Tratamiento del día 31 en la nómina

Revista Nº 203 Sep. - Oct. 2017

Giovanni González U(1)

Abogado auditor en López & Asociados  

Suhaida Santander Safa(2)

Abogada consultora en López & Asociados 

Introducción

Antes de la expedición de la Ley 1151 del 2007, por medio de la cual se expide el “Plan de Desarrollo 2006-2010”, la competencia para vigilar, cuestionar e incluso sancionar a aquellos empleadores que incurrían en errores u omisiones al momento de realizar los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales estaba dispersa entre las diferentes entidades(3) que componen dicho sistema. De esta manera, con la creación de la UGPP, no solo se centralizó dicha competencia, sino que también se generaron reglas y procedimientos claros para las partes involucradas en el proceso de fiscalización especial, el cual se encuentra regulado en forma general en la Ley 1607 del 2012.

En este sentido, uno de los temas más controversiales ha sido el tratamiento que debería recibir el día treinta y uno (31) de los meses de enero, marzo, mayo, julio, agosto, octubre y diciembre, cuando coincide con alguna novedad en el desarrollo de la relación laboral, tal como la licencia de maternidad, licencia de paternidad, vacaciones, suspensiones e incluso incapacidades.

1. Meses con treinta y un (31) días

En primer lugar, se debe señalar que dentro de la legislación laboral colombiana no existe norma expresa que señale la forma adecuada en la que se debe proceder a realizar el pago de la remuneración por parte del empleador, cuando los meses laborados por los trabajadores tengan más o menos treinta (30) días; sin embargo, se debe precisar que, tal como lo ha expresado la Corte Suprema de Justicia en su Sala de Casación Laboral(4) y el Ministerio del Trabajo(5), en los casos en que el salario se pacta bajo la modalidad de sueldo, la cantidad de días que el trabajador presta sus servicios en el mes es irrelevante, toda vez que dicha modalidad implica que el salario sea igual todos los meses.

Así las cosas, cabe destacar que en la actualidad los empleadores han optado por reconocer y pagar el salario, utilizando alguno de los siguientes criterios:

— La totalidad de los meses del año se toman como si estuvieran compuestos por treinta (30) días, independientemente de los días que efectivamente tenga cada mes.

— La realización de un cálculo de los días efectivamente laborados en cada mes, es decir, el empleador tomará los días reales de cada mes, ya sea veintiocho (28), treinta (30) o treinta y un (31).

Lo anterior, dependerá del esquema de parametrización de nómina utilizado por cada empresa, por lo que, en principio, se podría entender que el problema que se plantea en el presente escrito es fácilmente superable.

No obstante, sin importar qué criterio es utilizado por parte de los empleadores para el pago de salarios, es menester poner de presente que los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, se realizan a través de las planillas integradas de liquidación de aportes, PILA, las cuales tienen una base rígida de treinta (30) días, lo que genera una grave dificultad para realizar el reporte de las novedades laborales que coinciden con el desarrollo del día treinta y uno (31) del mes.

2. Tesis sobre el manejo del día treinta y uno (31) cuando este coincide con día de novedad laboral

Dicho lo anterior, cabe reiterar que, en los casos en que se presente alguna novedad laboral en los meses de veintiocho (28) o treinta y un (31) días, la misma deberá registrarse en la planilla integrada de liquidación de aportes, PILA, con el día treinta (30), salvo que la novedad en mención sea de ingreso o egreso, de tal manera que, la variación tendrá que estar en el IBC reportado, ya que con una u otra tesis que se tome, el IBC necesariamente deberá variar.

2.1. Tesis de la resta simple

Esta tesis intenta mantener la ficción jurídica respecto de que todos los meses del año tienen treinta (30) días, otorgando una mayor importancia a la novedad generada, de tal manera que si la misma se genera en el día treinta y uno (31), se le deberá restar un (1) día a los laborados y reportar la totalidad de la novedad, de la siguiente manera:

tratamiento (1)
 

Lo anterior, en virtud de la importancia de realizar el reporte adecuado de cualquier novedad en la PILA y, a que el IBC global se ajuste a los IBC de las novedades, de acuerdo con el Decreto 806 de 1998.

2.2. Tesis del incremento proporcional

Por otra parte, la tesis del incremento proporcional tiene como objetivo no afectar los días realmente laborados, de tal manera que los mismos se acoplen a los días de la novedad, por lo que en los casos en que una novedad coincide con el día treinta y uno (31), se deberán reportar los treinta (30) días, pero que el pago de nómina y el IBC reportado deberá incluir los días efectivamente laborados, más los días de la novedad, así el resultado total de los días del mes sea de treinta y uno (31).

De esta manera, es posible pagar los días efectivamente laborados y cumplir con el reporte adecuado de las novedades, toda vez que dentro de los días laborados que se reportan en la PILA, se incluye el valor del día de trabajo que aparentemente se paga de más.

3. Nuestra opinión

Basados en lo anterior, encontramos que la tesis de resta simple podría generar desconocimiento de derechos ciertos del trabajador, puesto que se omitiría el pago de días efectivamente laborados por el mismo, razón por la cual consideramos que para efectos prácticos, la tesis más adecuada y favorable para los trabajadores es la tesis del incremento proporcional, toda vez que resulta acorde con la realidad generada entre los días efectivamente laborados y la ocurrencia de cualquier novedad que tenga lugar durante el día treinta y uno (31) del mes en particular, puesto que equilibra el reconocimiento salarial y la obligación de reportar de manera adecuada las novedades en la PILA.

Lo anterior, cobra mayor relevancia en el momento de enfrentar los procesos de fiscalización de la UGPP, auditorías o cualquier otro tipo de procedimiento que demande un manejo técnico de la nómina dentro de una empresa, de acuerdo con la normativa laboral vigente, puesto que en caso contrario, se podría incurrir en inexactitudes frente al sistema de seguridad social integral o, incluso, reclamaciones por parte de trabajadores, alegando la realización de un pago erróneo de sus acreencias laborales, como el salario, las vacaciones, auxilios por incapacidad, entre otros.

1. Abogado asociado a la firma López & Asociados en el área de estructura empresarial, investigador en formación del grupo de investigación de Derecho Laboral de la Pontificia Universidad Javeriana.

2. Abogada asociada a la firma López & Asociados en el área de consultoría, investigadora en formación del grupo de investigación en Derecho Laboral de la Pontificia Universidad Javeriana.

3. Ministerio del Trabajo, Superintendencia Nacional de Salud, Superintendencia Financiera, administradoras de fondos de pensiones (AFP), Colpensiones, entidades promotoras de salud (EPS) y las administradoras de riesgos laborales (ARL).

4. Sentencia de fecha 16 de septiembre de 1958, M.P. Jorge Vélez García.

5. Concepto 53034 de fecha 31 de marzo del 2014.