Unidad de Planeación Minero-Energética

ACUERDO 1 DE 2018

(Abril 18)

“Por el cual se adopta el reglamento de funcionamiento del consejo directivo de la Unidad de Planeación Minero-Energética, UPME”.

El consejo directivo de la Unidad de Planeación Minero-Energética (UPME),

en ejercicio de sus facultades legales en especial las conferidas por las leyes 489 de 1998, 1362 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 143 de 1994, se organizó la Unidad de Planeación Minero-Energética, como una unidad administrativa especial, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía presupuestal, con régimen especial en materia de contratación.

Que en virtud de la Ley 1362 de 2009 se creó el consejo directivo, como órgano de dirección de la Unidad de Planeación Minero-Energética (UPME). En desarrollo de dicha ley, el Decreto 2587 de 2012 señaló las funciones del consejo directivo, dentro de las cuales se determinó en el numeral 8º del artículo 5º la de “dictar o adoptar su propio reglamento de funcionamiento”.

Que de conformidad con el Decreto 1258 de 2013, se determinó que la dirección de la Unidad de Planeación Minero-Energética (UPME) estará a cargo de un consejo directivo y un director.

Que de acuerdo con las funciones de los consejos directivos de los establecimientos públicos establecidas por el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, es función del órgano colegiado formular la política de mejoramiento continuo de la entidad, orientando y garantizando su desarrollo administrativo.

Que considerando las normas mencionadas y en concordancia con el numeral 8º del artículo 11 de los estatutos internos de la UPME, contenidos en el Acuerdo 1 de 2013, es pertinente expedir y adoptar un reglamento para el consejo directivo que establezca buenas prácticas de gobierno corporativo a través de las cuales se establezcan condiciones y procedimientos para el adecuado funcionamiento de este cuerpo colegiado.

Que el consejo directivo en sesión celebrada el 6 de marzo de 2018 aprobó el presente reglamento del consejo directivo.

En mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

Adopción y objetivo del reglamento

ART. 1º—Adopción del reglamento. Adóptese el reglamento de funcionamiento del consejo directivo de la Unidad de Planeación Minero-Energética.

ART. 2º—Objetivo. El presente reglamento regula las condiciones y marco de actuación para el adecuado funcionamiento del consejo directivo de la UPME.

ART. 3º—Ámbito de aplicación. El presente reglamento es obligatorio para los miembros e invitados del consejo directivo, para el consejo directivo como órgano colegiado, para sus respectivos comités y para la administración de la UPME.

CAPÍTULO II

Funcionamiento del consejo directivo

ART. 4º—Naturaleza y generalidades del consejo directivo. El consejo directivo es un órgano colegiado de dirección de la Unidad de Planeación Minero-Energética, que se rige por lo previsto en la Ley 1362 de 2009, el Decreto 2587 de 2012, el Decreto 1258 de 2013 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

ART. 5º—Inducción. Dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes, contados a partir de la designación como consejero, la UPME realizará una reunión de inducción.

Para tal efecto, la UPME pondrá a su disposición información general sobre la entidad y el consejo directivo; se le informará de las responsabilidades, obligaciones y funciones como consejero. Se entregará copia digital de la normativa pertinente, de los informes presentados en la última reunión, del presente acuerdo y demás documentos que la UPME considere necesarios para el ejercicio de su rol.

ART. 6º—Metas anuales del consejo. El consejo directivo podrá formular metas anuales sobre el desarrollo de sus funciones, durante las dos (2) primeras sesiones del año, cuyos resultados serán reportados por la administración en la segunda sesión de la siguiente vigencia.

ART. 7º—Evaluación. Los miembros del consejo directivo se autoevaluarán anualmente según el mecanismo definido por el mismo consejo. El director de la UPME informará los resultados en la primera sesión del año siguiente.

La autoevaluación versará sobre el cumplimiento de sus deberes como consejeros, especialmente, la asistencia y participación en las sesiones y las propuestas de mejora continua.

ART. 8º—Confidencialidad. Los miembros e invitados del consejo directivo de la UPME se obligan a mantener la reserva de la información que conozcan en su rol de consejeros, con independencia del medio en el cual se encuentre soportada.

En el marco de las políticas de propiedad intelectual y de seguridad de la información de la UPME, la administración deberá advertir del carácter de confidencial de determinada información presentada o discutida en la sesión del consejo. De igual forma, si algún miembro del consejo considera que la información que se presenta o discute en este, tiene el carácter de confidencial, así deberá manifestarlo a los demás miembros del consejo y a la administración de la UPME para que estos mantengan la reserva de la información.

La obligación de reserva de los miembros del consejo directivo sobre la información confidencial, no se extenderá en ningún caso a: (i) Información que sea del dominio público con anterioridad a la fecha en la cual hubiere sido conocida por los miembros del consejo, (ii) Información que se haya hecho pública lícitamente después de la fecha en la cual hubiere sido conocida por los miembros del consejo, (iii) Información desarrollada y presentada por cada uno de los miembros del consejo sin utilizar la información confidencial de la UPME, (iv) Información que deba ser entregada por mandato legal a las autoridades de cualquier orden, (v) información sobre la cual sea aprobada su divulgación por medio de autorización escrita de la UPME y solo hasta el límite de dicha autorización.

ART. 9º—Conflicto de interés. Los miembros del consejo directivo de la UPME se encuentran en una situación de conflicto de interés, cuando, en razón de sus funciones como consejero, deban tomar una decisión, o realizar u omitir una acción y tengan que escoger entre el interés de la UPME, y su interés propio o el de un tercero, de manera que de optar por cualquiera de estos dos últimos, estaría comprometiendo su objetividad o independencia en los términos del artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (L. 1437/2011 o aquella que la modifique, adicione o aclare).

Cuando un miembro o invitado del consejo directivo se enfrente a un conflicto de interés, o tenga duda sobre la existencia del mismo, debe cumplir con el siguiente procedimiento:

• Cesar las actuaciones y abstenerse de intervenir directa o indirectamente en las actividades y decisiones que adopte el consejo en relación con la situación del conflicto de interés.

• Dar a conocer al consejo directivo la situación de conflicto de interés.

De estas circunstancias se dejará constancia en el acta de la respectiva reunión.

PAR. 1º—Sin perjuicio de lo señalado en el presente artículo, para los servidores públicos que participen en las sesiones del consejo directivo como miembros o invitados, se entiende que no existe conflicto de intereses cuando se trate de posiciones institucionales asumidas en ejercicio de sus respectivos cargos, salvo que exista controversia judicial o administrativa entre la UPME y la entidad de que haga parte el servidor público.

PAR. 2º—En las reuniones del consejo directivo, una vez leído el orden del día, o cuando se incluya un tema allí no contemplado, el director de la UPME preguntará a los asistentes a la reunión sobre la posible existencia de conflictos de interés, para lo cual, el consejero que se encuentre o crea estar en conflicto de interés sobre el tema a tratar, deberá declarase en conflicto, de conformidad con lo descrito en el presente artículo.

De esta circunstancia se dejará constancia en el acta de la respectiva reunión.

CAPÍTULO III

Operatividad del consejo directivo

ART. 10.—Invitados al consejo. De acuerdo con las temáticas a tratar en las sesiones del consejo directivo, el director general analizará la pertinencia de invitar a un delegado del Departamento de Planeación Nacional, el director general del Servicio Geológico Colombiano, el presidente de la Agencia Nacional de Minería, el director general del Instituto de Planeación y Promoción de soluciones energéticas para las zonas no interconectadas IPSE, y demás personas naturales o jurídicas de entidades públicas, gremiales o consultores de la UPME.

Cualquiera de los miembros del consejo, cuando conozca el orden del día propuesto para la sesión convocada, podrá proponer que se invite a los funcionarios señalados u otro servidor público, consultor de la UPME o particular que informe o agregue valor a los temas propuestos.

ART. 11.—Convocatoria e información de las sesiones del consejo directivo. La convocatoria a las sesiones ordinarias o extraordinarias del consejo directivo las realizará el secretario técnico, con al menos tres (3) días calendario de antelación a la sesión respectiva, mediante citación escrita que dirigirá al correo electrónico que sus integrantes registren ante la UPME.

En la citación deberá indicarse el orden del día y los temas a tratar durante la sesión, así como la fecha y la hora en la que se llevará a cabo. Se adjuntará la documentación que soporten las decisiones e informes objeto de análisis y el informe de la administración del periodo correspondiente.

CAPÍTULO IV

Comités técnicos

ART. 12.—Conformación. El consejo directivo podrá conformar comités técnicos, integrados por funcionarios de la UPME y/o los consejeros o sus delegados, para que se reúnan con anterioridad a las sesiones y analicen técnicamente los temas previstos en el orden del día. Dichos comités deberán presentar un informe de su gestión en la siguiente sesión del consejo directivo.

Al momento de conformarse un comité técnico, el consejo directivo designará los miembros que harán parte de él, delimitará el asunto y el alcance del estudio, investigación o análisis y señalará los demás aspectos sustanciales o de procedimiento que considere relevantes para realizar el trabajo encomendado.

De esta circunstancia se dejará constancia en el acta de la respectiva reunión.

ART. 13.—Clases de comités. Los comités pueden ser creados por el consejo directivo en forma permanente u ocasional, respecto de cualquiera de los temas del sector minero energético. De su creación y conformación, se dejará constancia en el acta del consejo directivo.

ART. 14.—Integración. Los comités del consejo tendrán tantos integrantes como el mismo consejo determine. Los miembros del consejo directivo serán designados para participar en un comité, atendiendo su formación y experiencia, así como los propósitos que persigue el comité.

Los integrantes de cada uno de los comités técnicos serán designados por el consejo directivo. Cada miembro del consejo podrá pertenecer a un (1) comité técnico. En todo caso, cada comité contará con el soporte técnico de la dependencia que corresponda de la UPME. Cada comité elegirá entre sus miembros a la persona que actuará como su presidente.

ART. 15.—Deberes y responsabilidades de los miembros del comité. Además de los deberes y responsabilidades que les corresponda en ejercicio de la función pública que desarrollan, las personas que conforman un comité deben asistir a las reuniones, mantener la confidencialidad de las discusiones y decisiones del comité, preparar adecuadamente los temas a tratar en las reuniones y abstenerse de intervenir en las deliberaciones y decisiones de temas que puedan implicar conflicto de interés.

CAPÍTULO V

Vigencia y derogaciones

ART. 16.—Vigencia. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

ART. 17.—Derogaciones. El presente acuerdo deroga todas las normas internas de la UPME de carácter general o particular que le sean contrarias, en especial modifica y deroga las normas del Acuerdo 1 de 2013 que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.