Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

RESOLUCIÓN SSPD 20181000102855 DE 2018

(Agosto 9)

“Por la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación (SIC), de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”.

La Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en los artículos 75 y 79 de la Ley 142 de 1994 y en los numerales 33 y 34 del artículo 7º del Decreto 990 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 46 de la Ley 594 de 20001, establece con respecto a la conservación de documentos, que “...los archivos de la Administración Pública, deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.

Que el Decreto 1080 de 20152 compiló y racionalizó las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector cultura, y en su artículo 2.8.2.5.9, estableció los procesos que debe contener la gestión documental en las entidades públicas en sus diferentes niveles, definiendo en su literal g), la preservación a largo plazo de los documentos, como el “conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento...”.

Que de acuerdo con lo anterior, el artículo 2.8.2.5.10 señala que todas las entidades del Estado, tienen la obligación de formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, y el artículo 2.8.2.6.1 establece, que las entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental, que permita entre otros aspectos, preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación:

“ART. 2.8.2.6.1.—Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita.

a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental;

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD);

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD;

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento;

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries;

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación”.

Que el Archivo General de la Nación (AGN), expidió el Acuerdo 6 de 2014, en cuyo artículo 1º determinó, que la implementación del Sistema Integrado de Conservación, SIC, tiene como propósito garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo sus atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad, desde el momento de su elaboración, durante su periodo de vigencia y hasta su colocación final.

Que el artículo 11 dispone a su vez, que el Sistema Integrado de Conservación, SIC, deberá ser sancionado mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto del Comité de Desarrollo Administrativo, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.

Que la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, Superservicios, expidió la Resolución SSPD 20131300016575, el 31 de mayo de 2013, la cual fue derogada a través de la Resolución SSPD 20171000236395 del 4 de diciembre de 20173, que entre otros, modificó el nombre del comité anterior, por el de Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Esta última resolución, fue derogada por la Resolución SSPD 20181000052735 del 4 de mayo de 20184 en la que se determinó, entre otras funciones, la de “Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión...”.

Que en consecuencia, y con el fin de asegurar la conservación y preservación de toda la documentación que maneja la entidad, independientemente de su forma de creación, manteniendo sus atributos, se hace necesario adoptar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) de la Superservicios.

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superservicios, en la sesión llevada a cabo el 3 de abril de 2018, emitió concepto favorable al documento que contiene el Sistema Integrado de Conservación (SIC) a adoptar por la entidad.

Que, en mérito de lo expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, lo cual consta en el Acta 1 del 3 de abril de 2018.

ART. 2º—Implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (Superservicios), como el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital.

ART. 3º—Las directrices, lineamientos e implementación y coordinación del Sistema Integrado de Conservación (SIC) estarán a cargo de la Dirección Administrativa de la entidad, Grupo de Gestión Documental y Correspondencia.

ART. 4º—Ordenar la publicación del presente acto administrativo en la página web de la entidad, www.superservicios.gov.co, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1712 de 20145, así como en el Diario Oficial.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de agosto de 2018.

1 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

2 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.

3 “Por la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y se derogan unas resoluciones”.

4 “Por la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y se deroga resolución”.

5 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.