Visitas del Instituto de Seguros Sociales a las empresas

Revista Nº 112 Jul.-Ago. 2002

Actualidad Laboral presenta un recuento de los principales controles sobre el pago de los aportes al sistema de seguridad social que realiza el ISS. 

Unidad de Derecho Laboral Legis 

Las leyes 100 de 1993 y 633 de 2000 asignaron a las entidades administradoras de los distintos riesgos que conforman el sistema de seguridad social, la responsabilidad de ejercer un control sobre la correcta, completa y oportuna liquidación y pago de los aportes que financian el sistema.

En ejercicio de estas tareas de control, las entidades gozan de facultades de fiscalización e investigación sobre los empleadores, en desarrollo de las cuales pueden:

a) Verificar la exactitud de las cotizaciones y aportes u otros informes, cuando lo consideren necesario;

b) Adelantar las investigaciones que estimen convenientes para verificar la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones no declarados;

c) Citar o requerir a los empleadores o agentes retenedores de las cotizaciones al régimen, o a terceros, para que rindan informes;

d) Exigir a los empleadores o agentes retenedores de las cotizaciones al régimen, o a terceros, la presentación de documentos o registros de operaciones, cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados, y

e) Ordenar la exhibición y examen de los libros, comprobantes y documentos del empleador o agente retenedor de las cotizaciones al régimen, y realizar las diligencias necesarias para la correcta y oportuna determinación de las obligaciones.

En la práctica algunas de estas actividades se hacen efectivas a través de visitas y es por ello que a continuación comentaremos algunos aspectos prácticos del desarrollo de las visitas efectuadas por el Instituto de Seguros Sociales, ISS, a través de la oficina de “Asesoría en cuenta y fiscalización a empleadores”.

Los funcionarios encargados de trasladarse a las empresas son los asesores de cuenta, quienes tienen el objetivo de verificar u obtener en la fuente la información contable, de nómina, o de otra naturaleza, que se requiera para determinar una posible deuda del empleador.

Antes de ordenar cualquier visita la oficina de asesoría y fiscalización en cuenta, estudia el resumen de las autoliquidaciones del respectivo empleador con el fin de determinar aspectos como períodos no pagados, períodos pagados en forma parcial, períodos pagados en forma extemporánea sin intereses, porcentajes de aportes, o deudas pendientes. En este sentido debe precisarse que la información base para la visita es la reportada por los empleadores en la autoliquidación.

Las causales de incumplimiento por parte del empleador, que dan lugar a que se ordene la visita, pueden estar fundamentadas en alguna de las siguientes causales:

— Descontar del salario del trabajador los aportes a la seguridad social y no consignarlos en la respectiva entidad.

— Tener trabajadores sin afiliar al sistema de seguridad social.

— Efectuar aportes sólo por algunos trabajadores.

— Reportar trabajadores con un ingreso base de cotización diferente al real.

— No entregar al ISS los medios magnéticos de algún ciclo.

— Pagar aportes por personas sin vínculo laboral.

— Demorar la afiliación al sistema después de iniciado el contrato de trabajo.

— Pagar aportes en porcentajes diferentes a los legales.

— Estar afiliado a varias administradoras de riesgos profesionales.

— Ser moroso o evasor del sistema.

Una vez establecido lo anterior, el asesor de cuenta acude a la empresa a constatar en la fuente las posibles inconsistencias. Es importante tener en cuenta que la información que llevan los funcionarios de la entidad al momento de hacer la visita se considera como presunta y debe ser revisada por el ISS y el empleador.

Ahora bien, si el empleador no atiende la visita, el funcionario puede dejar una citación, que de no ser cumplida generará que el expediente sea remitido a la oficina jurídica para el proceso de cobro coactivo, con lo cual se puede perder una valiosa oportunidad para cruzar la información en poder del ISS con la del empleador.

Los documentos que la empresa debe tener listos para este tipo de visitas son los siguientes: autoliquidaciones, contratos de trabajo, copias de las afiliaciones a la seguridad social, nóminas, contratos de prestación de servicios, copias de los medios magnéticos de las autoliquidaciones y, en general, los documentos soporte de cualquiera de las causales de incumplimiento antes referidas.

Posteriormente la entidad fiscalizadora procede a cruzar esta información con la registrada en sus archivos para determinar si existe o no una deuda con el ISS y, en caso afirmativo, lo comunica al empleador.

El empleador puede realizar sus pagos con la entidad mediante autoliquidación. Sin embargo, teniendo en cuenta que esta oficina tiene como uno de sus objetivos el adelantar acciones de cobro para procurar el recaudo de la deuda, existe la posibilidad de celebrar convenios de pagos, los cuales se amparan con garantías como prenda, hipoteca, pólizas de seguros, o con un deudor solvente, a juicio del propio instituto. La autorización de estos acuerdos y las respectivas garantías dependen del nivel seccional o nacional, según el monto de la deuda.

Finalmente, es preciso destacar que de no obtenerse el pago después del anterior proceso, o, en caso de no atenderse la citación del funcionario del ISS, se inicia un proceso de cobro coactivo que debe adelantarse en un plazo no mayor de dos (2) meses.