Tratamiento fiscal y contable en adiciones, mejoras y reparaciones

Revista Nº 119 Sep.-Oct. 2003

Si existen dudas para medir un hecho económico se debe escoger el método que genere menor riesgo en la valoración 

Óscar Zárate Ruiz 

Consultor 

Al determinar los criterios que deben ser aplicados por los entes económicos en relación con el registro de las mejoras y las reparaciones efectuadas a la propiedad, planta y equipo, para garantizar el adecuado funcionamiento y conservación a lo largo de su vida útil, es necesario tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 2649 de 1993, el cual define el tratamiento contable, y lo indicado en las normas fiscales que también diferencian los conceptos de costo de activos fijos, reparaciones, mejoras, activos diferidos e inversiones amortizables.

Desde el punto de vista fiscal y en forma directa para efectos del impuesto sobre la renta los costos incurridos por los contribuyentes que lleven contabilidad por el sistema de causación, se entienden realizados en el año o período en que se causen. Las inversiones y los egresos que puedan imputarse en forma concreta a un bien particular, deben ser tratados legal y contablemente como costos del bien, mientras que los gastos que se hayan efectuado dentro de la actividad productora de renta de forma global o general, deben tratarse como deducción.

El estatuto tributario señala que el costo de los activos fijos en el caso de inmuebles está conformado por los costos de adquisición más el costo de las adiciones, construcciones y mejoras no deducidas y las contribuciones por valorización. Los propietarios de los bienes pueden recuperar los costos mediante la depreciación de dichos bienes durante su vida útil.

Para efectos del impuesto de renta las reparaciones locativas son aquellas requeridas por el daño derivado del uso de un inmueble.

Las deducciones son las expensas necesarias realizadas durante el período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta y para que sean aceptadas fiscalmente deben cumplir las siguientes condiciones:

• Tener relación de causalidad con la actividad productora de renta.

• Ser proporcionales de acuerdo con cada actividad.

Se consideran inversiones amortizables, los desembolsos efectuados o causados para los fines del negocio o actividad, y que de acuerdo con la técnica contable deban registrarse como activos diferidos para su posterior amortización, en razón de que van a contribuir a la generación de ingresos futuros. Estas inversiones pueden amortizarse en un plazo superior a cinco (5) años, salvo que se demuestre que por la naturaleza del negocio, la amortización debe hacerse en un plazo inferior.

Es importante tener en cuenta que desde el punto de vista contable, los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal; en consecuencia, si los desembolsos aumentan los beneficios futuros del activo se deben imputar como un mayor valor del mismo y la contribución de estos activos a la generación de ingresos futuros se debe reconocer mediante la depreciación. Adicionalmente, solo pueden reconocerse hechos económicos realizados, es decir, cuando pueda comprobarse que por transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en uno de sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

El criterio contable para establecer la diferencia entre capitalizar el desembolso efectuado como mayor valor del activo respectivo o considerarse como gasto del período, depende básicamente de que la adición o reparación incremente la vida útil del activo y contribuya de manera significativa a la generación de ingresos futuros. Tratándose de la propiedad, planta y equipo se considera que todas las erogaciones y cargos necesarios, para colocarlos en condiciones de utilización hacen parte del valor histórico, así como el valor de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción.

Los desembolsos efectuados, para mejoras hechas a las propiedades, planta y equipo, cuya característica sea dejar el activo en mejores condiciones que las de adquisición, deben considerarse como un mayor valor del activo.

Si se trata de inversiones necesarias para el cumplimiento de los objetivos propios de la empresa, tales sumas pueden diferirse y su amortización se reconocerá desde la fecha en que se reciban los ingresos que se generen como resultado de esa inversión, teniendo en cuenta que los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo; entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que lo originó.

Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea reembolsable, se deben amortizar en el menor tiempo entre la duración del respectivo contrato y su vida útil, por lo cual se deben asociar los ingresos devengados en cada período con los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

No se puede olvidar que si existen dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos posibilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Se deben contabilizar como diferidos los ingresos hasta que la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha, y los gastos, hasta que el correspondiente beneficio esté total o parcialmente consumido o perdido.

Los desembolsos por concepto de reparaciones menores o mantenimiento de las propiedades, planta y equipo, cuyo objetivo sea la conservación en condiciones normales, debe considerarse como gasto de operación.