Servicio informático electrónico para devoluciones y compensaciones

Revista Nº 175 Ene.-Feb. 2013

Humberto Aníbal Restrepo Vélez 

Abogado Tributarista 

La nueva reglamentación del procedimiento de gestión de las devoluciones y compensaciones de saldos a favor, contenida en el Decreto 2277 del 6 de noviembre del 2012 —que derogó el tradicional Decreto 1000 de 1997—, consagró el servicio informático electrónico de devoluciones y compensaciones (art. 22, ibíd.), implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, con la expedición de la Resolución 151 del 30 de noviembre del 2012, que definió los aspectos técnicos, condiciones y requisitos correspondientes a la presentación de las solicitudes a través de este servicio.

De esta manera, el servicio informático electrónico dispuesto en la página web de la autoridad tributaria, permite gestionar la devolución y/o compensación de saldos a favor originados en el impuesto sobre la renta y en el impuesto al valor agregado, IVA, mediante un trámite virtual, inicialmente obligatorio solo para las personas naturales y jurídicas calificadas como grandes contribuyentes, que lo deben estar efectuando desde el pasado 1º de enero del 2013.

Para ese efecto, tanto las solicitudes de devolución y/o compensación, como los requisitos generales y especiales exigidos por el reglamento, deben presentarse utilizando el mecanismo de firma digital y haciendo uso de los formularios previstos como documentos soporte, bien sea por el servicio informático de diligenciamiento, o por el servicio de presentación de información por envío de archivos, según corresponda, y en el caso de las certificaciones exigidas, estas deberán ser escaneadas con el fin de ser subidas mediante el mecanismo dispuesto para ello.

El trámite virtual se inicia con el diligenciamiento de la respectiva solicitud, y solo se entenderá radicada en el momento en que se entregue en forma virtual la totalidad de los requisitos exigidos(1), lo que se puede hacer dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de diligenciamiento de la solicitud, so pena de que el trámite así adelantado se cierre de manera automática y el solicitante deba proceder a iniciar uno nuevo.

Es importante recordar que los términos para la administración solo empiezan a correr a partir del día hábil siguiente a la radicación de la solicitud en debida forma y con el cumplimiento de los requisitos generales y especiales en forma virtual y/o física, recepción exitosa que se puede comprobar con el informe que suministra el propio servicio informático electrónico sobre el recibo de los formatos correspondientes sin errores, generando un número y fecha de radicación.

Previendo la posibilidad de que en el último día del término legal establecido para presentar la solicitud ocurran inconvenientes técnicos que no permitan la disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda diligenciar la solicitud a través de este mecanismo, se podrá radicar —solo ese mismo día— de manera manual ante la dirección seccional competente, desde luego, cumpliendo con todos los requisitos generales y especiales y los adicionales exigidos de presentar la documentación foliada y con carátula, pero sobre todo, si se cuenta con una comunicación expedida por la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o la dependencia que haga sus veces, mediante la cual se establezca que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impidieron efectivamente realizar el trámite virtual.

No en vano se contempla que ni los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del solicitante, ni los daños en el mecanismo de firma con certificado digital, o el olvido de las claves asociadas a este por quienes deben presentar la solicitud virtualmente, constituyen —en ningún caso— causales de justificación de la no radicación de la solicitud de devolución y/o compensación a través del servicio informático electrónico, bajo la reiterada advertencia de que el administrado deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.

Debemos estar atentos al desarrollo que pueda tener el nuevo trámite y a que se cumpla con el objetivo previsto de facilitar las gestiones de presentación, radicación, estudio, decisión y control de esta clase de solicitudes, como presupuesto para que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, siga haciendo uso de las facultades que le fueron conferidas y extienda los criterios para generalizar su implementación, atendiendo al proceso de gradualidad que se cumple al respecto.

(1) Salvo para las —cada día menos frecuentes— solicitudes presentadas con garantía, en cuyo caso este documento debe allegarse de manera física a la dirección seccional correspondiente.