Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital

RESOLUCIÓN 1071 DE 2018

(Julio 23)

“Por la cual se adopta el esquema de publicación de información y se determinan las responsabilidades para su gestión por parte de las dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD)”.

La Directora de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD),

en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 8º del artículo 5º del Acuerdo 4 de 2012 del consejo directivo de la UAECD, y

CONSIDERANDO:

Que el inciso primero del artículo 20 de la Constitución Política de Colombia garantiza a todas las personas el derecho a recibir información veraz e imparcial. De igual forma, el inciso primero del artículo 74 de la Constitución estipula: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. Y el artículo 209 de la Carta Política establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

Que en Sentencia C-274 de 2013, la Corte Constitucional señaló que el derecho fundamental a acceder a la información pública cumple al menos tres funciones esenciales: “… garantiza la participación democrática y el ejercicio de los derechos políticos… cumple una función instrumental para el ejercicio de otros derechos constitucionales, ya que permite conocer las condiciones necesarias para su realización… garantiza la transparencia de la gestión pública, y por lo tanto, se constituye en un mecanismo de control ciudadano de la actividad estatal”.

Que la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, tiene por objeto “… regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información” (art. 1º).

Que el artículo 5º de la Ley 1712 de 2014, corregido por el Decreto Nacional 1494 de 2015, establece que lo dispuesto en la misma es aplicable en calidad de sujetos obligados, entre otras, a las siguientes personas: “a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las ramas del poder público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital”.

Que el artículo 12 de la Ley 1712 de 2014 prevé que todo sujeto obligado debe adoptar y difundir ampliamente, a través de su sitio web o del dispositivo de divulgación con el que cuente, un esquema de publicación de información, y establece los componentes que el mismo debe incluir.

Que el artículo 2.1.1.5.1 del Decreto Nacional 1081 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, prescribe: “Los instrumentos para la gestión de la información pública, conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014, son: (1) Registro de activos de información. (2) Índice de información clasificada y reservada. (3) Esquema de publicación de información. (4) Programa de gestión documental. Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación”.

Que igualmente, el artículo 2.1.1.5.2 del decreto en cita y el numeral 10.1 del anexo 1 de la Resolución 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, “Por la cual se reglamentan los artículos 2.1.1.2.1.1, 2.1.1.2.1.11, 2.1.1.2.2.2, y el parágrafo 2º del artículo 2.1.1.3.1.1 del Decreto 1081 de 2015”, disponen que los instrumentos para la gestión de la información pública deben ser adoptados y actualizados mediante acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal del sujeto obligado.

Que así mismo, el artículo 2.1.1.5.3.1 del Decreto Nacional 1081 de 2015 define el esquema de publicación de información como “… el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3º de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma”.

Que en consonancia con el artículo 12 de la Ley 1712 de 2014, el artículo 2.1.1.5.3.2 del Decreto Nacional 1081 de 2015 fija los siguientes componentes del esquema de publicación de información: las listas de información mínima y adicional publicadas en el sitio web oficial del sujeto obligado, la información previamente divulgada por dicho sujeto con ocasión a una solicitud de información y la información de interés para la ciudadanía relacionada con su actividad misional y sus objetivos estratégicos.

Que adicionalmente, la norma antes citada establece que para cada uno de los componentes del esquema de publicación de información se debe indicar: nombre o título de la información, idioma, medio de conservación y/o soporte, formato, fecha de generación de la información, frecuencia de actualización, lugar de consulta, nombre del responsable de la producción de la información y nombre del responsable de custodiar o controlar la información para efectos de permitir su acceso.

Que el título 22 del Decreto Nacional 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, sustituido por el artículo 1º del Decreto Nacional 1499 de 2017, en su artículo 2.2.22.2.1, “Políticas de gestión y desempeño institucional”, estipula: “Las políticas de desarrollo administrativo de que trata la Ley 489 de 1998, formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y los demás líderes, se denominarán políticas de gestión y desempeño institucional y comprenderán, entre otras, las siguientes: (…) 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción”.

Que el artículo 63 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, establece: “La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, estará organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden distrital del Sector Descentralizado por servicios, de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Hacienda”. Por lo tanto, en concordancia con el literal a) del artículo 5º de la Ley 1712 de 2014, la UAECD tiene la calidad de sujeto obligado y debe aplicar las disposiciones de la referida ley.

Que en el año 2015, en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, la UAECD publicó el esquema de publicación de información en la sección “Transparencia y acceso a la información pública” de portal web.

Que en el segundo semestre del año 2017, la oficina asesora de planeación y aseguramiento de procesos (OAPAP) evidenció la necesidad de armonizar el esquema de publicación de información con las normas antes citadas. Para tal fin, la OAPAP realizó conjuntamente con las demás dependencias de la UAECD y de acuerdo con las competencias de las mismas, el proceso de construcción y actualización del esquema de publicación de información.

Que durante lo corrido del año 2018, con la finalidad de adecuar la estructura de la sección “Transparencia y acceso a la información pública” del portal web de la UAECD, para la actualización y adopción del esquema de publicación de información, la OAPAP realizó el monitoreo de la información publicada por las dependencias y gestionó los cambios y mejoras en la referida sección.

Que de acuerdo con lo anterior, es necesario adoptar mediante acto administrativo el esquema de publicación de información construido y actualizado por las dependencias de la UAECD.

Que de igual forma, para la gestión del esquema de publicación de información se requiere establecer las responsabilidades de las dependencias de la UAECD frente a la información que producen y deben publicar en la sección “Transparencia y acceso a la información pública” del portal web de la UAECD, así como los estándares mínimos de publicación de dicha información.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción. Adoptar el esquema de publicación de información de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD) que se anexa a la presente resolución y que forma parte integral de la misma, como instrumento para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva.

ART. 2º—Responsabilidades. Las dependencias de la UAECD tendrán las siguientes responsabilidades frente a los ítems del esquema de publicación de información que les han sido asignados:

a) Producir la información que se va a disponer en la sección “Transparencia y acceso a la información pública” del portal web de la UAECD, así como solicitar su publicación, para lo cual deberán aplicar lo establecido en la Ley 1712 de 2014, Decreto Nacional 1081 de 2015, Resolución 3564 de 2015 o en las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan y de acuerdo con lo estipulado en los ítems del esquema de publicación de información que ha cada dependencia le fueron asignados. Dicha responsabilidad se realizará en concordancia con las funciones establecidas para cada una de las dependencias de la UAECD en el Acuerdo 4 de 2012 del consejo directivo de la UAECD o en el acto que lo sustituya.

b) Efectuar el seguimiento, monitoreo y control sobre la calidad de la información, con el propósito de garantizar que la información sea comprensible y accesible para la ciudadanía.

c) Cumplir con las fechas de publicación de la información y la frecuencia de actualización, con la finalidad de garantizar que esté disponible para la ciudadanía.

d) En el evento que se presenten observaciones de los entes de control o de la oficina de control interno de la UAECD relacionadas con el esquema de publicación de información y la sección de “Transparencia y acceso a la información pública” del portal web de la UAECD, responder dichas observaciones e implementar los planes de acción o actividades de mejoramiento, así mismo deberán documentar las actividades de mejora en el sistema de gestión integral (SGI) y efectuar el seguimiento correspondiente.

e) Mantener organizados los registros, documentos, archivos y evidencias de la gestión efectuada para la publicación de la información, con el fin de contar con los soportes requeridos para atender solicitudes de información de la ciudadanía, de los entes de control externos o de la oficina de control interno.

PAR.—La gerencia de tecnología de la UAECD proporcionará soporte a las dependencias de la entidad cuando se requiera modificar o adicionar la estructura de la sección “Transparencia y acceso a la información púbica” del portal web de la entidad, para disponer y publicar la información correspondiente al esquema de publicación de información.

La dependencia responsable informará a los encargados de ejecutar el proceso gestión de comunicaciones, los cambios propuestos y realizados producto del acompañamiento de la gerencia de tecnología, con el fin de garantizar la publicación adecuada de la información, así mismo informará a las demás dependencias por correo electrónico los cambios efectuados.

ART. 3º—Estándares de publicación de información. Cada dependencia de la UAECD solicitará la publicación de la información al profesional especializado del proceso de gestión de comunicaciones, únicamente para los ítems que le han sido asignados y en la periodicidad establecida en el esquema de publicación de información, por medio de la mesa de servicios y el formato “Solicitud a comunicaciones” o el que lo sustituya del SGI.

El requerimiento a comunicaciones deberá mencionar que la publicación se efectuará en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 o la norma que la sustituya, modifique o adicione, indicando el numeral específico de la sección “Transparencia y acceso a la información pública” del portal web de la UAECD en donde se requiere la publicación de la información.

El formato “Solicitud a comunicaciones” y el correo electrónico mediante el cual se resuelve la mesa de servicios de comunicaciones deberán ser archivados por las dependencias como evidencia de la publicación.

Los documentos publicados en la sección “Transparencia y acceso a la información pública” del portal web de la UAECD estarán en formatos procesables y accesibles (XLS o XLSX, DOC o DOCX y PDF) para la ciudadanía y los solicitantes en general.

Para los casos relacionados con la publicación de actos administrativos se deben acompañar los archivos en formatos accesibles con su archivo escaneado respectivo (PDF o XPS).

PAR.—En caso que las dependencias de la UAECD requieran publicar en la sección de “Transparencia y acceso a la información pública” un documento del SGI en cumplimiento de las responsabilidades asignadas en el presente acto administrativo, deberán presentar previamente dicha solicitud a la oficina asesora de planeación y aseguramiento de procesos para su aprobación.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de julio de 2018.

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