CIRCULAR EXTERNA 25 DE 1991 

(Diciembre 27)

Con el propósito de facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias relativas a la preparación y envío de la información solicitada por los años gravables de 1990 y siguientes, a que se refiere la Resolución 721 de 1991, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales se permite precisar el alcance de la citada resolución, tanto en los aspectos legal y técnico.

Consideraciones generales

Literal e) del artículo 631 del Estatuto Tributario.

1. La información tributaria por el año gravable de 1990 y siguientes. Las resoluciones 1076 de 1989, 206 de 1990 y 0709 de 1991 establecen los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), g), h), i) y j) del artículo 631 del estatuto tributario, para que las personas o entidades contribuyentes y no contribuyentes, adecuen la preparación de su información tributaria anual a tales formatos y especificaciones.

El envío de esta información, sólo es obligatoria para el sector o grupo de personas o entidades que defina el director de impuestos nacionales por el año gravable y literales que indique.

Por lo tanto para los años gravables de 1990 y siguientes, sólo deberán enviar las informaciones a que se refieren:

— El literal e) del artículo 631 solicitado mediante Resolución 721 de 1991, las sociedades calificadas como grandes contribuyentes, o que obtengan tal calidad posteriormente, y que el último día del año inmediatamente anterior al informado posean patrimonio e ingresos en las cuantías indicadas en el parágrafo 2º del artículo 631 del Estatuto Tributario y su reglamento.

Esta información debe ser enviada de acuerdo con las características técnicas establecidas mediante Resoluciones 1076 de 1989, 206 de 1990 y 0709 de 1991.

2. Concepto. Los pagos o abonos se informarán de manera global, sin discriminar por concepto.

3. Representante legal y responsable de la información. En los formatos MH-1701 o MH-1713, según el medio utilizado (magnético o manual) deben quedar registrados los apellidos y nombres del representante legal de la entidad.

En los rótulos MH-1449 o MH-1708, según el medio magnético utilizado (cinta o disquete), deben quedar registrados los nombres y apellidos de la persona responsable del manejo de la información, con el propósito de hacer contacto directo con la empresa, en el caso de presentarse algún problema especialmente de orden técnico.

Los anteriores formatos deben ser reproducidos por la entidad informante, ciñéndose a las características establecidas en la Resolución 1076 de 1989.

4. Dígito de verificación. Si la entidad conoce el dígito de verificación deberá informarlo. En caso contrario, se dejará en blanco.

5. Códigos 63 y 93. El código 63 se refiere al literal b) y el 93 al literal j) del artículo 631 del estatuto tributario, no solicitados mediante Resolución 721 de 1991 por los años gravables de 1990 y siguientes. Por lo tanto no se deben relacionar.

Aspectos generales

1. Pagos o abonos en cuenta superiores a quinientos mil pesos ($ 500.000). Para dar cumplimiento a la Resolución 721 de 1991, sólo se deben relacionar por el año gravable informado, los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que tengan por lo menos un pago o abono superior a quinientos mil pesos m/cte. ($ 500.000). Es decir, si a un mismo beneficiario, durante el año gravable informado, se le pagaron o abonaron en cuenta sumas superiores a quinientos mil pesos m/cte ($ 500.000), se debe reportar el total del valor acumulado pagado o abonado en cuenta durante el respectivo año gravable.

Si por razones técnicas y prácticas a la empresa se le dificulta consolidar a 31 de diciembre los pagos o abonos en cuenta de personas a quienes se les haya efectuado algún pago o abono en cuenta superior a quinientos mil pesos m/cte ($ 500.000), podrá registrar el valor total acumulado en el año cualquiera que sea su cuantía individual.

2. Provisiones, cesantías y pagos anticipados. Algunos costos o deducciones que corresponden a depreciaciones, provisiones o amortizaciones, por tratarse de sumas apropiadas que no son realmente pagos a abonos en cuenta, no deben relacionarse.

En cuanto a cesantías, otras prestaciones sociales y demás pagos laborales, sólo debe reportarse el valor efectivamente pagado.

3. Gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Cuando se adquieran o paguen bienes o servicios durante el año gravable que han de ser tratados por la entidad informante como gastos pagados por anticipado o cargos diferidos, se debe reportar como registro de movimiento (tipo 2) código 75 subcódigo 06 en el primer valor informado.

4. Pagos o abonos en cuenta a beneficiarios del exterior. Cuando los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta sean personas naturales extranjeras no residentes, sociedades o entidades sin domicilio en el país se relacionan en forma global identificados como 44444444444 en el campo NIT así:

Registro de movimiento tipo 2

TipoCódigoSubcódigoNITD.V.ClaseApellidos y nombres o Razón social de la Ent. informadaPrimer valor informado (miles de pesos)Segundo valor informado (miles de pesos)
2720044444444444 ALa frase “pagos exterior”Ejemplo: 133Ejemplo 100
2750044444444444 ALa frase “pagos exterior”Valor global ejemplo 1326Blanco

5. Pagos que no dan derecho a impuestos descontables. Para los responsables del impuesto sobre las ventas que presten los servicios gravados y que no tengan derecho a impuestos descontables, de conformidad con lo establecido en el artículo 498 del estatuto tributario, el valor pagado por concepto del impuesto sobre las ventas constituye un mayor valor del costo del bien o servicio. Por lo tanto, para efectos de lo dispuesto en el artículo 1º de la Resolución 721 de 1991, no debe aparecer valor en el espacio correspondiente al impuesto descontable.

En igual forma se debe proceder, cuando se haya pagado el impuesto de ventas por la compra de activos fijos, por constituir un mayor valor del costo del bien.

6. Pagos o abonos que constituyen costo o deducción. Cuando se habla de pago o abono en cuenta que constituya costo o deducción, debe entenderse que la información a suministrar por los contribuyentes indicados en la Resolución 721 de 1991, comprende los pagos o abonos en cuenta efectuados en el año informado que sean susceptibles de constituir costo o deducción para el contribuyente informante en dicho año y que estos pagos no correspondan a cancelación de pasivos vigentes a 31 de diciembre del año informado.

7. Contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales. En los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, las personas o entidades que actuaron como “operador”, durante el año gravable de 1990 y siguientes deberán reportar las operaciones inherentes a la cuenta conjunta como registro de movimiento (tipo 2) en código 72 subcódigo 01 en el primer valor informado el valor de la retención en la fuente y en el segundo valor informado el valor del impuesto descontable. Con el código 75 el valor del pago o abono en cuenta en el segundo valor informado.

8. Contratos de construcción, obra o suministro. Cuando se trate de contratos de construcción o en general de obra o suministro cuya realización dure más de un año gravable deberá reportarse el valor de los pagos o abonos en cuenta que corresponda a la obra o suministro efectivamente realizada en el año informado según el avance o ejecución del contrato sin importar que corresponda a contratos celebrados en años anteriores. Para ello, se reportará como registro de movimiento (tipo 2), con el código 75 subcódigo 02 en el primer valor informado.

Aspectos técnicos

1. La información a que se refiere el literal e) del artículo 631 del estatuto tributario, debe ser presentada únicamente en medios magnéticos.

2. La información debe enviarse, en una sola clase de medio magnético, ya sea solo cinta o disquete.

3. El registro de valores informados debe ser en miles de pesos.

4. Verifique que la aproximación y el truncamiento de los valores informados, para expresarlos en cifras solicitadas (miles de pesos), se efectúe antes de realizar cualquier operación con ellos.

5. Los valores reportados solo deben contener caracteres numéricos. No utilice comas (,), ni puntos (.) ni anteponga signo pesos ($). Ejemplo:

CorrectoIncorrecto
12311231,00
 1.231
 1231000
 1,231
 $ 1231.00
 $ 1231
 $ 1.231
 $ 1231000
 $ 1,231

6. Todo registro de movimiento (tipo 2) debe contener el NIT y los apellidos y nombres o razón social del beneficiario.

7. El campo NIT no debe venir en blanco ni en ceros y sólo debe estar en cuatros (44444444444) cuando los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta sean personas naturales extranjeras no residentes, sociedades o entidades sin domicilio en el país.

8. El campo NIT debe contener sólo valores numéricos, sin caracteres punto (.), ni caracteres coma (,) para separar cifras. Ejemplo:

CorrectoIncorrecto
890002123890.002.123
 890,002,123

9. En el campo NIT no se debe incluir el dígito de verificación. El dígito de verificación se debe incluir en el campo asignado para tal fin. Ejemplo:

CorrectoIncorrecto
890002123890002123-3
 8900021233
 890.002.123-3
 890.002.1233

10. Valores de los registros con códigos 72 y 75. Los valores indicados en el código 72 (retención en la fuente y/o impuesto descontable), están relacionados con el valor registrado en el código 75 (valor acumulado). Si se indica un valor de retención en la fuente o de impuesto descontable necesariamente debe existir un valor con código 75.

11. No emplee caracteres: paréntesis ( ), guión —, asterisco, etc. para separar filas.

12. El número total de registros de movimiento tipo 2 y el valor total de la sumatoria del primer valor informado de todos los registros de movimiento tipo 2, informados en la cinta o disquete, son únicamente cifras de control interno para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales.

Medios magnéticos

Cintas o disquetes con archivos secuenciales:

1. Si la información se envía en cintas magnéticas tenga en cuenta que no venga con rótulo de identificación es decir la cinta debe llegar SIN HEADER LABEL.

2. Si se acoge a la opción dada por Resolución 709 de 1991 para envío de información en disquetes en archivos secuenciales el nombre del archivo debe ser IMPEXO.ASC.

3. Los registros de la información enviada en disquete en archivos secuenciales deben tener al final el control de cambio de línea, es decir que al dar el comando TYPE de DOS se lean en líneas separadas una tras otra.

4. Con respecto al registro de identificación tipo 1:

— Verifique que el contenido de los campos de identificación, correspondan a los de la entidad informante.

— Verifique que sea el primer registro grabado en la cinta.

5. Con respecto a los registros de movimiento tipo 2:

— Verifique que el primero y último de este tipo de registros, no queden grabados en blanco.

— Verifique que la posición de los campos y la longitud del registro, para efectuar el Sort u ordenamiento sean las correctas.

6. Con respecto al registro de cierre tipo 3, verifique que este registro sea el último de la cinta.

Al colocarle el rótulo externo a la cinta utilice cinta pegante, no pegantes que dañan la cinta o dificulten su manejo.

Disquetes

1. Para facilitar el manejo de la información en disquetes, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales a través de la división de administración de la información de la subdirección de informática y las divisiones de informática en las administraciones de impuestos regionales: nor-oriente, Santander (Bucaramanga); centro-occidente, Risaralda (Pereira); sur-occidente, Valle (Cali); nor-occidente, Antioquia (Medellín); norte, Atlántico (Barranquilla), prestará el servicio gratuito de formateo de los mismos y entregará una copia de las hojas electrónicas a los contribuyentes que lo soliciten. Para este efecto, el interesado deberá entregar el o los disquetes requeridos en blanco.

El hecho de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales entregue la copia aquí señalada, no exime a la persona o entidad informante de cumplir con las características, especificaciones y organización de que tratan las resoluciones relativas a la información tributaria.

2. Cuando envíe la información en disquetes y utilizando hoja electrónica tenga en cuenta que:

— El formato de la hoja electrónica cumpla con las especificaciones.

— Los archivos se llamen HOJA311.WK1, HOJA312.WK1, HOJA313.WK1 con el contenido de los registros tipo 1, tipo 2 y tipo 3 respectivamente.

— Las columnas de la hoja no deben estar protegidas.

3. Cuando envíe más de un disquete, la hoja 311 debe aparecer únicamente en el primer disquete y la 313 únicamente en el último disquete.

a) En la celda G2 de la hoja 313, indique el número total de registros informados en la hoja 312;

b) En la celda 12 de la hoja 313, indique la sumatoria por la columna del primer valor (columna M) de la hoja 312, y

c) Estas cifras y valores parciales de cada uno de los disquetes enviados se suman y se presentan en forma consolidada en el formato de envío MH-1701/89, en las casillas correspondientes.

Ejemplo:

Primer valor
Número del disqueteRegistros informadosInformado (en miles de $)
01084.8509.600.015
02084.8509.600.015
03084.8509.600.015
04084.8509.600.015
05084.8509.600.015
06084.8509.600.015
07084.8509.600.015
0808485960.015
Total 834.43568.160.120

La cifra 8 se lleva a la casilla cantidad de carretes (o disquetes) la cifra 34.435 se lleva a la casilla Número total de registros el valor 68.160.120 (miles de pesos) se lleva a la casilla valor total del concepto.

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