CIRCULAR INTERNA 100-000012 DE 2007 

(Noviembre 23)

Asunto: Actualización del sistema general de sociedades.

Teniendo en cuenta que el sistema de información general de sociedades (antiguo maestro de sociedades) se constituye en una herramienta fundamental para adelantar diversas actuaciones de la Superintendencia de Sociedades, este despacho considera necesario impartir las siguientes instrucciones, las cuales entran en vigencia a partir de la fecha y son de carácter procedimental:

1. Será responsabilidad de cada grupo o intendencia regional, la actualización de la información que reposa en el sistema de información general de sociedades, SIGS, relacionada con las sociedades objeto de su supervisión.

2. Cada vez que se presente una novedad esta debe ser reflejada en el SIGS, de forma inmediata.

3. El grupo de estadística realizará auditorías quincenales sobre la información que reposa en los diferentes módulos que componen el SIGS.

4. Los funcionarios encargados de dichas auditorías llevarán un cuadro de control, donde se especificarán las inconsistencias encontradas, la fecha de la auditoría, el funcionario a quien se le dirige la solicitud de modificación o actualización de la información y el módulo auditado.

5. El funcionario del grupo de estadística, enviará un correo al ponente encargado de la actualización o modificación de la información, con copia al jefe inmediato de este, indicando los cambios que debe realizar. A vuelta de correo el responsable avisará si realizó la actualización o cambio requerido, con el objeto de descargar la solicitud del cuadro de control.

6. El ponente a quien se le envíe la solicitud de modificación o actualización de la información, debe realizar los cambios indicados dentro de los (3) tres días hábiles siguientes a la fecha del requerimiento y en el mismo plazo debe avisar al funcionario que originó la solicitud, sobre la modificación realizada.

7. Si una vez cumplido el término no se ha recibido respuesta o los funcionarios del grupo de estadística establecen que las modificaciones solicitadas no se han realizado, se enviará un nuevo correo con copia al grupo de control interno, quien procederá a realizar las investigaciones necesarias y si lo considera pertinente dará a conocer la situación al grupo de control disciplinario, para lo de su competencia.

5.(sic) No deben existir distintas fuentes de información estadística, las estadísticas institucionales están a cargo del grupo de estadística, quien las procesa teniendo como fuente el sistema de información general de sociedades, SIGS, por lo tanto se hace necesario el compromiso de todos y cada uno de los funcionarios por mantener actualizado dicho sistema de información.

6. Cada mes el grupo de estadística publicará en la Intranet de la entidad, las estadísticas institucionales que son extraídas de los diferentes módulos del SIGS, las cuales son las oficiales para el suministro de información a los interesados (usuarios internos y externos). En caso que aplique, estas estadísticas deberán coincidir igualmente con la información suministrada en los indicadores de gestión de cada dependencia, razón por la cual, cada coordinador o intendente deberá verificar que las mismas se ajusten a la realidad, o, en caso contrario, procederá a solicitar los ajustes necesarios.

Esta circular rige a partir de la fecha de publicación y recoge todas las anteriores que en esta materia se hayan producido.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a todos los funcionarios.

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