestación a una demanda formulada en un proceso civil. (2) En los dos supuestos el argumento para negar a una de las partes su derecho a la defensa tiene su origen en la existencia de una información errónea dada a conocer por los empleados del despacho judicial, en un caso a través de una constancia secretarial, en el otro a través de la pantalla del computador del juzgado. (3) En ambos eventos el error se pretende enmendar imputando el desconocimiento de los términos de ley a la parte que depositó su confianza en la información suministrada por los empleados judiciales.

46. Tales similitudes permiten extender la solución establecida en la jurisprudencia constitucional sobre los casos de errores en el cómputo de términos consignados en las constancias secretariales, al caso de los yerros cometidos en el registro de datos en los sistemas de información computarizados de los despachos judiciales. En consecuencia, cabe considerar que también en estos casos se vulnera el derecho de defensa y se desconocen los principios constitucionales de buena fe y prevalencia del derecho sustancial en las actuaciones judiciales, cuando las autoridades judiciales pretenden negar toda relevancia a dichos errores, declarando fuera de término las actuaciones realizadas por las partes que confiaron en la información suministrada por la administración de justicia. El hecho de que esta información errónea no se plasme en una constancia secretarial escrita en el expediente sino en un mensaje de datos comunicado a través de la pantalla del computador carece de relevancia, siempre y cuando se verifiquen las condiciones establecidas en la ley para considerar a este último como equivalente funcional de la información escrita en el expediente.

Conclusiones

47. La decisión del juzgado 6 civil municipal de negar el trámite, por extemporáneas, a las excepciones formuladas por el apoderado del señor José Luis Morales Parra en el escrito de contestación a la demanda de restitución interpuesta por el representante legal de la sociedad “Cirvas Ltda.”, adolece de un defecto sustantivo por cuanto no fueron consideradas, ni para ser aplicadas ni para justificar su inaplicación, normas relevantes para decidir el caso. En concreto, se omitió tener en cuenta las normas establecidas en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996, en la Ley 527 de 1999, e interpretadas por esta Corte en la Sentencia C-831 de 2001, que establecen las condiciones bajo las cuales los mensajes de datos utilizados para dar a conocer las actuaciones judiciales pueden ser tenidos como equivalente funcional de los escritos. Tal defecto hace que proceda la acción de tutela en el presente caso.

48. Pero además con esta decisión se materializa una vulneración del derecho de defensa, componente fundamental del debido proceso, así como el desconocimiento de los principios constitucionales de buena fe y prevalencia del derecho sustancial en las actuaciones judiciales. Todo ello por cuanto uno de los empleados del juzgado 6 civil municipal cometió una falla en el servicio al ingresar tardíamente en el sistema de información computarizado del juzgado la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda. Debido a esta dilación, la fecha registrada en el computador (04/05/2006) no coincide con la consignada en el acta de notificación que obra en el expediente (03/05/2006). Como consecuencia de tal discrepancia se planteaba en este caso la cuestión de establecer cuál de las dos fechas —la del expediente o la de la pantalla— debía tomarse como base para contabilizar el término de traslado.

49. La solución acogida por el juez fue atenerse a la fecha del expediente, negar toda relevancia al error cometido por los empleados de su despacho e imputar sus consecuencias al descuido en la revisión de las actuaciones procesales por parte del apoderado del señor Morales Parra. Negligencia que no cabe afirmar a la luz de las normas —ignoradas por el juez— que permitían atribuir a los mensajes de datos comunicados a través del sistema de información computarizado del juzgado el carácter de equivalente funcional a los escritos y, por ende, considerar satisfecho el deber de vigilancia del proceso, respecto a la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda, consultando dicha información a través de la pantalla del computador del juzgado.

Con esta solución se defrauda la confianza legítima que, atendiendo al principio constitucional de buena fe, los ciudadanos han de poder depositar en la información suministrada por las autoridades judiciales a través de los diversos medios que estas utilicen para dar a conocer sus actuaciones y decisiones, máxime cuando dichas autoridades no realizaron ninguna advertencia previa en sentido contrario. Confianza sin la cual la implementación de estos nuevos medios informáticos, con la considerable inversión de dinero y tiempo de trabajo de los funcionarios encargados de alimentarlos, pierde su razón de ser. Pero además esta decisión judicial impidió de manera definitiva al señor José Luis Morales Parra ejercitar su derecho de defensa, toda vez que la excepción de cumplimiento total de la obligación, formulada en el escrito de contestación de la demanda, no fue considerada. En su lugar, aplicando la consecuencia establecida en la legislación procesal civil para los casos de no contestación de la demanda en término oportuno, se procedió a dictar sentencia declarando la terminación del contrato de arrendamiento y el lanzamiento del demandado del inmueble objeto de dicho contrato. Tan funestas consecuencias para los derechos fundamentales se habrían evitado de haber optado el juez por la segunda de las alternativas disponibles, esto es, contabilizar el término de traslado teniendo en cuenta la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda registrada en la pantalla del computador del juzgado.

50. Con fundamento en las anteriores consideraciones, esta Sala procede a revocar la sentencia proferida por la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia para, en su lugar, tutelar los derechos fundamentales a la defensa, al debido proceso, al acceso a la administración de justicia, que fueron vulnerados al actor. En consecuencia, se anulará el auto proferido por el Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá el 6 de julio de 2006, donde se decide no tener en cuenta ni dar trámite, por extemporáneas, a las excepciones formuladas por el apoderado del señor José Luis Morales Parra en su escrito de contestación a la demanda de restitución de inmueble interpuesta por el representante legal de la sociedad “Cirvas Ltda.”, así como de todas las actuaciones surtidas con posterioridad en dicho proceso. Igualmente ordenará a este juzgado reparar el error cometido en este caso, contabilizando el término de traslado para contestar a la demanda teniendo en cuenta la fecha de notificación del auto admisorio registrada en la pantalla del computador del juzgado, esto es, el 4 de mayo de 2006.

En mérito de lo expuesto, la Sala Tercera de Revisión de la Corte Constitucional, administrando justicia en nombre del pueblo y por mandato de la Constitución,

RESUELVE:

1. REVOCAR el fallo proferido por la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia el 29 de marzo de 2007, donde resuelve en segunda instancia sobre la acción de tutela interpuesta por José Luis Morales Parra contra los Juzgados 6 Civil Municipal y 43 Civil del Circuito de Bogotá.

En su lugar, CONCEDER el amparo de los derechos fundamentales a la defensa, al debido proceso y al acceso a la administración de justicia, que fueron vulnerados al actor.

2. DECLARAR la nulidad del auto proferido por el Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá el 6 de julio de 2006, donde se decide no tener en cuenta ni dar trámite, por extemporáneas, a las excepciones formuladas por el apoderado del señor José Luis Morales Parra en su escrito de contestación a la demanda de restitución de inmueble interpuesta por el representante legal de la sociedad “Cirvas Ltda.”, así como de todas las actuaciones surtidas con posterioridad en dicho proceso.

3. ORDENAR al Juzgado 6 Civil Municipal de Bogotá que compute el término de traslado para contestar a la demanda en el proceso de la referencia, teniendo en cuenta la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda registrada en la pantalla del computador del juzgado, esto es, el 4 de mayo de 2006.

4. LÍBRESE, por secretaría, la comunicación prevista en el artículo 36 del Decreto 2591 de 1991.

Notifíquese, comuníquese, publíquese en la Gaceta de la Corte Constitucional y cúmplase.

Magistrados: Jaime Córdoba Triviño—Rodrigo Escobar Gil (ausente en comisión)—Marco Gerardo Monroy Cabra.

Martha Victoria Sáchica Méndez, Secretaria General.

(1) Doctrina que ha sido reiterada posteriormente en diversos pronunciamientos, tales como las sentencias T-016 de 2006; T-091 de 2006; T-1084 de 2006; T-1078 de 2006, entre otras.

(2) Sobre el carácter subsidiario de la acción de tutela se ha pronunciado la Corte en sentencias T-504 de 2000; T-698 de 1998; T-316 de 2005; T-713 de 2005; T-225 de 2006; T-950 de2006, entre otras.

(3) Aunque la Corte no ha establecido un límite temporal expreso para la interposición de la acción de tutela, en algunas decisiones sí se ha ocupado de concretar el requisito de la inmediatez en relación con supuestos específicos. Así, en la Sentencia T-1084 de 2006 se hace un recuento de algunos pronunciamientos en relación con la inmediatez en la tutela contra providencias judiciales, señalando que:

“(L)a Corte ha declarado la improcedencia de la acción de tutela contra providencias judiciales, cuando el peticionario ha desconocido el principio de inmediatez, tal como ocurrió en los casos analizados en las sentencias T-951 de 2005 (la acción de tutela fue instaurada más de dos años después de proferida la providencia cuestionada); T-1021 de 2005 (la tutela se instauró siete años después de la sentencia cuestionada); T-1140 de 2005 (la acción de tutela se instauró más de dos años después de haberse dictado la providencia atacada); T-016 de 2006 (la tutela se instauró dos años y tres meses después de proferido el fallo cuestionado); T-222 de 2006 (se instauró la tutela un año y diez meses después de proferida la sentencia cuestionada); T-294 de 2006 (entre la demanda de tutela y la sentencia cuestionada pasaron 6 meses); T-539 de 2006 (la tutela se instauró 9 años después de proferida la sentencia cuestionada).

(4) El fragmento citado a continuación corresponde a las sentencias T-1078 de 2006 y T-1084 de 2006.

(5) Sobre la evolución de la anterior doctrina de las vías de hecho a la actual doctrina de las causales genéricas y específicas de procedibilidad de la acción de tutela contra providencias judiciales véanse, entre otras, las sentencias T-1031 de 2001; T-949 de 2003; T-200 de 2004; T-774 de 2004; T-453 de 2005; C-590 de 2005; T-091de 2006; T-1078 de 2006; T-1084 de 2006.

(6) Sobre la existencia de un defecto sustantivo por aplicación de norma inaplicable al caso, véanse las sentencias SU-159 de 2002; T-043 de 2005; T-295 de 2005; T-657 de 2006.

(7) Cfr. Sentencia T-567 de 1998.

(8) Cfr. Sentencia T-001 de 1999.

(9) Sobre los eventos que configuran un defecto sustantivo como causal de procedibilidad de la tutela contra providencias judiciales véanse las sentencias T-462 de 2003; T-295 de 2005; T-657 de 2006.

(10) Cuyo artículo 1º establece su ámbito de aplicación en los siguientes términos:

“La presente ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos:

a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales;

b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo”.

(11) “ART. 5º—Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos”.

(12) “ART. 6º—Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito”.

(13) “ART. 10.—Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el solo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original”.

(14) “ART. 11.—Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”.

(15) La norma contenida en esta disposición fue demandada porque, a juicio del impugnante, la equivalencia funcional que ella establece entre el mensaje de datos y el documento escrito, deja abierta la posibilidad de expedir órdenes de captura no escritas, a través de mensajes de datos, contraviniendo de este modo la exigencia de mandamiento escrito establecida en el artículo 28 de la constitución como uno de los requisitos para privar a una persona de la libertad. La Corte Consideró que, si bien puede llegar a entenderse válidamente que la mención que se hace del escrito en el artículo 28 de la constitución se puede llegar a cumplir con un mensaje de datos, la equivalencia funcional establecida en la norma demandada no era inconstitucional, entre otras razones, porque “(i) la exigencia del escrito no es el único requisito necesario para proceder a privar de la libertad a una persona o a registrar su domicilio; (ii) de acuerdo con una comprensión sistemática de la disposición atacada con el artículo 95 de la ley estatutaria de la administración de justicia la simple accesibilidad del documento para su posterior consulta no es el único requisito para reconocer validez jurídica al mensaje de datos dentro de una actuación judicial”.

(16) Con posterioridad a esta sentencia la Corte ha reiterado su doctrina sobre el valor probatorio de los mensajes de datos y la utilización de los mismos en el ámbito de la administración de justicia. Así, en Sentencia C-833 de 2006, al resolver sobre la constitucionalidad de la norma que atribuye a la Superintendencia de Sociedades competencia para conocer la impugnación de actos o decisiones de asamblea de accionistas o juntas de socios y de juntas directivas de sociedades vigiladas por dicha Superintendencia, la Corte declaró exequible esta atribución de función jurisdiccional, señalando, a manera de obiter, que “La Superintendencia de Sociedades en el ejercicio de la citada función, al igual que las personas que acudan a ella para tal efecto, pueden hacer uso de los recursos tecnológicos modernos, en particular los servicios de telefax y de correo electrónico, que permiten la comunicación escrita inmediata a distancia, como lo autoriza la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones (16) ”.

Por otra parte, en varias sentencias la Corte se ha referido a la aplicabilidad de las normas de la Ley 527 a los más diversos ámbitos: en la C-1147 de 2001 estableció que la regulación contenida en dicha ley sobre el origen de los mensajes de datos era aplicable para determinar respecto de cuáles páginas web y sitios de Internet se predicaba las obligaciones de inscripción en el registro mercantil y de suministro de información a la DIAN establecidas en las normas demandadas. En la C-008 de 2003 avaló la constitucionalidad de las normas de un decreto legislativo que establecía la incorporación de los avances tecnológicos en telecomunicaciones para garantizar el adecuado funcionamiento de los Concejos Municipales, dadas las condiciones de alteración del orden público. En la Sentencia C-1114 de 2003 la Corte declaró exequible el artículo 5º de la Ley 778 de 2002 que establece la posibilidad de realizar notificaciones por correo electrónico en los procedimientos tributarios.

(17) Recogidas en el artículo 1º, literales i) y j) del acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006, en los siguientes términos: Mensaje de Datos: es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como el correo electrónico e Internet. Para efectos de la aplicación de este acuerdo la noción de mensaje de datos no aplica a documentos enviados vía fax. Sistema de Información: es todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar, conservar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

(18) El artículo 1º, literal a) del acuerdo de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura PSAA06-3334 de 2006, define los “Actos de Comunicación Procesal” como “todos aquellos actos o actividades de comunicación definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y órdenes del juez o del fiscal, relacionadas con el proceso, así como de estos con aquellos”.

(19) No ocurre igual con la aplicación para la consulta de procesos que en la actualidad implementa la rama judicial a través de la Internet y a la que se puede acceder a través del vínculo http://www.ramajudicial.gov.co/csj_portal/jsp/frames/index.jsp?idsitio=6&ruta=../procesos/procesos.jsp

Dicha aplicación está aún en prueba y, por tanto, la información que en ella aparece debe ser verificada con la respectiva secretaría, como bien lo advierte la inscripción que aparece en esta página web. Advertencia que, por el contrario, no aparece en los computadores situados en la sede de los despachos judiciales, como se verificó en la inspección judicial practicada en la sede de los juzgados civiles situados en la carrera 10 Nº 14-33 de Bogotá.

(20) Dicho acuerdo determina su ámbito de aplicación en sus artículos 2º y 17 a 19, del siguiente modo:

“ART. 2º—Ámbito de aplicación. El presente acuerdo se aplicará en lo pertinente, a los procedimientos civil, contencioso administrativo, laboral, penal y disciplinario, respecto de los actos de comunicación procesal, susceptibles de realizarse a través de mensajes de datos y método de firma electrónica, así como en lo relacionado con los documentos contenidos en medios electrónicos y su presentación, en los términos de los respectivos códigos de procedimiento”.

ART. 17.—En el procedimiento civil y contencioso administrativo. El presente acuerdo se aplicará en el procedimiento civil, en el procedimiento laboral, así como en el contencioso administrativo, a las comunicaciones que envíen los despachos judiciales; a las citaciones que para efectos de notificación personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia; a las notificaciones del auto admisorio de la demanda, que por aviso deba efectuarse a las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia y a la presentación y recepción de memoriales.

ART. 18.—En el procedimiento penal. El presente acuerdo se aplicará en el nuevo proceso penal, tratándose de las notificaciones que deban surtirse mediante correo electrónico; de las citaciones que deban surtirse en los términos de los artículos 171 y 172 de la Ley 906 de 2004.

ART. 19.—En el procedimiento disciplinario. El presente acuerdo se aplicará en el procedimiento disciplinario, en materia de las notificaciones que pueden surtirse a través de medios electrónicos, tal como se encuentran reguladas en su artículo 10 y en el artículo 102 de la Ley 734 de 2002.

(21) ART. 3º—Gradualidad. Las previsiones de este acuerdo, se aplicarán a los despachos que cuenten con la infraestructura tecnológica, iniciando en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga en los despachos del equipo de cambio judicial del proyecto de mejoramiento en la resolución de conflictos judiciales.

(22) ART. 13.—Remisión de actos de comunicación procesal por parte de la autoridad judicial. Las autoridades judiciales sujetas al presente acuerdo podrán remitir actos de comunicación procesal, a través del correo electrónico, siempre y cuando se encuentran avaladas por una entidad certificadora autorizada en los términos de la ley, para lo cual en el ámbito de su competencia, el Consejo Superior de la Judicatura llevará a cabo las contrataciones que se requieran para tal fin. La autoridad judicial remitirá los actos de comunicación procesal, a la dirección de correo electrónico suministrada por la parte o a la que aparezca inscrita en la Cámara de Comercio donde esté registrado el destinatario del acto de comunicación procesal, o en la dirección aportada bajo juramento.

ART. 16.—Aplicación del acuerdo. El Consejo Superior de la Judicatura, una vez haya implementado la firma electrónica para los despachos judiciales en los términos de la ley y del reglamento, a través del Cendoj, definirá los procedimientos técnicos referidos a la interoperabilidad de los sistemas de información de las autoridades judiciales, a las normas técnicas que deben observar los usuarios, a la implementación de los métodos de firma electrónica en los despachos judiciales, a la seguridad de los mensajes de datos que se utilicen en la gestión las autoridades judiciales y a la privacidad de los datos e información de los usuarios.

(23) Un argumento adicional para respaldar esta conclusión es que, entre los 23 acuerdos enviados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura como respuesta al oficio enviado durante el trámite de revisión de esta acción de tutela —donde se solicitaba enviar copia de los acuerdos que regulan la creación y funcionamiento de los sistemas computarizados que permiten a los ciudadanos consultar el historial de los expedientes en los despachos judiciales, así como el valor probatorio de dicha información— no se incluyó el mencionado Acuerdo PSAA06-3334 de 2006.

(24) “ART. 8º—Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original”.

(25) En relación con esta exigencia, la Ley 527 dispone lo siguiente:

“ART. 9º—Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si esta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.”

(26) Ello de acuerdo a la información suministrada en el Oficio Nº 186 del 7 de febrero de 2007, que obra en el expediente.

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